Osajärjestelmät vai kokonaisjärjestelmä?
Tätä kysymystä pyörittelee moni yrittäjä, kun haaveissa on alkanut siintää ajatus uudesta ohjelmistosta. Kerronpa sinulle tarinan eräästä projektivalmistusta tekevästä yrityksestä – täysin kuvitteellisen tietenkin, mutta ehkä löydät siitä jotain tuttua?
Tästä tarina voi alkaa…
Olipa kerran projektivalmistukseen keskittynyt yritys, joka oli tyytymätön nykyisiin ohjelmistoihinsa, sillä yrityksessä tehtiin paljon käsin Excel-raportteja, joiden koostamiseen meni työaikaa useita päiviä viikossa. Myös tarjouspyyntöihin vastattiin Excelillä, jonne lisättiin yksitellen kaikki osat ja materiaalit töineen. Hinnat riveille katsottiin toiminnanohjausjärjestelmästä toimittajien ostolaskuilta poimimalla ja töiden kustannukset arvioitiin edellisten projektien perusteella manuaalisesti keräilemällä. Tarjous viimeisteltiin ja toimitettiin eteenpäin.
Asiakkuuden syntyessä perustettiin projekti luomalla se erilliseen ohjelmaan, jossa seurattaisiin projektin kulkua. Tiedot vietiin myös työajanseurantajärjestelmään, jotta henkilöiden kirjaukset voitaisiin kohdistaa työlle.
Projektin aikana kerättiin Excelistä ostotarpeet ja hankintaprosessi käynnistettiin. Varsinaiset hankinnat kirjattiin projektinseurantaohjelmaan seurantaa varten.
Projektin laskutus tehtiin maksuerinä ja lisätyöt laskutettiin toteutuneiden tuntien sekä materiaalin mukaisesti. Maksuerälaskutusta varten projektin vastuuhenkilöt ilmoittivat laskutukseen luvan lähettää lasku. Lisätöistä kerättiin tiedot työajanseurannasta ja toivottiin, että myös materiaalit saadaan laskutettua oikein.
Toimistohenkilökunta ja projektivastuulliset juttelivat päivittäin ja siirsivät tietoa talon sisällä.
Asiakkuuden syntyessä perustettiin projekti luomalla se erilliseen ohjelmaan, jossa seurattaisiin projektin kulkua. Tiedot vietiin myös työajanseurantajärjestelmään, jotta henkilöiden kirjaukset voitaisiin kohdistaa työlle.
Projektin aikana kerättiin Excelistä ostotarpeet ja hankintaprosessi käynnistettiin. Varsinaiset hankinnat kirjattiin projektinseurantaohjelmaan seurantaa varten.
Projektin laskutus tehtiin maksuerinä ja lisätyöt laskutettiin toteutuneiden tuntien sekä materiaalin mukaisesti. Maksuerälaskutusta varten projektin vastuuhenkilöt ilmoittivat laskutukseen luvan lähettää lasku. Lisätöistä kerättiin tiedot työajanseurannasta ja toivottiin, että myös materiaalit saadaan laskutettua oikein.
Toimistohenkilökunta ja projektivastuulliset juttelivat päivittäin ja siirsivät tietoa talon sisällä.
Pidemmissä projekteissa luotiin vielä toiseen Excel-taulukkoon tiedot kirjanpidon osatuloutusta varten. Jokaisesta laskutuksesta ja ostosta kirjattiin tiedot osatuloutustaulukkoon ja ilmoitettiin ne kirjanpitäjälle. Kirjanpito hoidettiin ulkoistettuna tilitoimistossa, jonne Excelin tiedot raportoitiin.
Tilijakson päättyessä yrityksen toimistohenkilöt keräsivät työntekijöiden työajanseurantaohjelmaan kirjaamat tunnit ja koostivat tiedot Exceliin ulkopuoliselle palkanlaskijalle toimitettavaksi.
Johdon raportointia varten toimistossa kerättiin rahoitusennustetiedot yksitellen kaikista osajärjestelmistä. Lisäksi oli huomioitava maksuerät ja niiden arvioitu laskutuspäivämäärä. Tätä varten kyseltiin vielä projektihenkilöltä tilannetietoja.
Tuotannon puolella projektivastaava selvitti kokoonpanosta, onko projekti aikataulussa, tarkisti puuttuvat osat alihankinnasta ja pyysi testausraportit liitettäväksi työn dokumentteihin.
Projektin päätyttyä aloitettiin manuaalinen tiedon keruu jälkilaskentaa varten. Jälleen osajärjestelmistä kerättiin tiedot Excel-taulukkoon projektivastaavalle ja johdolle analysoitavaksi. Tehtiin tuloutus osatuloutus-Excelistä ja ilmoitettiin tiedot kirjanpitäjälle.
Toivottiin, että projekti oli onnistunut ja jäätiin odottamaan seuraavan alkua.
Tilijakson päättyessä yrityksen toimistohenkilöt keräsivät työntekijöiden työajanseurantaohjelmaan kirjaamat tunnit ja koostivat tiedot Exceliin ulkopuoliselle palkanlaskijalle toimitettavaksi.
Johdon raportointia varten toimistossa kerättiin rahoitusennustetiedot yksitellen kaikista osajärjestelmistä. Lisäksi oli huomioitava maksuerät ja niiden arvioitu laskutuspäivämäärä. Tätä varten kyseltiin vielä projektihenkilöltä tilannetietoja.
Tuotannon puolella projektivastaava selvitti kokoonpanosta, onko projekti aikataulussa, tarkisti puuttuvat osat alihankinnasta ja pyysi testausraportit liitettäväksi työn dokumentteihin.
Projektin päätyttyä aloitettiin manuaalinen tiedon keruu jälkilaskentaa varten. Jälleen osajärjestelmistä kerättiin tiedot Excel-taulukkoon projektivastaavalle ja johdolle analysoitavaksi. Tehtiin tuloutus osatuloutus-Excelistä ja ilmoitettiin tiedot kirjanpitäjälle.
Toivottiin, että projekti oli onnistunut ja jäätiin odottamaan seuraavan alkua.
Ja näin tarina voi jatkua…
Tilanteeseensa tuskastuneena yritys alkaa kartoittaa muita ohjelmistovaihtoehtoja. Löytää Adminetin, jossa kaikki edellä kuvatut toiminnot löytyvät yhdestä ohjelmistosta. Mikä muuttuu?
Tarjousvaihe käsitellään ohjelmassa asiakkaan kustannus- ja työhinnoilla. Saatu projekti perustetaan ja hyödynnetään budjetissa tarjouslaskennan tietoja. Hankinnassa hyödynnetään ohjelmassa tarjousvaiheessa valittuja materiaaleja ja ostotarpeista aikataulutetaan ostotilaukset. Paremmalla ostojen hallinnalla saadaan projektiin läpinäkyvyyttä.
Tuotannon vaiheet seurataan tuotannonohjauksella, josta projektin vastuuhenkilö näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa valmistus on menossa ja mitä vaiheita on jo tehtynä. Tarkistuspöytäkirjat täytetään suoraan ohjelmistoon ja ne löytyvät työn alta.
Maksuerät käsitellään ohjelmistossa projektihenkilön toimesta. Huolehditaan arvioitava laskutuspäivämäärä, jolloin tiedot nousevat rahoitusennusteelle. Laskutusluvan voi antaa suoraan ohjelmaan, josta lasku lähtee eteenpäin ilman erillistä muodostusta tai käsittelyä.
Tilitoimistossa hyödynnetään Adminetin osatuloutusautomatiikkaa ja työntekijöiden järjestelmään kirjaamat tunnit ovat suoraan palkanlaskijan käytettävissä tapahtumarivitasolla.
Johdon ei tarvitse pyytää erikseen raportteja, vaan he voivat tarkastella niitä aina halutessaan omilla tunnuksillaan. Myös rahoitusennuste päivittyy reaaliajassa ja jälkilaskenta muodostuu osana prosessia. Analysointi tehdään heti projektin päätyttyä ja tietoja hyödynnetään seuraavassa laskennassa.
Projektin aikana on todettu, että suunnitelmat pitävät ja voidaan samalla keskittyä uusasiakashankintaan. Tätä varten aktivoidaan käyttöön myös asiakkuudenhallintaosio ja määritellään sen sisältö vastaamaan yrityksen tarpeita.
Arjen rutiinien soljuessa sulavasti taustalla, voidaan yrityksessä nyt keskittyä oikeisiin asioihin.
Tässä vaiheessa tuskin on tarpeellista kertoa, kuinka paljon aikaa ja kustannuksia tarinan yritys säästi keskittymällä yhden kokonaisjärjestelmän mahdollistamaan ydintoimintaansa manuaalisten työvaiheiden sijaan.
Tarjousvaihe käsitellään ohjelmassa asiakkaan kustannus- ja työhinnoilla. Saatu projekti perustetaan ja hyödynnetään budjetissa tarjouslaskennan tietoja. Hankinnassa hyödynnetään ohjelmassa tarjousvaiheessa valittuja materiaaleja ja ostotarpeista aikataulutetaan ostotilaukset. Paremmalla ostojen hallinnalla saadaan projektiin läpinäkyvyyttä.
Tuotannon vaiheet seurataan tuotannonohjauksella, josta projektin vastuuhenkilö näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa valmistus on menossa ja mitä vaiheita on jo tehtynä. Tarkistuspöytäkirjat täytetään suoraan ohjelmistoon ja ne löytyvät työn alta.
Maksuerät käsitellään ohjelmistossa projektihenkilön toimesta. Huolehditaan arvioitava laskutuspäivämäärä, jolloin tiedot nousevat rahoitusennusteelle. Laskutusluvan voi antaa suoraan ohjelmaan, josta lasku lähtee eteenpäin ilman erillistä muodostusta tai käsittelyä.
Tilitoimistossa hyödynnetään Adminetin osatuloutusautomatiikkaa ja työntekijöiden järjestelmään kirjaamat tunnit ovat suoraan palkanlaskijan käytettävissä tapahtumarivitasolla.
Johdon ei tarvitse pyytää erikseen raportteja, vaan he voivat tarkastella niitä aina halutessaan omilla tunnuksillaan. Myös rahoitusennuste päivittyy reaaliajassa ja jälkilaskenta muodostuu osana prosessia. Analysointi tehdään heti projektin päätyttyä ja tietoja hyödynnetään seuraavassa laskennassa.
Projektin aikana on todettu, että suunnitelmat pitävät ja voidaan samalla keskittyä uusasiakashankintaan. Tätä varten aktivoidaan käyttöön myös asiakkuudenhallintaosio ja määritellään sen sisältö vastaamaan yrityksen tarpeita.
Arjen rutiinien soljuessa sulavasti taustalla, voidaan yrityksessä nyt keskittyä oikeisiin asioihin.
Tässä vaiheessa tuskin on tarpeellista kertoa, kuinka paljon aikaa ja kustannuksia tarinan yritys säästi keskittymällä yhden kokonaisjärjestelmän mahdollistamaan ydintoimintaansa manuaalisten työvaiheiden sijaan.
-----
Anna-Maija Ijäs
Anna-Maija toimii Admicomilla teollisuuden myyntipäällikkönä. Vahva asiantuntemus on syntynyt sekä taloushallinnon koulutuksen että työkokemuksen kautta. Takana on 15 vuoden työkokemus ohjelmistojen parista, kouluttamisesta ja vastuutehtävistä, joten yritysten liiketoiminta ja niihin liittyvät haasteet ovat Anna-Maijalle tuttuja.
-----
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
BI ja raportointi | |
Hankinta | |
Projektinhallinta | |
Taloushallinto | |
Toiminnanohjaus ERP | |
Tuotanto | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Mobiilikehitys | |
Ohjelmistokehitys | |
Pilvipalvelut / SaaS |
Toimialakokemus
Valmistava teollisuus |
Tarjonnan tyyppi
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Adminet
tuotantotilaukset
kokoonpanoteollisuus
konepajateollisuus
Teollisuuden digitalisaatio
Metalliteollisuus
teräs- ja metalliteollisuus
Projektiliiketoiminta
prosessien automatisoiminen
prosessien automatisointi
taloushallinnon automatisoidut prosessit
automatiikka
automatisointi
taloushallinnon prosessien automatisointi
työajanseuranta
reaaliaikainen kirjanpito
sähköinen kirjanpito
kirjanpito-ohjelma
Kokonaisratkaisut
Kokonaisjärjestelmä
kokonaistehokkuus
ostojen seuranta
liiketoimintaprossien tehostaminen
prosessien tehostaminen
toiminnan tehostaminen
tehostaminen
tuotannonohjaus
Tuotannonohjausjärjestelmä
tuotannonsuunnittelu
tuotannon suunnittelu
tuotannon johtaminen
tuotannon valvonta
tuotannon ohjaus
tiedonhallinta
Dokumenttien hallinta
dokumenttienhallinta
laskutus
Laskutusohjelma
laskutusprosessi
ostotarpeet
jälkilaskenta
rahoitusennuste
Admicom - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Premium-profiilia ei ole aktivoitu. Aktivoi premium-profiili näyttääksesi tässä lisäämäsi 1 asiantuntijaa.
Admicom - Muita referenssejä
Admicom - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Java-kehittäjä
- Laura - Systems Specialist, ajoneuvot
- IsoSkills Oy - Open application: Data Engineer, Finland
- Nordea - Sr IT Analyst - Adobe/SAS Marketing Automation
- Nordea - Senior IT / Business Analyst with technical background - Finland, Nordea Payments
- Nordea - Senior IT Analyst, Finnish language required
- Laura - DevOps Engineer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Advania Finland Oy - Turun kaupunki valjastaa digitaaliset ratkaisut palvelemaan strategiaansa
- Sulava Oy - Fondia vahvistaa tekoälyn hyödyntämistä Microsoft Copilotilla
- Druid Oy - International House Turku: Ajanvarauspalvelu
- Symbio - Taxi Point Oy
- Valve - Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan verkkopalvelun siirto WordPressiin
- Valve - Eezy Valmennuskeskuksen verkkokauppa-uudistus
- Valve - Danonen Nutricia ja Aptaclub -brändien sivustot
Tapahtumat & webinaarit
- 06.11.2024 - Webinaari: Future-Proof Your Data Infrastructure with Azure
- 13.11.2024 - Rakettiwebinaari: ohjelmistotestaus ja sen tulevaisuus
- 13.11.2024 - Miten palvelumuotoilu poistaa epävarmuutta digi-investoinneista?
- 14.11.2024 - RoimaDay 2024
- 14.11.2024 - Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
- 19.11.2024 - Tehokkuutta ja säästöjä low-code-ratkaisuilla
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Innofactor Oyj - Tunnista ja digitalisoi hiomattomat prosessit Power Platformin avulla
- SD Worx - Oletko etuoikeutettu työskentelemään jonkin asian parissa, jolla on todellinen tarkoitus ja merkitys?
- SD Worx - HR ja tekoäly – usein kysytyt kysymykset
- Timeless Technology - Verkon luotettavuuden varmistaminen: Ota käyttöön Perle Systemsin teollisuustason 4G ja 5G reitittimet!
- Efima Oyj - Hyvästi turhat klikkailut: Näin moderni järjestelmä tehostaa myyntityötä erikoistavarakaupassa
- SC Software Oy - SC Softwaren uratarinat: Joel Ollikainen, konsultti
- Softlandia Oy - Sovelletun tekoälyn insinöörien esiinmarssi ja tekoälyosaamisen muutos
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |