Toiminnanohjausjärjestelmä on todellinen prosessien tehostaja ja virheiden minimoija kun koko yritys on sitoutettu käyttämään järjestelmää oikein. Tämän tietää myös Miska Saulivaara, Eurosec Oy:n kehityspäällikkö. Eurosec päätyi tehostamaan toimintojaan myynnistä tuotantoon toiminnanohjausjärjestelmä Visma Novan avulla.

Eurosec Oy on vuonna 1996 perustettu digitaaliseen myymäläviestintään ja asiakashallintaan erikoistunut kotimainen yritys. Vuoronumerojärjestelmät, elektroniset hintanäytöt ja digitaaliset mainosnäytöt ovat yrityksen tuotevalikoiman ydin. Kaikki yrityksen tuotteet valmistetaan Helsingin Pitäjänmäessä ja tuotteille on myönnetty Avainlippu.

Visma Nova valikoitui yrityksen toiminnanohjausjärjestelmäksi suositusten kautta. Nova on Saulivaaralle tuttu jo vuosikymmenten ajalta ja hän päätyikin suosittelemaan Novaa Eurosecille vielä edellisellä työnantajallaan työskennellessään.

- Edellisessä elämässäni olen käyttänyt Novaa yli kymmenen vuotta. Vuonna 2010 Eurosecillä kartoitettiin uutta toiminnanohjausjärjestelmää ja kun he kysyivät mielipidettäni, kerroin olevani erittäin tyytyväinen Novan toimintoihin. Nova on kohtuullisen yksinkertainen ja helppo käyttää, kertoo Miska Saulivaara.

Novan käyttö on kokonaisvaltaistunut pikku hiljaa

Novaan päädyttiin ja käyttöönotto sujui kevyesti. Muutama ihminen koulutettiin käyttämään Novaa ja toiminnallisuuksia otettiin käyttöön aluksi vain pari.

- Aluksi tuotenimikkeitä perustettiin Novaan suppeasti ja laskut hoidettiin Novan kautta. Vuosien varrella olemme ottaneet enemmän toiminnallisuuksia käyttöön ja nyt koko prosessi myyntitarjouksesta tuotantoon ja tuotannosta laskutukseen kulkee Novan kautta.

- Viimeisimpänä otimme mukaan myyntitiimimme. Nyt kun tarjoukset tehdään Novan kautta, pystymme seuraamaan tarjouskantaamme sekä miten tarjouksista syntyy kauppaa. Se tuo näkyvyyttä liiketoimintaan, mikä toimii ja mikä ei, Saulivaara kertoo.

Hyvät ja kaikilla tiedossa olevat prosessit vähentävät virheitä

Kun tuoteportfolio on laaja, on tärkeää, että tuotehallinta on toiminnanohjausjärjestelmässä helppoa.

- Novassa tuoterakenteet ovat erinomaiset. Sieltä on todella helppo työntää työmääräimiä ulos. Ostopuolella taas hälytysraportit helpottavat toimintaa. Näemme kun tavara alkaa käymään vähiin ja tiedetään ostaa lisää, Saulivaara toteaa.

Kun jokainen yrityksessä tietää mitä järjestelmään kirjataan ja miten, on tieto aina ajan tasalla ja reaaliaikaista. Virheitä tulee vähemmän ja kaikki voivat luottaa, että esimerkiksi varastosaldot ovat oikein.

- Kyllähän Nova on tuonut meille valtavia kustannussäästöjä kun virheet ovat vähentyneet eikä esimerkiksi ostopuolella tarvitse juosta hyllyjen välissä laskemassa onko raaka-aineita tarpeeksi.

- Henkilöstö täytyy myös kouluttaa hyvin, jotta kaikki osaavat ja ymmärtävät tietojen oikein täyttämisen olevan äärimmäisen tärkeää. Kun tiedot täytetään oikein, kaikki voivat luottaa järjestelmässä näkyviin lukuihin. Inhimillisiä virheitä sattuu toki aina, Saulivaara toteaa.

Sovelluspalveluun siirtyminen selkeytti kustannuksia

Vuodenvaihteessa 2021-2022 Eurosecillä siirryttiin pitkällisen harkinnan jälkeen on-premise-järjestelmästä Novan sovelluspalveluun. Tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat käyttää Novaa missä ja milloin vain helposti ja kätevästi.

- Sovelluspalvelu on ollut ihan äärettömän hyvä. Siellä on tiettyjä logiikoita, joiden vuoksi mietimme pitkään lähdemmekö siihen, mutta olemme tykänneet todella paljon.

- Hinnoittelumalli, eli kuukausimaksu, on ollut myös erittäin mieluisa. Ennen meillä oli lisenssiä siellä ja lisenssiä täällä, joten kustannuksista oli todella vaikea pysyä kärryillä. Nyt on kustannustehokkaampaa kun tiedämme paljonko yksi uusi käyttäjä maksaa ja kuukausimaksu on helppo budjetoida, Saulivaara kiittelee.

Novaa on helppo suositella – edelleen

Saulivaaran suositus oli yksi syy, miksi Eurosec päätyi käyttämään Novaa. Suosittelisitko Visma Novaa edelleen muillekin yrityksille Miska Saulivaara?

- Kyllä suosittelisin. Nova ei ole tällaiselle pk-yritykselle liian monimutkainen ja sen käyttöön on helppo kouluttaa uudetkin työntekijät. Sovelluspalvelua olen suositellut myös useille kontakteilleni, joilla on Nova käytössä.

Myös kommunikointi Visman kanssa on ollut vaivatonta.

- Myyjiin saa aina nopeasti yhteyden ja vastaukset kysymyksiin. Myös sovellustuki on vuosien varrella parantunut. Saamme sieltä nykyään nopeasti avun ongelmaan kuin ongelmaan.

Hallitse keskitetysti yrityksesi avaintoimintoja – Visma Nova on toiminnanohjausjärjestelmä tukku- ja erikoistavarakaupalle, valmistavalle teollisuudelle sekä PK-yrityksille. Tutustu Visma Novaan »