Mieti hetki, mitkä ovat sinusta suurimmat haasteet turvallisuudessa ja laadunhallinnassa yhteisillä työpaikoilla. Tätä kysymystä tulee pohdittua liian harvoin, kun on kiire hoitaa kiireellisiä käytännön asioita, koulutuksia, raportointia johtamisjärjestelmän dokumentaatiota, työohjeita ja tiedottamista. Samalla pitäisi saada ihmiset motivoitua turvallisuustyöhön kaikkialla.

Ideaalitilanne olisi varmaankin sellainen, että turvallisuus- ja laatuorganisaatiot toimisivat esimiesten ja projektien vetäjien tukena ratkaisemassa turvallisuuden ja laadun johtamiseen ja hallinnointiin liittyviä asioita. Käytännön asiat rullaisivat kentällä linjaorganisaatiossa ja kommunikaatio toimisi eri sidosryhmien välillä sulavasti. Kentällä pienet poikkeamat hoidettaisiin esimiesten ja työntekijöiden kanssa yhteistyössä osana normaalia työtä. Suuremmissa ongelmissa turvallisuus- ja laatufunktiot olisivat käytettävissä ja auttaisivat levittämään organisaation hyviä käytäntöjä eri alueille. Ennen kaikkea normaalin työn lomassa voitaisiin keskittyä ennalta ehkäisemään ongelmia sen sijaan, että kaikki aika kuluisi ongelmien korjaamiseen.

Voisiko tilanne olla teillä näin? Onko mahdollista, että sinun organisaatiossasi turvallisuus ja laatu tarkoittaisivat tapaturmien ja laatuvirheiden ennalta ehkäisemistä eikä sattuneiden vahinkojen ja poikkeamien korjaamista jälkikäteen?

”Kommunikaatio on riittävän hankalaa jo oman organisaation sisällä, ja kun peliin tuodaan yhteisellä työpaikalla muiden organisaatioiden edustajia, voi olla varma, että ongelmia on luvassa.”

Viimeistään siinä vaiheessa, kun sattuu vakava tapaturma tai asiakkaalta tulee kriittinen reklamaatio, on syytä pysähtyä miettimään, mikä on mennyt pieleen. Se ei riitä, että mietitään yksittäisen tapahtuman osalta, mikä epäonnistui, vaan on vielä tärkeämpää pohtia, mitä parannettavaa on johtamisessa ja työn organisoinnissa laajemmin. Lähes aina kun olen tutkinut itse tai lukenut vakavien turvallisuus- ja laatupoikkeamien raportteja törmään seuraaviin toistuviin puutteisiin:

• Kommunikaatio
• Yhteistyö sidosryhmien välillä

Kommunikaatio on riittävän hankalaa jo oman organisaation sisällä, ja kun peliin tuodaan yhteisellä työpaikalla muiden organisaatioiden edustajia, voi olla varma, että ongelmia on luvassa. Miten teillä tiedotetaan turvallisuuteen ja laatuun liittyvissä asioissa oman organisaationne sisällä? Entä miten teillä tiedotetaan samat asiat urakoitsijoille tai kumppaniyritysten työntekijöille? Liian usein pullonkaulana on yksittäinen henkilö kuten esimies tai urakoitsijan projektipäällikkö, jotka ovat jo täystyöllistettyjä akuuttien käytännön asioiden kanssa. Ei ole enää kaistaa hoitaa laadun ja turvallisuuden tiedottamista riittävällä tasolla kentällä.

Yhteistyö eri sidosryhmien välillä edellyttää sujuvaa tiedostusta ja kommunikaatiota. Ei mitenkään voi riittää, että lähetämme sähköpostin urakoitsijan edustajalle, jonka toivomme välittävän tiedon omalle tiimilleen tai organisaatiolleen. Tiesitkö, että tiedotesähköpostien avausprosentit ovat luokkaa 20 % eli vain joka viides edes avaa postin. Näistä 20 %:sta tuskin kovinkaan moni lukee tiedotetta loppuun saakka, saati vielä sisäistää asian halutulla tavalla. Osalla ei edes ole yrityksen sähköpostia käytössä. Tämä on erittäin merkittävä ongelma.

Olen itse kokenut yhteistyön haasteet käytännössä kentällä ja miettinyt ratkaisua vuosia sekä viime ajat yhdessä tiimimme ja asiakkaidemme kanssa. Nyt onkin hieno fiilis kertoa, että julkaisimme kesäkuussa pitkän työn jälkeen NordSafetyyn uuden ominaisuuden ”Yhteistyö” (EN: Collaboration), joka luo täysin uuden mahdollisuuden kommunikaation ja yhteistyön helpottamiseksi. Yhteistyö sitoo koko urakoitsijaketjun yhteen aivan kuin he kuuluisivat samaan organisaatioon.

”Yhteistyö tarkoittaa NordSafetyssä sitä, että jatkossa sama informaatio on välittömästi kaikkien organisaatioiden ja ihmisten käytössä”

Yhteistyö-ominaisuus avaa organisaatiolle oven jakaa kohteita, projekteja tai toimialueita toisille organisaatioille. Käytännössä se tarkoittaa, että kentän turvallisuus- ja laatutieto voidaan jakaa reaaliajassa kaikille toimijoille yhteisillä työpaikoilla! Ennen tätä kukin organisaatio on raportoinut esimerkiksi turvallisuus- ja laatuhavaintoja oman yrityksensä raportointijärjestelmiin, joista tieto on ehkä välitetty sähköpostien ja muiden kanavien kautta eteenpäin. Yhteistyö tarkoittaa NordSafetyssä sitä, että jatkossa sama informaatio on välittömästi kaikkien organisaatioiden ja ihmisten käytössä, joille tieto halutaan jakaa.

Jaetusta työpaikasta voidaan tehdä uuden ominaisuuden avulla aidosti yhteinen, kun tieto virtaa avoimesti ja reaaliajassa. Uskon, että tämä tulee mullistamaan organisaatioiden välisen kommunikaation sekä turvallisuus- ja laatuyhteistyön ennen näkemättömällä tavalla

Kokeile NordSafetyä ilmaiseksi!

Kirjoittaja: Timo Kronlöf