ERPin käyttöönotto on usein haastava prosessi. Kun yrityksen tarpeet ja toimintatavat sekä toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuudet ja niiden käyttö kohtaavat, helpottaa toiminnanohjausjärjestelmä arkea oikeastaan yrityksen jokaisessa nurkassa. Onnistunut käyttöönotto vaatiikin sekä yrityksen että ohjelmistotoimittajan yhteistyötä ja sitoutumista – ja lisäksi yritykseltä omien prosessien ja tarpeiden tunnistamista ja määrittelyä. 

Visma Nova on ollut Lapinlahden Koneistuksella käytössä jo yli vuosikymmenen ajan. Haasteellisen alun jälkeen Novasta on tullut kovaa vauhtia kasvavan yrityksen tuotannon, myynnin ja talouden ydin – liiketoiminnan sydän ja keuhkot, kuten hallintojohtaja Mirja Litmanen sanoo. 

Lapinlahden Koneistus Oy on lähes 16-vuotias perheyritys. Yhden hengen pajasta on vuosien aikana kasvanut 18 henkilön moderni koneistusyritys, joka palvelee asiakkaita ympäri Suomen: yritys toimittaa mm. huippumodernien metsäkoneiden osia Ponsselle. Mirja Litmanen on vastannut yrityksen talous- ja henkilöstöhallinnosta aina yrityksen perustamisesta asti. 

– Yritystoiminnan alussa kasvu oli hurja ja nopea. Jos teimme ensimmäisenä vuonna 160 000 euroa liikevaihtoa, niin seuraavana vuonna se oli jo 400 000. Tällä hetkellä kasvua jarruttaa se, että seinät ovat vastassa: investointeja ei pysty tekemään ihan siinä tahdissa kuin ehkä pitäisi, mutta näkymät ovat ihan hyvät. Tavoittelemme kasvua jatkuvasti, mutta maltillisesti – meidän ei ole tarkoituskaan olla 5 miljoonan talo äkkiä, hän kuvaa tänä vuonna noin 2,3 miljoonan euron liikevaihtoon yltävää yritystä.

– Haluamme kasvaa maltillisesti ja osaamisen kautta, lisäksi juuri nyt meillä on käynnissä sukupolvenvaihdos.

ERP-järjestelmän ensimmäinen käyttöönotto edellytti kompromisseja

Visma Nova tuli osaksi Lapinlahden Koneistuksen arkea jo vuonna 2008. Toiminnanohjausjärjestelmä hankittiin silloin yhteiseksi toisen yhtiössä osakkaana olleen yrityksen kanssa. Yritysten erilaiset ydintoiminnot ja yhteisen hankintasuunnittelun puute aiheuttivat kuitenkin sen, ettei järjestelmää pystytty käyttämään tarkoituksenmukaisesti. Eniten ongelmia tuotti se, että Lapinlahden Koneistuksella ei ollut osaamista eikä kokemusta toiminnanohjausjärjestelmistä.

– Otimme alussa käyttöön ehkä noin 20 % toiminnoista. Siirsimme järjestelmään toimintoja, joita oli tehty Excelissä tai yksittäisissä sovelluksissa, Mirja Litmanen kertoo. 

– Käytännössä siirsimme Novaan rutiineja, mutta emme osanneet hyödyntää Novan antamaa dataa, emme ajaa raportteja ulos tai jatkojalostaa niitä, kuten nyt teemme. Käytimme Novaa taloushallintoon ja raaka-aineostoihin sekä varaston inventaarioraportointiin. 

Novan käyttöönotto kävi verraten nopeasti, mutta varsinaista hyötyä järjestelmä alkoi tuottaa vasta sitten, kun yrityksen omat prosessit käytiin huolella läpi. 

– Ensimmäinen versio saatiin meillä käyttöön nopeasti, koska saimme yleisen koulutuksen ja opimme perusasiat. Mutta soveltaminen ja kyky hakea Novasta tietoa, tulkita ja käyttää sitä toiminnanohjaamisen ja johtamisen välineenä – se vei monta vuotta. Vaadittiin myös kokonaisvaltaista prosessien tarkastelua ja peilaamista: saako tätä irti Novasta ja voiko tällaista tietoa sieltä löytää?

Prosessien tarkastelu osana toiminnanohjausjärjestelmän käytön suunnittelua olikin käännekohta koko Novan käytön kannalta.

Prosessien huolellinen läpikäynti synnytti uusia toimintamalleja

Toiminnanohjauksen uusi aika saapui uuden työntekijän myötä. ERP-ohjelmistoista kiinnostunut uusi tuotantopäällikkö vei järjestelmän käytön osaksi yrityksen prosesseja. 

– Kun ohjelmisto oli ollut jo käytössä pari vuotta, tuli meille tuotantopäälliköksi kaveri, joka oli innostunut näistä ohjelmistoista. Hän alkoi selvittää, miten Novan tuotannonohjaus-sovelluksesta saataisiin enemmän irti.

– Tuossa vaiheessa ohjelmisto oli vielä rakennettu naapuriyrityksemme tarpeisiin, ja hekin pitivät järjestelmän rinnalla vielä muutamia Exceleitä. Me emme halunneet käyttää enää erillisiä Excel-tiedostoja, vaan tahdoimme käyttää Novaa oikealla tavalla.

Tarvittiin siis uusi käyttöönottoprojekti. Sellainen, jossa Lapinlahden Koneistuksen prosessit ja Novan ominaisuudet saataisiin toimimaan yhdessä.

– Uuden käyttöönoton yhteydessä kävimme kaikki omat prosessimme läpi. Tuotantopäällikkö vei uudet toimintamallit käytäntöön ja teki niistä rutiineja. 

– Vuonna 2017 Lapinlahden Koneistus Oy vaihtui kokonaan Litmasen perheen omistukseen ja samalla Nova siirtyi sovelluspalveluun. Tässä prosessissa Visman asiantuntijoiden apu oli kullanarvoinen, ja yhteistyö oli antoisaa, koska yrityksellä itsellään oli jo kyky nähdä sekä omat tarpeensa että Novan mahdollisuudet.

Tilanne nyt: koko yrityksen toiminta pyöritetään toiminnanohjaus­järjestelmän kautta

Uusien toimintamallien myötä Novasta tuli kiinteä osa Lapinlahden Koneistuksen prosesseja ja liiketoimintaa. 

– Meillä on päivittäisessä käytössä laskutus, ostoreskontra, myynti, osto, varastonhallinta, työpistenäyttö ja tuotanto. Voi sanoa, että koko yrityksen toiminta pyörii Novan kautta.

Sen lisäksi, että otamme kaikki raportit Novasta, meillä on myös nyt pystytty hyödyntämään rajapintaratkaisuja: esimerkiksi henkilöstö saa tietoa edellisen päivän tuotoksesta ja kuormituksesta suoraan infonäytöille. 

Myös taloushallinto ja yhteistyö tilitoimiston kautta sujuvoitui uusien moduulien ja toimintatapojen myötä. 

– Aiemmin olin tehnyt ostoreskontrasta manuaalisesti kaikki tiliöinnit ja selvitellyt niitä sitten tilitoimiston kanssa. Novan ostoreskontran ja taloushallinnon käyttöönoton jälkeen olenkin pystynyt seuraamaan lukuja ja ottamaan raportteja itse. Yhteistyö meidän ja tilitoimiston välillä yksinkertaistui, kun raportit olivatkin loogisesti oikein ja tilikartta valmiiksi Novassa, Mirja Litmanen kuvaa. 

– Novan ansiosta meillä on hyvä näkemys taloustilanteeseen. Saamme sieltä erittäin hyvät raportit, jotka viedään rajapintojen kautta meille hyvin toimivaan kassavirtalaskentaan.

"Toiminnanohjaus­järjestelmä on liiketoiminnan sydän ja keuhkot"

Nykyään Visma Nova on elintärkeä osa Lapinlahden Koneistuksen arkea ja liiketoimintaa. 

– Suurin hyöty on tuotannon hallinta. Meillä menee kolmisenkymmentätuhatta nimikettä kuukaudessa läpi tuotannosta, joten tuotannonohjausjärjestelmään on voitava luottaa. Ja jos tulee virhe, sen on oltava jäljitettävissä, Litmanen painottaa. 

– Jos tuotannossa tai varastossa menee asioita sekaisin, niin sitten on sekaisin koko talo. Se kertoo toiminnanohjausjärjestelmän merkityksestä meille. Jos töpseli on irti seinästä, meidän toiminta lakkaa. Sitä arvoa ei pysty edes euroina sanomaan. Kaiken tämän lisäksi Nova parantaa asiakkaiden palvelua: esimerkiksi lähetekortit, joista saamme paljon hyvää palautetta, tulevat automaattisesti järjestelmästä. Nyt, kun sitä oikein ajattelee, voi sanoa, että Nova on yrityksemme sydän ja keuhkot. 

– Jatkuvasti kehittyvä Nova on meille yksi kasvun mahdollistaja, nyt ja jatkossakin. Osa sovelluksista kaipaa kipeästi notkeampaa käyttömahdollisuutta, mutta koska tiedämme, että ne ovat kehityslistalla, emme edes halua ajatella ERP-järjestelmän vaihtoa. 

Lue lisää Visma Novasta >>