Etäkokouksissa työkaluilla on korostunut merkitys, koska ilman niitä kokous ei olisi mahdollinen. Onnistuneen etäkokouksen avain on kuitenkin ihmisten välinen vuorovaikutus.

Monilla työpaikoilla alkaa olla takana jo useampi viikko etätyöskentelyä. Meillä Vincitilläkin tuli 12.3. suositus tehdä etätöitä ja itsekin tuosta alkaen on tullut tehtyä töitä kotikonttorilta. Ensimmäisellä viikolla tuntui, että jokaisen yrityksen piti kirjoittaa blogipostaus, että "ei hätää etätyö onnistuu hyvin ja tässä meidän parhaat työkaluvinkkimme etätöihin". Lisäksi erilaisia työkaluja myyvät yritykset näkivät tilaisuutensa koittaneen ja rupesivat mainostamaan työkalujaan erilaisilla ilmaisilla webinaareilla. Sinänsä ilahduttavaa huomata, kuinka avoimesti yritykset jakoivat vinkkejä toisilleen ja varmasti niistä monille, joille etätyöt eivät ole tuttuja olikin hyötyä alkuun pääsemiseksi.

Vuorovaikutus keskiössä

Agile Coachina kuitenkin en ole niinkään huolissani työkaluista vaan ihmisistä. Palataanpa vuoden 2001 Agile Manifeston ensimmäiseen kohtaan: “Individuals and interactions over processes and tools”.

Hangouts, Zoom, Teams, jne ovat siis työkaluja, jotka mahdollistavat kommunikaation. Onnistuneeseen etätyöskentelyyn ei mielestäni riitä, että on löydetty toimivat työkalut, vaan tarvitaan aitoa ihmisten välistä vuorovaikutusta. Etäkokouksen järjestäjällä onkin tärkeä rooli työn tehokkuuden säilymisessä. Alle olen koonnut vinkkejä, mitä kokouksen järjestäjän kannattaa ottaa huomioon ennen kokousta ja kokouksen aikana.

Ennen kuin etäkokous alkaa 

Etäkokouksen järjestäminen tarvitsee enemmän valmistelutyötä kuin tavallinen kokous. Tilaisuuden fasilitoijan on hyvä selvittää kokouksen tavoite (kuten toki tavallisessakin kokouksessa) ja kirkastaa tämä osallistujille jo etukäteen. Olen huomannut, että etäkokoukseen valmistautumiseen kuuluu helposti 1.5-2 kertaa se aika, mitä tavalliseen kokoukseen valmistautumiseen. Valmistautuminen kuitenkin maksaa itsensä takaisin, koska tällöin osallistujien panosta tarvitaan yleensä lyhyemmän ajan, kun kokous saadaan läpivietyä tehokkaasti.

Usein etäkokoukseen on hyvä laatia agenda etukäteen, joka on osallistujien nähtävillä ruudunjaon kautta koko kokouksen ajan. Mahdollisesti vielä niin, että kaikki osallistujat voivat muokata tätä dokumenttia yhtä aikaa, jolloin kokouksen muistiinpanot voidaan kirjata tähän agendan yhteyteen saman tien. Kun osallistujat pääsevät itse tekemään kokouksessa jotakin muutakin kuin puhumaan, pysyy vireystila paremmin päällä. Kokouksen järjestäjän vastuulla on valita sopiva työkalu tämän vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi.

Kokouksen aikana

Etäkokouksessa on tärkeää, että kaikki ovat 100 % läsnä tilaisuudessa. Kaikki varmasti ovat olleet etäkokouksessa, jossa joltakin osallistujalta kysytään kysymys ja siitä seuraa hiljaisuus. Hetken päästä kyseinen henkilö kysyy, että anteeksi mikä olikaan kysymys. Hän ei ole siis ollut läsnä kokouksessa, vaikka onkin ollut linjoilla. Alle olen koonnut muutamia vinkkejä, joilla olen havainnut saavutettavan hyvän läsnäolon kokouksessa:

• Avaa yhteys 5 minuuttia ennen etäkokouksen alkua, jotta voit jutella niitä näitä muiden ajoissa olevien kanssa
• Kaikilla videokuva päällä kokouksessa koko ajan
• Mikrofoni mykistettynä paitsi jos aiot sanoa jotakin
• Käytä chattia, eleitä tai vaikka etäpalavereihin tarkoitettuja kortteja osoittaaksesi mielipiteesi

Se, että osallistujat pitävät videokuvan koko ajan päällä voi alkuun tuntua hieman kiusalliselta. Kuitenkin se auttaa kummasti keskittymään käsiteltävään asiaan ja houkutus tehdä samanaikaisesti jotain muuta, kuten lukea sähköpostia tai pikaviestimiä pienenee merkittävästi. Sitä paitsi on todella kiva nähdä kollegoiden ja yhteistyökumppanien kasvot myös silloin, kun kokoukset kasvotusten ei onnistu. Tämä myös helpottaa fasilitaattorin työtä, koska jos joltakulta unohtuu mikrofoni vahingossa mykistetyksi on tilanne videokuvan avulla helppo huomata. Ilman kuvaa taas, se olisi hankalaa.

Jos satut käyttämään Hangoutsia etäkokouksiin, kuten me Vincitillä, kannattaa asentaa Grid View Chrome-laajennos, joka mahdollistaa kaikkien kokoukseen osallistujien videokuvan näkemisen hieman kätevämmin.

Hyvä tapa indikoida sitä, että haluaa puheenvuoron on laittaa mikrofonin mykistys pois, kun on toisen puheenvuoro vielä kesken. Muutoin taas mikrofoni on hyvä mykistää, jottei taustalta mahdollisesti kuuluvat äänet, esimerkiksi etäkoululaiset kuulu kokoukseen.

Eleet ja etäpalaverikortit puolestaan auttavat siinä, ettei jokaista lyhyttä kommenttia, tyyliin “olen samaa mieltä” tarvitse erikseen sanoa mikrofoniin vaan voi vaikka näyttää tuplapeukkua tai vaikkapa aikalisämerkkiä. Myös työkalujen erilaiset reaktiot kannattaa ottaa haltuun. Googlen Hangoutsiinkin nämä ovat saatavana Nod-laajennoksen avulla.

Pidä etäkokous pienenä

Jos kasvotusten tapahtuvat kokoukset ovat tehokkaimmillaan, kun paikalla on enimmillään 5-7 henkeä, niin etäkokoukset todella hyötyvät pienestä ryhmästä. Pienemmässä ryhmässä osallistujat kokevat olonsa turvallisemmaksi ja uskaltavat pitää kameransa päällä, toisin kun isommassa ryhmässä, jossa todennäköisesti on mukana ihmisiä, joita kaikki eivät niin hyvin tunne.

Jotkut työkalut kuten Zoom, joka on kärsinyt tietoturvaongelmista, ja Microsoft Teams tukevat pienryhmätyöskentelyä Breakout Rooms -toiminnon kautta. Sitä kannattaa hyödyntää ryhmätöiden teettämiseen. Mikäli käytettävästä videoneuvottelu ohjelmasta ei löydy tätä toimintoa voi aina luoda erilliset kokoukset, joihin jakaa linkit osallistujille.

Etäkokoukset kannattaa myös pitää mahdollisimman lyhyinä. Kaksi tuntia alkaa olla jo ehdoton maksimi, jossa kannattaa siinäkin puolivälissä pitää jonkinlainen jaloittelutauko. Lyhyet ja tehokkaat kokoukset toki vaativat valmistautumista enemmän.

Onnistuneita etäkokouksia

Onnistunut etäkokous on siis enemmän kuin pelkät työkaluvalinnat. Kokouksen fasilitaattorilla on suuri vastuu siitä, että ihmisten välinen interaktio mahdollistuu ja kokouksesta saadaan kaikki hyöty irti. Turhissa (etä)kokouksissa ei halua istua kukaan.