Osajärjestelmät vai kokonaisjärjestelmä?
Tätä kysymystä pyörittelee moni yrittäjä, kun haaveissa on alkanut siintää ajatus uudesta ohjelmistosta. Kerronpa sinulle tarinan eräästä projektivalmistusta tekevästä yrityksestä – täysin kuvitteellisen tietenkin, mutta ehkä löydät siitä jotain tuttua?
Tästä tarina voi alkaa…
Olipa kerran projektivalmistukseen keskittynyt yritys, joka oli tyytymätön nykyisiin ohjelmistoihinsa, sillä yrityksessä tehtiin paljon käsin Excel-raportteja, joiden koostamiseen meni työaikaa useita päiviä viikossa. Myös tarjouspyyntöihin vastattiin Excelillä, jonne lisättiin yksitellen kaikki osat ja materiaalit töineen. Hinnat riveille katsottiin toiminnanohjausjärjestelmästä toimittajien ostolaskuilta poimimalla ja töiden kustannukset arvioitiin edellisten projektien perusteella manuaalisesti keräilemällä. Tarjous viimeisteltiin ja toimitettiin eteenpäin.
Asiakkuuden syntyessä perustettiin projekti luomalla se erilliseen ohjelmaan, jossa seurattaisiin projektin kulkua. Tiedot vietiin myös työajanseurantajärjestelmään, jotta henkilöiden kirjaukset voitaisiin kohdistaa työlle.
Projektin aikana kerättiin Excelistä ostotarpeet ja hankintaprosessi käynnistettiin. Varsinaiset hankinnat kirjattiin projektinseurantaohjelmaan seurantaa varten.
Projektin laskutus tehtiin maksuerinä ja lisätyöt laskutettiin toteutuneiden tuntien sekä materiaalin mukaisesti. Maksuerälaskutusta varten projektin vastuuhenkilöt ilmoittivat laskutukseen luvan lähettää lasku. Lisätöistä kerättiin tiedot työajanseurannasta ja toivottiin, että myös materiaalit saadaan laskutettua oikein.
Toimistohenkilökunta ja projektivastuulliset juttelivat päivittäin ja siirsivät tietoa talon sisällä.
Asiakkuuden syntyessä perustettiin projekti luomalla se erilliseen ohjelmaan, jossa seurattaisiin projektin kulkua. Tiedot vietiin myös työajanseurantajärjestelmään, jotta henkilöiden kirjaukset voitaisiin kohdistaa työlle.
Projektin aikana kerättiin Excelistä ostotarpeet ja hankintaprosessi käynnistettiin. Varsinaiset hankinnat kirjattiin projektinseurantaohjelmaan seurantaa varten.
Projektin laskutus tehtiin maksuerinä ja lisätyöt laskutettiin toteutuneiden tuntien sekä materiaalin mukaisesti. Maksuerälaskutusta varten projektin vastuuhenkilöt ilmoittivat laskutukseen luvan lähettää lasku. Lisätöistä kerättiin tiedot työajanseurannasta ja toivottiin, että myös materiaalit saadaan laskutettua oikein.
Toimistohenkilökunta ja projektivastuulliset juttelivat päivittäin ja siirsivät tietoa talon sisällä.
Pidemmissä projekteissa luotiin vielä toiseen Excel-taulukkoon tiedot kirjanpidon osatuloutusta varten. Jokaisesta laskutuksesta ja ostosta kirjattiin tiedot osatuloutustaulukkoon ja ilmoitettiin ne kirjanpitäjälle. Kirjanpito hoidettiin ulkoistettuna tilitoimistossa, jonne Excelin tiedot raportoitiin.
Tilijakson päättyessä yrityksen toimistohenkilöt keräsivät työntekijöiden työajanseurantaohjelmaan kirjaamat tunnit ja koostivat tiedot Exceliin ulkopuoliselle palkanlaskijalle toimitettavaksi.
Johdon raportointia varten toimistossa kerättiin rahoitusennustetiedot yksitellen kaikista osajärjestelmistä. Lisäksi oli huomioitava maksuerät ja niiden arvioitu laskutuspäivämäärä. Tätä varten kyseltiin vielä projektihenkilöltä tilannetietoja.
Tuotannon puolella projektivastaava selvitti kokoonpanosta, onko projekti aikataulussa, tarkisti puuttuvat osat alihankinnasta ja pyysi testausraportit liitettäväksi työn dokumentteihin.
Projektin päätyttyä aloitettiin manuaalinen tiedon keruu jälkilaskentaa varten. Jälleen osajärjestelmistä kerättiin tiedot Excel-taulukkoon projektivastaavalle ja johdolle analysoitavaksi. Tehtiin tuloutus osatuloutus-Excelistä ja ilmoitettiin tiedot kirjanpitäjälle.
Toivottiin, että projekti oli onnistunut ja jäätiin odottamaan seuraavan alkua.
Tilijakson päättyessä yrityksen toimistohenkilöt keräsivät työntekijöiden työajanseurantaohjelmaan kirjaamat tunnit ja koostivat tiedot Exceliin ulkopuoliselle palkanlaskijalle toimitettavaksi.
Johdon raportointia varten toimistossa kerättiin rahoitusennustetiedot yksitellen kaikista osajärjestelmistä. Lisäksi oli huomioitava maksuerät ja niiden arvioitu laskutuspäivämäärä. Tätä varten kyseltiin vielä projektihenkilöltä tilannetietoja.
Tuotannon puolella projektivastaava selvitti kokoonpanosta, onko projekti aikataulussa, tarkisti puuttuvat osat alihankinnasta ja pyysi testausraportit liitettäväksi työn dokumentteihin.
Projektin päätyttyä aloitettiin manuaalinen tiedon keruu jälkilaskentaa varten. Jälleen osajärjestelmistä kerättiin tiedot Excel-taulukkoon projektivastaavalle ja johdolle analysoitavaksi. Tehtiin tuloutus osatuloutus-Excelistä ja ilmoitettiin tiedot kirjanpitäjälle.
Toivottiin, että projekti oli onnistunut ja jäätiin odottamaan seuraavan alkua.
Ja näin tarina voi jatkua…
Tilanteeseensa tuskastuneena yritys alkaa kartoittaa muita ohjelmistovaihtoehtoja. Löytää Adminetin, jossa kaikki edellä kuvatut toiminnot löytyvät yhdestä ohjelmistosta. Mikä muuttuu?
Tarjousvaihe käsitellään ohjelmassa asiakkaan kustannus- ja työhinnoilla. Saatu projekti perustetaan ja hyödynnetään budjetissa tarjouslaskennan tietoja. Hankinnassa hyödynnetään ohjelmassa tarjousvaiheessa valittuja materiaaleja ja ostotarpeista aikataulutetaan ostotilaukset. Paremmalla ostojen hallinnalla saadaan projektiin läpinäkyvyyttä.
Tuotannon vaiheet seurataan tuotannonohjauksella, josta projektin vastuuhenkilö näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa valmistus on menossa ja mitä vaiheita on jo tehtynä. Tarkistuspöytäkirjat täytetään suoraan ohjelmistoon ja ne löytyvät työn alta.
Maksuerät käsitellään ohjelmistossa projektihenkilön toimesta. Huolehditaan arvioitava laskutuspäivämäärä, jolloin tiedot nousevat rahoitusennusteelle. Laskutusluvan voi antaa suoraan ohjelmaan, josta lasku lähtee eteenpäin ilman erillistä muodostusta tai käsittelyä.
Tilitoimistossa hyödynnetään Adminetin osatuloutusautomatiikkaa ja työntekijöiden järjestelmään kirjaamat tunnit ovat suoraan palkanlaskijan käytettävissä tapahtumarivitasolla.
Johdon ei tarvitse pyytää erikseen raportteja, vaan he voivat tarkastella niitä aina halutessaan omilla tunnuksillaan. Myös rahoitusennuste päivittyy reaaliajassa ja jälkilaskenta muodostuu osana prosessia. Analysointi tehdään heti projektin päätyttyä ja tietoja hyödynnetään seuraavassa laskennassa.
Projektin aikana on todettu, että suunnitelmat pitävät ja voidaan samalla keskittyä uusasiakashankintaan. Tätä varten aktivoidaan käyttöön myös asiakkuudenhallintaosio ja määritellään sen sisältö vastaamaan yrityksen tarpeita.
Arjen rutiinien soljuessa sulavasti taustalla, voidaan yrityksessä nyt keskittyä oikeisiin asioihin.
Tässä vaiheessa tuskin on tarpeellista kertoa, kuinka paljon aikaa ja kustannuksia tarinan yritys säästi keskittymällä yhden kokonaisjärjestelmän mahdollistamaan ydintoimintaansa manuaalisten työvaiheiden sijaan.
Tarjousvaihe käsitellään ohjelmassa asiakkaan kustannus- ja työhinnoilla. Saatu projekti perustetaan ja hyödynnetään budjetissa tarjouslaskennan tietoja. Hankinnassa hyödynnetään ohjelmassa tarjousvaiheessa valittuja materiaaleja ja ostotarpeista aikataulutetaan ostotilaukset. Paremmalla ostojen hallinnalla saadaan projektiin läpinäkyvyyttä.
Tuotannon vaiheet seurataan tuotannonohjauksella, josta projektin vastuuhenkilö näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa valmistus on menossa ja mitä vaiheita on jo tehtynä. Tarkistuspöytäkirjat täytetään suoraan ohjelmistoon ja ne löytyvät työn alta.
Maksuerät käsitellään ohjelmistossa projektihenkilön toimesta. Huolehditaan arvioitava laskutuspäivämäärä, jolloin tiedot nousevat rahoitusennusteelle. Laskutusluvan voi antaa suoraan ohjelmaan, josta lasku lähtee eteenpäin ilman erillistä muodostusta tai käsittelyä.
Tilitoimistossa hyödynnetään Adminetin osatuloutusautomatiikkaa ja työntekijöiden järjestelmään kirjaamat tunnit ovat suoraan palkanlaskijan käytettävissä tapahtumarivitasolla.
Johdon ei tarvitse pyytää erikseen raportteja, vaan he voivat tarkastella niitä aina halutessaan omilla tunnuksillaan. Myös rahoitusennuste päivittyy reaaliajassa ja jälkilaskenta muodostuu osana prosessia. Analysointi tehdään heti projektin päätyttyä ja tietoja hyödynnetään seuraavassa laskennassa.
Projektin aikana on todettu, että suunnitelmat pitävät ja voidaan samalla keskittyä uusasiakashankintaan. Tätä varten aktivoidaan käyttöön myös asiakkuudenhallintaosio ja määritellään sen sisältö vastaamaan yrityksen tarpeita.
Arjen rutiinien soljuessa sulavasti taustalla, voidaan yrityksessä nyt keskittyä oikeisiin asioihin.
Tässä vaiheessa tuskin on tarpeellista kertoa, kuinka paljon aikaa ja kustannuksia tarinan yritys säästi keskittymällä yhden kokonaisjärjestelmän mahdollistamaan ydintoimintaansa manuaalisten työvaiheiden sijaan.
-----
Anna-Maija Ijäs
Anna-Maija toimii Admicomilla teollisuuden myyntipäällikkönä. Vahva asiantuntemus on syntynyt sekä taloushallinnon koulutuksen että työkokemuksen kautta. Takana on 15 vuoden työkokemus ohjelmistojen parista, kouluttamisesta ja vastuutehtävistä, joten yritysten liiketoiminta ja niihin liittyvät haasteet ovat Anna-Maijalle tuttuja.
-----
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
 |
BI ja raportointi |
 |
Hankinta |
 |
Projektinhallinta |
 |
Taloushallinto |
 |
Toiminnanohjaus ERP |
 |
Tuotanto |
 |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
 |
Mobiilikehitys |
 |
Ohjelmistokehitys |
 |
Pilvipalvelut / SaaS |
Toimialakokemus
 |
Valmistava teollisuus |
Tarjonnan tyyppi
 |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Adminet
tuotantotilaukset
kokoonpanoteollisuus
konepajateollisuus
Teollisuuden digitalisaatio
Metalliteollisuus
teräs- ja metalliteollisuus
Projektiliiketoiminta
prosessien automatisoiminen
prosessien automatisointi
taloushallinnon automatisoidut prosessit
automatiikka
automatisointi
taloushallinnon prosessien automatisointi
työajanseuranta
reaaliaikainen kirjanpito
sähköinen kirjanpito
kirjanpito-ohjelma
Kokonaisratkaisut
Kokonaisjärjestelmä
kokonaistehokkuus
ostojen seuranta
liiketoimintaprossien tehostaminen
prosessien tehostaminen
toiminnan tehostaminen
tehostaminen
tuotannonohjaus
Tuotannonohjausjärjestelmä
tuotannonsuunnittelu
tuotannon suunnittelu
tuotannon johtaminen
tuotannon valvonta
tuotannon ohjaus
tiedonhallinta
Dokumenttien hallinta
dokumenttienhallinta
laskutus
Laskutusohjelma
laskutusprosessi
ostotarpeet
jälkilaskenta
rahoitusennuste
Admicom - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Premium-profiilia ei ole aktivoitu. Aktivoi premium-profiili näyttääksesi tässä lisäämäsi 1 asiantuntijaa.
Admicom - Muita referenssejä
Tilaaja suosittelee!
Admicom - Muita bloggauksia
Löydä sopivimmat it- ja ohjelmistoyritykset liiketoiminnan kehityskumppaneiksi
-
Microsoft
-
SAP
-
IBM
-
Toiminnanohjaus ERP
-
HR
-
Markkinointi
-
Taloushallinto
-
Tuotekehitys ja suunnittelu
-
BI ja raportointi
-
Pilvipalvelut / SaaS
-
Integraatiot
-
Ohjelmistokehitys
-
Webkehitys
-
Mobiilikehitys
-
Paikkatieto GIS
-
Tietoturva
-
Verkkokaupparatkaisut
-
Asiakkuudenhallinta CRM
-
Käyttöliittymäsuunnittelu
-
IoT
-
WordPress
-
Drupal
-
Salesforce
-
Amazon Web Services
-
PHP
-
Javascript
-
React
-
Lisätty todellisuus ja VR
-
Tekoäly (AI) ja koneoppiminen
ite wikin yrityshaku »It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - IT BUSINESS PARTNERING DIRECTOR
- Laura - Data Engineer
- Laura - Datainsinööri, tietohallinto
- Laura - Ohjaaja media- ja it-tiimi / oppisopimus
- Laura - Kesätyöpaikat IT-ala
- Frends iPaaS - Technical Community Manager
- Druid Oy - Myyjä - hunter-henkinen tekijä, joka saa tuloksia aikaiseksi!
Kaikki it-alan työpaikat »Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Codemate - Kestävää kasvua sovelluskehityksen transformaatiolla
- Maxtech - Muonion kunta modernisoi työajanseurantansa Maxtechin järjestelmällä
- Identio Oy - Identio x Svenska litteratursällskapet i Finland - Täsmäosaamista modernin sisällönhallintajärjestelmän kehittämiseen
- Hellon - Redefining Digital Insurance for Vodafone
- Agenda Digital - Fican.fi WordPress-verkkosivut
- Red & Blue Oy - Taivalkosken uusi saavutettava ja erottuva verkkopalvelu
- Hion Digital Oy - Vauvan ja vanhemman matkassa – Verkkosovellus, jonka sisältö mukautuu elämäntilanteeseen
ite wikin referenssihaku »Tapahtumat & webinaarit
- 15.01.2025 - Datavastuullisuuden valmennus: hanki valmiudet vastuulliseen datan ja tekoälyn hyödyntämiseen
- 15.01.2025 - SaaS-klubi: Myyntivetoinen kasvu
- 23.01.2025 - Generatiivisen tekoälyn hyödyt liiketoimintajohtajalle
- 29.01.2025 - Modern toolchain and AI breakfast seminar with Eficode, AWS and HashiCorp
- 30.01.2025 - Suuri Rahoitusilta
Kaikki it-alan tapahtumat »Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Codemate - Tietoturvaa ja Hollywoodia: Vesse Saastamoinen yhdistää intohimonsa Codematella
- Codemate - Hannun polku IT-yrittäjyydestä Codematelle
- Codemate - UX-suunnittelija Tiina Nykänen ajautui tietämättään unelma-ammattiinsa
- Codemate - Jukka-Pekka eteni Codematella mobiilidevaajasta tiiminvetäjäksi
- Maxtech - Avainta TES -muutokset ja niiden hallinta: Näin Maxtech voi auttaa
- Vetonaula Oy - Windows 10:n tuen päättyminen: mitä yrityksesi tulisi tietää?
- SC Software Oy - Koodia ihmiseltä ihmiselle jo 10 vuotta
ite wikin julkaisuhaku »
|
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |
