Siirtymä paperimapeista sähköiseen tietokantaan

AUMA kehittää ja myy sähkötoimilaitteita lukuisille teollisuuden aloille ja heidän tuotteitaan käytetään ympäri maailmaa. Heidän myyntiprosessinsa oli kuitenkin rakennettu paperimappien ja sähköpostien ympärille, joten muutosta kaivattiin kipeästi 2020-luvun digitaalisessa ympäristössä. Yrityksessä nähtiin myös selvä sukupolven vaihdos, kun nuorten myyjien työhaastatteluissa tuli kysymyksiä käytössä olevista IT-järjestelmistä ja siitä, miten ne tukevat myyntityötä.

AUMA:n tarpeet myyntiä ohjaavalle CRM-järjestelmälle:

• Hyvät raportointimahdollisuudet
• Läpinäkyvä tiedonjako henkilöstön välillä
• Paikalliseen myyntiprosessiin keskittynyt CRM

Lime CRM valikoitui AUMA:lle parhaaksi vaihtoehdoksi sen muokattavuuden ansiosta. Paperiset prosessit saatiin siirrettyä suoraan joustavaan CRM:ään ilman suurempaa muutosta toimintatavoissa. Lisäksi päätöstä vahvisti se, että Lime CRM on paikallinen ratkaisu, josta aumalaiset olivat kuulleet hyvää palautetta muilta alan toimijoilta.

Sujuva käyttöönotto hyvän muutosjohtamisen avulla

IT-projektit ovat maineeltaan usein raskaita ja pitkittyneitä ja voivat sen takia tuntua työntekijöistä hankalilta tai nostaa esiin muutosvastarintaa. Tämän estääkseen AUMA otti käyttöönoton yhteydessä Limeltä muutoskonsultoinnin paketin, joka osoittautui hyväksi investoinniksi CRM-projektin onnistumisen kannalta.

CRM-käyttöönottoprojektin tärkeimmät aktiviteetit:

1. Sitoutunut projektitiimi. AUMA:lla oli CRM-projektia vetävä tiimi, joka mietti etukäteen minkälaisiin tarpeisiin uudelta järjestelmältä kaivattiin ratkaisuja. AUMA:n projektitiimi laati käytännöt muutokselle ja toimi yhteistyössä Limen kanssa.
2. Selkeä kommunikointi järjestelmän hyödyistä. Projektin etenemisestä, tavoitteista ja hyödyistä viestittiin sisäisesti useasti projektin aikana, joka lisäsi käyttäjien motivaatiota muutokseen. Kun projektin hyödyt on perusteltu työntekijöille hyvin, uusiin työskentelytapoihin siirtyminen on helpompaa.
3. Kattavat CRM-käyttäjäkoulutukset. Limen konsultit kouluttivat järjestelmän pääkäyttäjiä ja käyttäjiä, joka helpotti käyttöönottoa aumalaisille.
4. Viikoittaiset palaverit, joissa keskustellaan ongelmista ja mietitään parannusehdotuksia. Käyttäjät saivat kertoa kokemuksistaan ja mahdollisista ongelmatilanteista useissa palavereissa. Käyttäjiltä tullut palaute varmisti sen, että CRM-järjestelmää voitiin kehittää juuri AUMA:n tarpeiden mukaisesti. Kehityspalavereiden pitämistä on jatkettu myös käyttöönoton jälkeen.
5. Selkeä ajankohta kaiken toiminnan siirtymiseen CRM-järjestelmään. AUMA asetti sisäisen deadlinen, jolloin kaikkien myyntiryhmän työntekijöiden toiminta siirtyy kokonaan Lime CRM:ään. Tämä varmisti samanaikaisen ja selkeän muutoksen kaikille.

Räätälöity järjestelmä tukee myyntiä

AUMA:n Lime CRM -järjestelmää käyttää enimmäkseen myyntiryhmä, joka sai heidän näköisensä järjestelmän käyttöönsä räätälöityjä tietokenttiä myöten.

Tarjoukset ja tilaukset

Tarjous-tilausketju on keskeinen osa AUMA:n liiketoimintaa, joten kaikkien tuotantotietojen saaminen tilauskortille oli erittäin tärkeää. Tarjousten ja tilausten tekeminen on osa päivittäistä työtä ja nyt CRM:stä löytyy dokumentoituna kaikki olennaiset tiedot tarjousvaiheesta tilaukseen, asennukseen ja toimitukseen.

Dokumenttien hallinta

Nykyään kaikki myynnin dokumenttien hallinta ja arkistointi tapahtuu läpinäkyvästi Lime CRM:ssä. Tämän ansiosta kaikki tieto on saatavilla helposti kaikille sitä tarvitseville. Tarvittavien tietojen helppo saatavuus on sujuvoittanut yhteistyötä etenkin etätyöaikoina. Aikaisemmin myyntiprojektien dokumentit kiersivät muovitaskuissa työpöydältä toiselle, joka olisi ollut mahdotonta, kun tiimiläiset olivat etätöissä. Digitaalinen dokumentointi mahdollistaa myös sujuvan raportoinnin ja tietojen arkistoinnin.

Selkeä myyntiputki

AUMA:n myyntiprosessi on jokseenkin monivaiheinen, joten se piti räätälöidä Lime CRM:ään. Se kuitenkin kannatti, sillä myyntiprosessi on nyt heidän näköisensä, jossa monen vuoden pituiset projektit ja lyhyemmän aikavälin tilaukset saadaan selkeisiin näkymiin. Selkeä myyntiputki on ilouutinen myös myynnin johdolle, joka voi seurata, tilastoida ja ennakoida myyntiä Lime CRM:ssä.

Tiedonjakaminen ja asiakaskokemus keskiössä

AUMA on saanut onnistuneesti siirrettyä myynnin prosessinsa paperimapeista moderniin CRM-järjestelmään. Muutoksella on ollut suuri vaikutus tiedonjakoon työntekijöiden, tytäryhtiöiden, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Järjestelmän avulla myyntihenkilöstö näkee helposti asiakkaan edelliset projektit ja tilaukset, joten asiakaskokemus paranee. Toiminta on nyt proaktiivista niin asiakkaita kohtaan kuin sisäisissä prosesseissakin.