ISYY: Google Apps tarjosi tutun käyttäjäkokemuksen lisäksi luotettavuutta, varmuutta ja helppokäyttöisyyttä
Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta (ISYY) toimii kaikilla kolmella Itä-Suomen yliopiston kampuksella – Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Kun toimipisteiden välillä on etäisyyttä lähes 150 kilometriä, opiskelijatoiminta kohtaa erityisiä haasteita myös viestinnän puolella.
“Ylioppilaskunnassamme leikiteltiin pitkään ajatuksella yhteensopivista IT-viestintätyökaluista”, kertoo ISYY:n pääsihteeri Janne Mertanen. Kartoitustyötä eri vaihtoehdoista alettiinkin hiljalleen tehdä, sillä tiedon siirtäminen webmailin, Facebook-ryhmien ja erilaisten verkkotyökalujen välillä vaati runsaasti copy-paste -toiminnon käyttöä ja kaikki tieto ei ollut kätevästi jokaisen sitä tarvitsevan saatavilla.
“Kolmen kampuksen takia käytössämme olivat videoneuvottelulaitteet ja -tilat, joiden varaamiseen ja tapaamisten esivalmisteluihin kului viikkotasolla paljon aikaa”, Mertanen kertaa. Webmailin käyttöliittymä ei sopinut pitkien viestikeskusteluiden käymiseen, ja yhteisten dokumenttien valmistelu oli raskasta sähköpostilla edes takaisin lähettämistä.
Uudelta järjestelmältä odotettiin paitsi näppärää sähköpostia ja helposti jaettavaa kalenteria, myös dokumenttien yhteiskäytön helpottumista, mahdollisesti videoneuvotteluominaisuuksia ja säilytystilaa pilvipalvelimilta.
Google Apps tarjosi ISYY:lle paitsi monelle yksityiskäytöstä tutun käyttäjäkokemuksen, myös luotettavuutta, varmuutta ja helppokäyttöisyyttä. Ensimmäisen ison IT-palvelukokonaisuuden hankkiminen kävi Googlen lisenssimaksujärjestelmän myötä edullisesti. Palveluntarjoaja Gapps löytyi kätevästi sattumalta Kauppakamarin uutiskirjeestä.
“Päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon”
Kun Google Apps oli valittu, Gappsin ottaminen avuksi siirtymiseen oli ISYY:lle itsestään selvää. Gapps hoiti teknisen siirtymän, tiedonsiirron ja koulutukset niin käyttäjille kuin ylläpitäjille. “Otimme aika laajan paketin, koska päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon”, Mertanen hymähtää.
Gappsin avulla siirtymä uuteen järjestelmään sujui hyvin. Monet kuopat vältettiin Gappsin useita järjestelmiä nähneen teknisen tiimin ansiosta, ja ilmenneet ongelmat ratkaistiin nopeasti. Koulutusten avulla koko ylioppilaskunnan tiimi oppi alusta lähtien, miten uudesta järjestelmästä saa kaiken hyödyn irti.
Joustavaa työskentelyä paikasta riippumatta
Kolmen kaupungin ISYY on ottanut uudet viestintätyökalunsa Google+:sta pikaviesteihin laajasti käyttöön. Jokapäiväisessä arjessa etenkin Google Hangout ja dokumenttien yhteistyöstö Drivessa ovat olleet erinomainen yhdistelmä – edustajistolle tai hallitukselle asioiden valmistelu isommallakin porukalla on helppoa ja kaikilla on käsillä sama tieto. Tämä on erinomaista organisaatiolle, jolla on demokraattisesti valittuja toimielimiä.
Mertanen ei ole katunut pilvipalveluiden käyttöönottoa, päinvastoin. “Palvelua on voinut lämpimästi suositella omille pääsihteerikollegoille. Olemme olleet tyytyväisiä”, hän tiivistää. ISYY:n suunnitelmissa on myös syvempi Google Apps -integraatio – seuraava askel on näillä näkymin intranetit mahdollistavan Sivustojen käyttöön ottaminen.
Suosittelija:
Kun Google Apps oli valittu, Gappsin ottaminen avuksi siirtymiseen oli ISYY:lle itsestään selvää. Gapps hoiti teknisen siirtymän, tiedonsiirron ja koulutukset niin käyttäjille kuin ylläpitäjille. Otimme aika laajan paketin, koska päätimme hoitaa tämän kerralla kuntoon. Palvelua on voinut lämpimästi suositella omille pääsihteerikollegoille. Olemme olleet tyytyväisiä.
Janne Mertanen, ISYY:n pääsihteeri
Tiedot
Tilaaja: | Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Janne Mertanen |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Pilvipalvelut / SaaS |
Toimialakokemus
Järjestöt ja yhdistykset |
Teknologia
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Valmisohjelmisto |
Gapps - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Gapps - Muita referenssejä
Gapps - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Java-kehittäjä
- Laura - Systems Specialist, ajoneuvot
- IsoSkills Oy - Open application: Data Engineer, Finland
- Nordea - Sr IT Analyst - Adobe/SAS Marketing Automation
- Nordea - Senior IT / Business Analyst with technical background - Finland, Nordea Payments
- Nordea - Senior IT Analyst, Finnish language required
- Laura - DevOps Engineer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Advania Finland Oy - Turun kaupunki valjastaa digitaaliset ratkaisut palvelemaan strategiaansa
- Sulava Oy - Fondia vahvistaa tekoälyn hyödyntämistä Microsoft Copilotilla
- Druid Oy - International House Turku: Ajanvarauspalvelu
- Symbio - Taxi Point Oy
- Valve - Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan verkkopalvelun siirto WordPressiin
- Valve - Eezy Valmennuskeskuksen verkkokauppa-uudistus
- Valve - Danonen Nutricia ja Aptaclub -brändien sivustot
Tapahtumat & webinaarit
- 06.11.2024 - Webinaari: Future-Proof Your Data Infrastructure with Azure
- 13.11.2024 - Rakettiwebinaari: ohjelmistotestaus ja sen tulevaisuus
- 13.11.2024 - Miten palvelumuotoilu poistaa epävarmuutta digi-investoinneista?
- 14.11.2024 - RoimaDay 2024
- 14.11.2024 - Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
- 19.11.2024 - Tehokkuutta ja säästöjä low-code-ratkaisuilla
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Innofactor Oyj - Tunnista ja digitalisoi hiomattomat prosessit Power Platformin avulla
- SD Worx - Oletko etuoikeutettu työskentelemään jonkin asian parissa, jolla on todellinen tarkoitus ja merkitys?
- SD Worx - HR ja tekoäly – usein kysytyt kysymykset
- Timeless Technology - Verkon luotettavuuden varmistaminen: Ota käyttöön Perle Systemsin teollisuustason 4G ja 5G reitittimet!
- Efima Oyj - Hyvästi turhat klikkailut: Näin moderni järjestelmä tehostaa myyntityötä erikoistavarakaupassa
- SC Software Oy - SC Softwaren uratarinat: Joel Ollikainen, konsultti
- Softlandia Oy - Sovelletun tekoälyn insinöörien esiinmarssi ja tekoälyosaamisen muutos
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |