Tarve uudelle järjestelmälle

Haarla on raaka-aineiden toimittaja, jonka myyjillä on suuri määrä asiantuntemusta ja tietoa teollisuusalan prosessien optimoinnista, mutta ennen kaikkea asiakkaistaan. He tarvitsivat yksinkertaisesti toimivan järjestelmän, johon kerätä tämä tieto ja jossa sitä on myös helppo jakaa osastojen välillä.

Lime CRM -järjestelmä valikoitui oikeaksi valinnaksi asiakkuuksien ja tiedon hallintaan, sillä se tarjosi huomattavasti tehokkaamman tavan tiedon organisointiin kuin vanhat menetelmät, eli yksittäisten tiedostojen, Excelin ja sähköpostin yhdistelmä tiedon hallinnassa. Toiveena oli paremmat mahdollisuudet yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen, jotta työntekijät voivat hyötyä yhteisistä asiakastiedoista ja paikata toistensa työtä poissaolojen aikana. Tarpeet CRM-järjestelmälle olivat seuraavat:

• Yhtenäinen alusta tiedon hallintaan myyjille ja asiakaspalvelijoille.
• Mahdollisuus seurata myyntiprojekteja ja myyntiputkea pitkällä aikavälillä.
• Myyjien työtapojen yhtenäistäminen sekä myyntiprosessin vaiheiden selkeyttäminen ja yksinkertaistaminen.

Ratkaisuna Lime CRM

Haarlan Lime CRM on pääosin myyntitiimin käytössä, mutta myös markkinointitiimi ja asiakaspalvelijat käyttävät järjestelmää asiakastiedon hakemiseen ja päivittämiseen.

Aikaisemmin hajanaisissa tietolähteissä ollut tieto on nyt yhdessä paikassa, ja myynnin prosessit ovat helposti seurattavissa muutamalla klikkauksella. Haarlan edustajat kuvailevat itse seuraavat toiminnot tärkeimmiksi heidän organisaatiossaan:

1. Myyntiennuste. Lime CRM kertoo yksinkertaisella tavalla, mikä on tulevaisuuden myyntiennuste analysoimalla myyntiputken. Haarlalla on myös integraatio CRM:stä raportointityökaluun, jossa he näkevät myynnin todellisen toteutuman.
2. ERP-integraatio. Kaksisuuntainen ERP-integraatio vähentää manuaalista työtä ja minimoi virheitä esimerkiksi tilauksia tehtäessä, sillä tietokentät täyttyvät automaattisesti CRM:stä ERP:n tilauspohjalle. Asikaspalvelun täytyy näin ainoastaan vahvistaa tilaus.
3. Myyntiprosessin seuranta. Lime CRM tukee koko myyntiprosessia myyntimahdollisuuden luomisesta, asiakastietojen täyttämisestä tarjouksen lähettämiseen ja hyväksyntään. Myyntiputkea voi myös helposti seurata, joka on tärkeä ominaisuus etenkin pitkissä kehitysprojekteissa.
4. Tehtävälista. Lime CRM tukee myyjän päivittäistä työtä vähentämällä harmillisia unohduksia tehtävälistojen avulla. Aktiviteetteja tehtäessä järjestelmä tarjoaa automaattisesti mahdollisuuden aikatauluttaa seuraava vaihe omalle tehtävälistalle, esimerkiksi seurantapuhelu parin päivän päähän tarjouksen lähetyksestä.

Käytännön hyödyt

Haarlan työntekijät näkivät heti hyödyn Lime CRM -järjestelmässä, sillä työnteko kulkee sujuvammin yhden selkeän tietolähteen avulla. Muutosta auttoi myös huimasti CRM-projektissa valikoituneet superkäyttäjät, jotka pystyivat auttamaan käyttöönotossa ja hyötyjen ilmaisussa.

Myynnin johtaminen on sujuvampaa, sillä myyntiprosessien seuranta tapahtuu helposti CRM:ssä. Johdon on myös helpompi nähdä myyntiputken avulla ennuste tulevasta myynnistä, jolloin budjetin luominen voi perustua faktoihin mututuntuman sijasta. Koska ennuste pysyy aina ajan tasalla, ei budjetin tekoon tarvitse käyttää ylimääräistä aikaa esimerkiksi tietojen keräämiseen Excel-arkille.

Myynnin yhteistyö on parantunut, sillä kaikki myyjät näkevät kaikkiin asiakkaisiin liittyvät tiedot ja aktiviteetit Lime CRM:ssä. Tietojen keskittäminen vähentää virheitä, sillä asiakastiedon ei tarvitse kulkea välikäden kautta esimerkiksi myyjältä asiakaspalvelijalle. Asiakastiedot ovat myös saatavilla vaikka vastuumyyjä on lomalla, jolloin muiden myyjien on helppo paikata hänen tehtäviään ja näin myös asiakaskokemus säilyy mielekkäänä.

Asiakastyö on tehokkaampaa, sillä Lime CRM -järjestelmä nopeuttaa työntekoa vähentämällä tiedon etsimiseen ja kirjaamiseen menevää aikaa. Tehtävälistat auttavat myös työn järkevässä suunnittelussa ja vähentävät unohduksia. Mukavaa on myös se, että asiakaskohtaamisiin, erityisesti pitkissä kehitysprojekteissa, on helpompi valmistautua, sillä kaikki aikaisemmat keskustelut ja lupaukset näkyvät asiakaskortilla.

Haarla on nähnyt paljon hyötyjä Lime CRM:n käyttöönoton jälkeen ja he kokevat, että järjestelmä tukee myyntiprosessia ja palvelee myyjien päivittäistä työtä. CRM-järjestelmää kehitetään liiketoiminnan prosessien mukaisesti koko ajan, jotta tämä varmistetaan myös jatkossa.