Ohjelmistorobotiikan hyödyt ja haasteet työpaikoilla

Ohjelmistorobotiikka (RPA) on nopeasti kehittyvä teknologia, joka muuttaa työpaikkojen toimintatapoja ja tehostaa liiketoimintaa. Vaikka RPA ei ole enää uusi ilmiö, moni organisaatio ei vielä hyödynnä sen täyttä potentiaalia. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto saattaa tuntua osalle haastavalta, mutta hyödyt ovat merkittäviä. Tässä blogissa käsitellään mm. Mitä konkreettisia etuja ohjelmistorobotiikka voi tuoda organisaatiollesi? Mitä haasteita liittyy ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen ja miten tämä digitaalinen työkaveri sulautetaan osaksi päivittäistä toimintaa?

Ohjelmistorobotiikan hyödyt ovat kiistattomat

Ohjelmistorobotiikan avulla voidaan automatisoida toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa luovempiin ja arvokkaampiin tehtäviin. Esimerkiksi valmistusteollisuudessa ohjelmistorobotit voivat työskennellä ympäri vuorokauden ilman taukoja, mikä parantaa tuotannon tehokkuutta ja nopeuttaa toimitusaikoja. Useat yritykset käyttävät järjestelmien tiedonsiirtoon ohjelmistorobottia, joka ”näpyttelee” virtuaalisesti tiedot järjestelmästä toiseen käyttöliittymän avulla. Hyötynä on myös tiedonkäsittelystä jäävä digitaalinen jälki, jonka avulla voidaan selvittää esimerkiksi, milloin jokin lasku on maksettu tai kirjattu järjestelmään.

Ohjelmistorobotiikka ja automaatiot eivät pelkästään helpota asiantuntijoiden arkea rutiinitehtävien hoidossa, vaan ne myös muuttavat tapaa, jolla asiantuntijat lähestyvät monimutkaisempia työtehtäviä. Kun automatisoidut prosessit huolehtivat tiedon syöttämisestä ja raporttien tuottamisesta, asiantuntijat voivat keskittyä syvällisempään analyysiin ja luovaan ongelmanratkaisuun. Tämä muuttaa työn luonnetta entistä enemmän arvon tuottamiseen suuntautuvaksi ja lisää asiantuntijoiden roolia strategisina neuvonantajina. Lisäksi automaatio vähentää inhimillisten virheiden riskiä, mikä ei vain paranna työn laatua, vaan myös lisää luottamusta päätöksenteon pohjaksi käytettävään dataan. Ohjelmistorobottikaan ei ole aina täydellinen, vaan poikkeustilanteita saattaa tulla vastaan. Kuitenkin robotti oppii tekemistään virheistä, jolloin ne eivät toistu enää uudelleen.

Usein kaikista kiinnostavin hyöty on kuitenkin aikasäästö, sillä se voidaan muuttaa suoraan euroiksi. Kun sama työmäärä voidaan hoitaa nopeammin ja tarkemmin, operatiiviset kustannukset laskevat ja työn tehokkuus nousee. Tämä johtaa suoraan parempaan ROI-tuottoon (Return on Investment), sillä automaatiolla saavutetut hyödyt ylittävät selvästi siihen tehdyt investoinnit.

Lue lisää ohjelmistorobotiikan ja automaation hyödyistä täältä: Automaatioratkaisut

Yleisimmät haasteet ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa organisaatiossa

Oikean prosessin valitseminen: Yksi ohjelmistorobotiikan haasteista on oikean prosessin valitseminen. Tämä valinta on ratkaisevan tärkeä, koska se vaikuttaa suoraan robotiikan hyötyihin ja sen onnistuneeseen integrointiin organisaation toimintaan. Esimerkiksi monimutkaisten prosessien automatisointi ja älykkäät automaatiot (Intelligent Process Automation, IPA), voivat vaatia pidemmän kehittämisprosessin. Tässä tilanteessa on erityisen tärkeää arvioida huolellisesti ohjelmistorobotiikan tarjoamat hyödyt ja tutkia prosessi perusteellisesti ennen sen automatisointia, jotta voidaan saavuttaa maksimaalinen tuotto.

Työntekijöiden sitouttaminen: Yksi huolista liittyen ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen on työntekijöiden pelko omien työpaikkojen menettämisestä. Robotiikan ja automaation esittely voi herättää pelkoa työttömyydestä ja epävarmuudesta, mikä voi vaikuttaa negatiivisesti työilmapiiriin ja sitoutumiseen.

Yrityksen johdon on tärkeää kommunikoida selkeästi robotiikan roolista ja sen vaikutuksista. On olennaista korostaa, että automaatio ei vie työpaikkoja, vaan se voi mahdollistaa työntekijöiden keskittymisen arvokkaampiin ja luovempiin tehtäviin.

Osaaminen: Kun uusi ohjelmistorobotti otetaan käyttöön, pitää henkilöstöä osata ohjeistaa sen käyttöön, etenkin jos kyseessä on puoliksi manuaalinen robotti, eikä täysin automaattinen. Tällöin henkilöstölle tulee järjestää esimerkiksi koulutuksia ja antaa uusia ohjeita työskentelyyn. Usein työntekijät ovat kuitenkin innoissaan ohjelmistorobotin kanssa työskentelystä, sillä se nopeuttaa paljon tylsiä työtehtäviä. Uuden osaamisen tarve riippuu kuitenkin paljon automatisoitavasta prosessista tai työtehtävästä.

Yrityksessä on myös hyvä valita ohjelmistorobotiikalla tuoteomistaja, joka pysyy kartalla ohjelmistorobottien tehtävistä ja toiminnoista. Tuoteomistajan ei tarvitse olla tekninen henkilö, tärkeintä on, että joku yrityksessä tietää missä asioissa hyödynnetään ohjelmistorobotiikkaa ja miten se suurin piirtein toimii.

Jatkuva kehitys: Yleinen haaste on, ettei robotin ylläpitoon ja prosessien muutoksiin kiinnitetä tarpeeksi huomiota, mikä voi johtaa epätarkkoihin tuloksiin. Robottien logiikkaa on päivitettävä säännöllisesti mahdollisten prosessimuutosten ja teknologian päivitysten myötä, mikä edellyttää suunnitelmallista ylläpitoa. Näin varmistetaan, että robotit pysyvät ajan tasalla ja loistavat tehtävässään. Kannattaa siis ottaa jo alussa huomioon jatkuvan palvelun tarpeet.

Parhaat käytännöt robotiikan integroimisessa liiketoimintaan

• Suunnitelmallinen toteutus: Robotiikan käyttöönotto tulisi suunnitella huolellisesti. On tärkeää määrittää selkeästi, mitkä prosessit hyötyvät automaatiosta ja mitkä eivät. Suunnitelmassa on hyvä määritellä myös aikarajat, budjetti ja resurssit, jotta projekti etenee sujuvasti. Ohjelmistorobotiikassa kannattaa edetä porrastetusti, aloittaen pienemmistä prosessiautomaatioista ja sitten siirtyä suurempiin kokonaisuuksiin.

• Henkilöstön sitouttaminen: On tärkeää ottaa työntekijät mukaan robotiikan käyttöön alusta alkaen. Koulutuksen tarjoaminen ja avoin keskustelu robotiikan eduista voivat auttaa vähentämään vastarintaa ja lisätä henkilöstön sitoutumista muutokseen.
• Jatkuva arviointi ja parantaminen: Robotiikan vaikutuksia ei tule arvioida vain käyttöönoton alussa, vaan jatkuvasti. On olennaista seurata robotin suorituskykyä ja etsiä mahdollisia parannusmahdollisuuksia sekä uusia prosesseja, joita voidaan automatisoida. Palautteen kerääminen työntekijöiltä voi myös auttaa tunnistamaan ongelmakohtia ja kehittämään prosesseja.

• Kustannustehokkuuden optimointi: Robotiikan alkuinvestoinnin ei tarvitse olla merkittävä, jotta voit saada lisätehokkuutta prosesseihin ja säästää työaikaa. Usein robotiikan hyödyt ja sen tuomat säästöt nähdään jo muutaman kuukauden kuluessa käyttöönotosta. Mitä enemmän hyödynnetään ohjelmistorobotiikkaa ja automaatiota organisaatiossa, sitä suurempi ROI-tuotto siitä saadaan.

Yhteenveto

Ohjelmistorobotiikka tarjoaa merkittäviä etuja työpaikoilla, kuten tuottavuuden kasvua, virheiden vähenemistä ja työympäristön parantamista. Kuitenkin sen käyttöönotto tuo mukanaan myös haasteita, kuten työntekijöiden muutospelko, koulutustarpeet ja ylläpitokustannukset. Hyvin suunnitellulla toteutuksella, henkilöstön sitouttamisella ja jatkuvalla arvioinnilla yritykset voivat maksimoida robotiikan hyödyt ja taklata siihen liittyvät haasteet. Robotiikan integrointi ei ole vain tekninen projekti, vaan myös inhimillinen ja strateginen muutos. Oikeilla käytännöillä ja asenteilla yritykset voivat luoda dynaamisia ja innovatiivisia työpaikkoja, jotka hyödyntävät teknologian mahdollisuuksia ja ihmisten osaamista parhaalla mahdollisella tavalla. Lisää ohjelmistorobotiikan taloudellisista hyödyistä ja ROI-tuotosta seuraavassa blogissa.