Netum kehitti AVIen työsuojelun vastuualueiden käyttöön resursointityökalun, joka tehostaa strategian jalkauttamista ja seurantaa valtakunnallisesti.

Aluehallintovirasto eli AVI toimii lainsäädännön toimeenpanijana, ohjaajana ja valvojana alueellisten virastojen sekä kuuden eri vastuualueen kautta. Yksi vastuualueista on työsuojelu, jonka tehtävänä on huolehtia siitä, että työ Suomessa on terveellistä, turvallista ja reilua.

Työsuojelun tietohallintoyksikön päällikkö Tero Palonen vetää seitsemän hengen tiimiä, joka vastaa työsuojeluun liittyvien tietojärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta. Jo pitkään AVIlla on ollut strategisena tavoitteena päästä eroon exceleistä tiedolla johtamisessaan, ja keväällä 2023 myös työsuojelun strategian jalkauttamista ja seurantaa alettiin uudistaa päämäärän suuntaiseksi.

– Suurin taustatekijä uudistukselle oli, että resursoinnin suunnittelu ja seuranta pyöri valtakunnallisen excelin varassa. Excel on työläs ratkaisu ja riskinä on tiedon hajoaminen, kun monta eri käsiparia hallinnoi manuaalisesti dataa. Tähän haluttiin muutos, jonka myötä raportointi olisi luotettavampaa ja tiedon visualisointi helpompaa, Palonen kuvaa.

Modernisointiin tarjoutui tilaisuus, kun AVIn käyttämän Microsoftin lisenssitaso uudistui ja Power BI:n ja Power Appsin käyttöä pystyttiin yhtäkkiä laajentamaan.

– Uudistus onnistui hyödyntämällä olemassa olevia resurssejamme, eli tämä oli meille todellinen matalan kynnyksen mahdollisuus, Palonen sanoo.

Netumilla ja AVIlla on pitkä kumppanuustausta tiedolla johtamisen kehittämisprojekteissa. Netumin vahva Microsoft Azure -osaaminen vakuutti AVIn siitä, että Netum olisi myös tähän tehtävään oikea valinta.

Enemmän kuin sovelluskehittämistä

Netumilla sovelluskehittäjänä työskentelevä Juha Levonen sai vastuulleen uuden strategian jalkauttamis- ja seurantatyökalun kehittämisen AVIlle. Keskeisessä asemassa uudessa ratkaisussa on resursoinnin tehostaminen.

– Exceleistä tietokantapohjaiseen järjestelmään siirtyminen vaati paljon muutakin kuin sovelluskehittämistä. Isoin työ on laittaa organisaation koko ajattelutapa uusiksi, Levonen kuvailee muutosta.

Levosen johdolla otettiin askel taaksepäin ja pohdittiin resursoinnin isoa kuvaa; millä tavalla henkilöstöresursseja kannattaisi AVIn kaltaisessa organisaatiossa tehokkaimmin seurata ja miten data olisi yhtenäistä ja prosessi suoraviivainen koko valtakunnan tasolla. Mittarina henkilötyökuukaudet vaihtuivat tarkemmiksi henkilötyöpäiviksi. Tietokannaksi valikoitui Azuren SQL Database ja käyttöliittymäksi Power Apps.

– Datan eläminen on iso haaste resursoinnissa. Henkilöitä ja tehtäviä tulee ja menee, ja exceleissä nämä tiedot vanhenevat nopeasti. Nyt datan joustavuus ei ole ongelma, sillä ajantasaiset tiedot tulevat suoraan rajapintojen kautta HR-järjestelmästä, Levonen kertoo.

Power Apps on niin kutsuttu ”low code” -sovellus, joka ei vaadi käyttäjiltään koodaustaitoja. Käyttöliittymä on suunniteltu mahdollisimman intuitiiviseksi. Koska AVIn kaltaisessa organisaatiossa syntyy paljon dataa, on tiedon suodattamismahdollisuuksiin ja sovelluksen tarjoamiin oletusarvoihin kiinnitetty erityistä huomiota.

– Kaikki tieto ei kiinnosta kaikkia, joten seurannan ja raportoinnin helppokäyttöisyyden kannalta on olennaista, että ohjelma tunnistaa, mitä kunkin vastuualueen käyttäjä todennäköisesti tarvitsee. Mitä vähemmän klikkauksia käyttäjältä vaaditaan, sitä parempi, Levonen sanoo.

Toisaalta neljänkymmenen vuoden sovelluskehittämisen kokemuksella varustettu konkari näkee low code -ratkaisuissa myös haasteen. Työkaluja suppeassa paketissa on välillä liian vähän kokeneelle koodarille.

– Joidenkin toiminnallisuuksien toteutus voikin viedä enemmän aikaa kuin perinteisissä kehitystyökaluissa, Levonen sanoo.

Raportteja ketterästi

Resursointia tekee valtakunnallisesti AVIlla muutama kymmenen asiantuntijaa, mutta uudella seurantatyökalulla Power BI -raportointia voi jatkossa tehdä kuka tahansa lähes viidestä sadasta työsuojelun henkilöstä. AVIn Palonen odottaa jo innolla ratkaisun lopullista käyttöönottoa.

– Sovellus sallii useamman henkilön samanaikaisen yhteiskäytön, joten mitään pullonkaulaa raportoinnille ei enää synny, Palonen sanoo.

Tuotantovaiheessa ollaan kalkkiviivoilla. Kehittämisvaiheen ja käyttöönoton jälkeen on vuorossa ylläpitovaihe. Palonen kiittää Netumia AVIn toiminnan luonteen ja laajuuden ymmärtämisestä myös ylläpidon suunnittelussa.

– Netumin asiantuntijat ymmärtävät AVIn toiminnan mittakaavan ja resurssit, eivätkä ole ylimitoittaneet palveluitaan meille. Myös tässä huomaa Netumin kokemuksen ja ammattitaidon, Palonen sanoo.

Myös yhteistyön ja viestinnän luontevuus saa kiitosta AVIlta. Projekti on ollut mutkaton ja sujunut odotusten mukaisesti.

– Kaikkien netumilaisten kanssa on ollut mielekästä tehdä yhteistyötä. Mitään rikkinäistä puhelinta ei ole ollut välissä, vaikka kommunikointi on hoidettu pääasiassa etäkokouksin, Palonen kiittää.