Sana hybridityö pyörii nyt kaikkien huulilla ja etätyöpoteroista kohti toimistoelämää ponnistava verkkarikansa koittaa keksiä kuumeisesti ratkaisuja tämän äärellä. Olkaa hyvät, tässä tuhdihkoon tehtävälistamuotoon aukikirjattuna kaikki ne konstit ja näkökulmat, josta olemme keskustelleet Vincit-kuplassa viime viikkoina.

Yhteiset käytänteet uuteen arkeen

Kalenterikutsut. Varmista, että lähettämistäsi kalenterikutsuista (myös jo olemassa olevat toistuvat kutsut) löytyvät otsikosta tai sijainti-kohdasta tieto siitä, onko kyseessä etä/hybridi/live -tapahtuma. Infon yhteydessä on hyvä täsmentää, toivotaanko osallistujien olevan esimerkiksi kamerat päällä/muistiinpanovalmiudessa tai voiko tapahtumaan osallistua lenkiltä käsin. On tärkeää pitää jatkossakin kiinni moninaisista mahdollisuuksista työarjen rakentamiseen ja personointiin kullekin optimaalisella tavalla, mutta on huomaavaista tehdä omat osallistumiseen liittyvät toiveet muille näkyviksi. Työskentelypaikkasuunnitelmansa voi jakaa sähköisissä kalenterissa ja palaverikutsuvastauksissa (ainakin Google taipuu tähän). Siirtymävaiheessa on hyvä harkita mahdollisuutta järjestää hybridiosallistumismahdollisuus kaikkiin työhön liittyviin tapahtumiin, mikäli se suinkin vain on mahdollista ja järkevää. Vapaa-ajan aktiviteettien ja esimerkiksi juhlien osalta “live only” -periaate on ok.

Hybridipalavereihin ja -tapahtumiin valmistautuminen. Jos toimit palaverin tai tapahtuman järjestäjänä ja osallistut toimistolta käsin kokoontumiseen, varaa palaverien välille ja siirtymiin riittävästi aikaa. Näin ennätät paitsi saapua paikalle ajoissa, mutta myös tarkistaa neukkareiden tekniikan. Tiimipalavereissa voi olla hyvä sopia ainakin alkuun tekniikkavastuullinen per kokoontuminen. Loikka sekunneissa toiseen palaveriin ei enää onnistu ainakaan ihan joka kerta ja kaikki säätö voi turhauttaa etäajan suoraviivaisuuteen tottuneet tekijät.

Tiimien live-tapaamiset ja pelisäännöt. Mikäli mahdollista, sopikaa yhteisiä läsnäpäiviä toimistolle (myös multi-site-projekteissa). Käykää läpi tiimin pelisäännöt hybridiarjessa ja järjestäkää livenä tutustumisen syventämiseen ja pelisääntöjen sopimiseen oma tiimitapaaminen. Palatkaa myös säännöllisesti reflektoimaan ja kehittämään toimintatapojanne. Tehokkaan, psykologisesti turvallisen ja hybridisti/kokonaan etänä tapahtuvan tiimityön kannalta on äärimmäisen tärkeää, jotta tunnette ihmiset keiden kanssa teette töitä. Sekä sisäisille että asiakkaan edustajien kanssa yhdessä toteutettaville tapaamisille on varmasti tilausta, joten lähtekää rohkeasti ehdottamaan niitä myös asiakkaan suuntaan. Jos esimerkiksi livenä tapahtuva "kick off" on pitämättä ja se on kaikkien osapuolten kannalta mielekäs ajatus, niin tästä voi lähteä liikkeelle. Kerätkää kollektiivisesti lista paikkakuntakohtaisista tiimiaktiviteettimahdollisuuksista, niin kaikkien ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen.

Toimistotyökyselyt. Toteuttakaa tekniikan avustuksella automatisoitu kerran viikossa toistuva kysely (esim. Slackin pollyt), johon kukin pääsee halutessaan infoamaan milloin on toimistolla. Näin on helppo arvioida kokonaismäärää toimistolla työskentelevistä ja halutessa sovittaa oma visiitti päivälle, jolloin livekontakteja on vähemmän. Kyselystä voi myös kurkata, millä aikataululla lempparityökaverit ovat liikkeellä. Mahdollisia jäljitystapauksia varten on eri toimet ja tämä kysely ei ole sitä varten.

Toimistojen viihtyisyys ja vetovoimatekijät

Helpot, nopeat ja edukkaammat:

Tapahtumat. Toivottakaa porukka tervetulleeksi toimistolle yhteisten brunssien, kakkukahvien, kippistelyjen, juhlien tai vastaavien merkeissä. Mitä vaan oman porukan näköistä, mitä on eniten ikävä ja mikä ilahduttaa. Nyt on aika tehdä ero etätyömössön ja uuden ajan välille ja rakentaa sen ympärille myös omia siirtymäriittejä. Perustakaa oma kaikille avoin ja yhteistä toimintaa suunnitteleva “fun squad”, joka vastaa siitä, että tietyt perinteisesti hommaa pyörittäneet henkilöt eivät ole yksin vastuussa yhteisestä kivasta. Satsatkaa ensimmäisten kohtaamisten ja tapahtumien tunnelmaan sekä energiaan. Näistä käsin syntyy sitoutumista yhteisöön ja perusteita sille, miksi toimistolle kannattaa vaivautua pimenevinäkin päivinä. Koittakaa löytää määrällisesti fiksu ja monipuolinen setti, jottei liika tapahtumatarjonta syö osallistujamäärää.

Treeni-/harrasteryhmät. Pistäkää pystyyn viikoittaiset kimppatreenit, toimistojooga tai työmatkapyöräilyskaba, jotta saadaan porukka liikkeelle säännöllisesti ja päästään taklaamaan mahdolliset puutteellisen ergonomian aikaansaamat haasteet. Jos ja kun liikkuminen työporukalla ei ole kaikkien juttu, kokoontukaa pelaamaan lautapelejä tai katsomaan suosikkisarjaa viikoittain.

Työrauha ja ergonomia. Rakentakaa toimistolle hiljaisen työskentelyn alueita ja sopikaa pelisäännöistä esim. omalta työpisteeltä palavereihin osallistumiseen. Käyttäkää mahdollisuuksien mukaan vastamelukuulokkeita, jos ääniärsykkeet häiritsevät. Tsekatkaa ergonomiaa tukevat asiat kuntoon. Moni hakeutuu toimistolle, jotta pääsee kunnolliselle työpisteelle ja pakoon kotikaaosta sekä meteliä.

Siivoustalkoot. Järkätkää siivoustalkoot toimiston epämääräisten kasojen purkamiseksi esim. pitsojen kera (nyt jopa paikkojen siivoaminen yhdessä voi olla mielekästä).

Välipalat. Hankkikaa tarjolle hedelmiä ja terveellisiä välipaloja.

Siivous. Tehostakaa siivousta läsnätyösuosituksen mukaan, hankkikaa maskit ja käsidesiautomaatit, jos niitä ei vielä löydy.

Ei ehkä helpot, eikä halvat, mutta järkevät:

Tilojen toiminnallisuuksien tsekkaus. Tarkistakaa, että esim. pieniä neukkareita ja puhelinkoppeja on riittävästi ja tehkää remppaa tai hankintoja tarpeen mukaan. Pienelläkin fiksauksella ja freesauksella voidaan tehdä ihmeitä kokonaistunnelman osalta. Miettikää muuttoa, jos tilat eivät vastaa työn tarpeita, eikä niitä saa fiksattua kohtuullisin kustannuksin. On turhaa maksaa vuokraa tyhjyyttään huutavista ja toimimattomista tiloista, jotka eivät tue työntekoa ja sosiaalisen liiman tukemista. Porukka pysyy poteroissaan ilman mahtikäskyjä jatkossakin ja toimistolle houkuttelu menee haastavaksi.

Flex-mallin työpisteet ja tiimityötilat. Pohtikaa tilojen muuttamista kohti mobiilimpaa mallia, jos porukka tekee etänä töitä jatkossakin paljon. Tämä on nyt isossa osassa organisaatioita helpompaa ja järkevämpää, kuin koskaan aikaisemmin (lisäinfot meidän isommilla toimistoilla koeponnistettavista VincitFLEX™-työpiste ja -projektitiloista löydät tekstin lopusta *). Rakentakaa tiimien kohtaamiseen soveltuvia tiloja porukan toiveita kuunnellen ja hyödyntäkää tarvittaessa asiantuntija-apua tilasuunnittelussa.

Av-laitteet. Tarkistakaa av-laitteiden toimivuus ja hybridivalmius ja tehkää mahdolliset lisävarustelut esim. work café -tyyppisiin tiloihin. Näin kaikki kuulevat ja näkevät myös neukkarien ulkopuoleista elämää riippumatta siitä, mistä käsin työskentelevät.

Kohtaamiset, yksilötuki ja valmennus

Kalentereihin tilaa ihmisille. Raivatkaa kalentereista tilaa kohtaamisille ja rakentakaa toimistopäivät väljemmäksi, jos toimitte esihenkilönä/peoplena tai työkuvaan kuuluu ihmisten arjesta välittäminen ja huolehtiminen. Lähtekää läppärin kanssa pois poteroista ihmisten saataville. Muistakaa kontaktoida säännöllisesti myös heitä, jotka ovat 100 % etätöissä. Jos porukkaa on paljon, voi olla fiksua pitää kirjaa siitä, milloin on ollut viimeksi kenenkin kanssa yhteydessä. Aika kuluu nopeasti ja etäisyys voi yllättää.

Yksilöiden valmennus. Tarjotkaa valmennusta hybridiarjen haltuunottoon ja henkilökohtaisen arjen muutosjohtamiseen. Kannustakaa ihmisiä rakentamaan työviikoista aidosti itsensä näköisiä ja tiimien yhteistyön kannalta hedelmällisiä. Tehkää yhteistyötä ulkopuolisten kumppanien kanssa. Meillä Vincitillä taustajoukoissa ovat matalan kynnyksen mielen hyvinvointipalvelu Auntie ja työterveyskumppanimme Heltti, jonka kanssa rakennamme webinaareja arjen tueksi. Lisäksi tarjoamme kaikille työntekijöillemme Academy of Brainin 25-osaisen hybridiarjen opintopolun, joka perustuu mikro-oppimiseen. Opintopolku toteutetaan 3-5 minuutin pituisten videopätkien ja näitä syventävien tekstien muodossa. Materiaaleihin on mahdollista syventyä itsenäisesti tai yhdessä oman lähityöyhteisön kanssa erikseen järjestettävissä aamu- tai iltapäiväkahvihetkissä.

Yksilölliset valinnat. Kunnioittakaa erilaisia näkemyksiä ja valintoja rokotteiden ja etätyön osalta. Koittakaa löytää työarjen kannalta koko tiimiä parhaiten palvelevat työn tekemisen tavat ja huomioikaa erilaiset elämäntilanteet ja olosuhteet. Miettikää perusteellisesti, onko tarpeen vaatia kaikilta heti 100 %:sta läsnätyöskentelyä, jos työarjessa saadaan fiksusti huolehdittua riittävästä kommunikaatiosta.

Rohkeasti, mutta maltilla ja aitoutta vaalien uuteen arkeen

Ihmismieli reagoi muutoksiin hitaasti ja matkaan kohti hybridiä (saatikka täyttä läsnätyötä) on hyvä varata aikaa, vaikka se olisikin monille ennen kaikkea innostava ja mielekäs asia. Nyt on erinomainen hetki käydä tarkempi pohdinta siitä, mitkä työskentelytavat, ajat ja paikat ovat itselle mielekkäimpiä ja tehokkaampia. On myös hyvä miettiä, mistä etäajan hyvistä käytänteistä haluaa pitää kiinni. Asteittainen toimistopäivien määrän lisääminen ja omien esim. livekontaktien kuormittavuuteen liittyvien tuntemusten tutkailu on fiksua. Kokemuksesta tiedämme, että kotiin on helppo jäädä (työmatkoihin ei kulu aikaa, herätyskellon voi laittaa soimaan viisi minuuttia ennen ensimmäistä palaveria, lapsiperhearjen sälää ja harrastusrumbaa on helppo koordinoida jne.), mutta livekontaktit työkavereiden kanssa saattavat tehdä yllättävänkin hyvää meille, vaikka ajattelisimmekin sinnikkäästi toisin. Lisäinspiraatiota voi hakea esimerkiksi Vincitin ex-hallitusjäsenen Kirsi Pihan blogitekstistä. Joskus voi olla hyvä idea houkutella työkaveri sinnikkäästi mukaan livetapaamiseen, vaikka hän toisin ehdottaisikin.

Lähdetään siis rohkeasti haastamaan omaa etäarjen rutiinia ja testaamaan toimistolta käsin työskentelyä, vaikka siihen ei suoraan velvoitettaisikaan. Jos siltä tuntuu, niin puetaan päälle tutut verkkarit ja hupparit, jätetaan tukat kampaamatta ja tehdään vaikka alkuun lyhyempiä toimistopiipahduksia. Inhimillisyys, aitous ja luontevasti soljuva työn ulkopuolinen elämä on parasta, mitä voimme tuoda mukanamme uuteen arkeen riippumatta siitä, mistä käsin töitä teemme.

* Meillä Vincitillä rakennetaan nyt isommille toimistoille sekä VincitFlex™-työpisteitä että -projektitiloja, jotta toimitilat eivät ole autioina ja tiimit pääsevät jouhevasti buukkaamaan itselleen yhteisen tilan esim. yhteistä toimistopäivää tai workshoppia varten. VincitFlex™-työpisteellä on sähköpöytien ja tuolien lisäksi vakioitu setti sekä PC, että Mac -yhteensopivia työskentelyvälineitä (joiden saatavuudesta ja sijoillaan olemisesta it-support -tiimi huolehtii säännöllisesti yhdessä työntekijöiden kanssa).

Työpisteiltä ei puutu piuhoja ja palikoita, vaan ne ovat poikkeuksetta helposti saatavilla. Lisäksi kaikki halukkaat saavat paikan omille henkilökohtaisille tavaroilleen. Olemme sopineet, että jos työntekijä luopuu kiinteästä työpisteestä ja työskentelee toimistolla ollessa VincitFlex™-työpisteellä, hän saa varustella kotitoimistolle oman mieltymyksiään vastaavan laitteiston Vincitin kustannuksella.