Sähköinen ovenavaus on kuntien ja kaupunkien käyttöön räätälöity lukitusjärjestelmä. Vuonna 2018 Oulun kaupunki investoi avaimettomaan ovenavaukseen helpottaakseen haasteellista avainten käsittelyä Oulun kotihoidossa. Palvelun avulla fyysiset avaimet noin 90 prosentissa käyntikohteita korvattiin mobiilisovelluksen digitaalisilla avaimilla. 

Oulun Kotihoito on jaettu hyvinvointikeskuksiin, joihin liittyy avoterveydenhuolto, tietyiltä osin sosiaalipalvelut sekä kotihoito. Kaupungin viisi hyvinvointikeskusta organisoivat alueittain kotihoidon palvelut. Vaihtelevan kokoiset tiimit hoitavat kanta-Oulun sekä pitkien matkojen päässä olevia kotihoidon asiakkaita. Henkilökunnan kuljettavaksi määräytyvät pitkät välimatkat lisäävät kotihoidon haasteita, kun toimistolta asiakkaan luo on matkaa jopa 60 kilometriä.

Liian usein kotihoidon henkilökunta odotti kollegalta asiakkaan avaimia, kun asiakaskäynnit eri vuorokauden aikoina suoritettiin eri hoitajien toimesta, ja asiakkaan kotiin oli käytössä vain yksi avain. Näissä tilanteissa henkilökunta joutui selvittämään, missä kohtaa matkaa avaintenvaihto sujuisi parhaiten sekä sopimaan avaintenvaihdosta ja vaihtamaan avaimet sovitussa paikassa kollegan kanssa ennen työvuoronvaihtoja. Ajankäytön optimointiin ei ollut mahdollisuuksia.

Syksyllä 2018 Oulun kotihoito aloitti mittavan projektin, kun Sähköisen ovenavauksen käyttöönotto aloitettiin. Seuraavan vuoden aikana 1300 lukkoa asennettiin kotihoidon asiakkaiden oviin, ja 400 henkilöstä koostuva kotihoidonhenkilöstö otti asteittain käyttöön arkea sujuvoittavan ratkaisun. Oulun kotihoidon tavoite oli vähentää avainten käsittelyyn kulunutta aikaa ja siten lisätä asiakasaikaa.

Nyt kotihoidon henkilökunta käy asiakaskäynneillä mobiilisovelluksen ja kotihoidon asiakkaiden oveen asennetun lukkomoduulin avulla. Fyysisiä avaimia ei enää tarvita. Tämä tuo merkittävää ajansäästöä ja mahdollistaa joustavamman työtavan. Samalla Oulun kotihoidon arjen hahmottaminen helpottui, koska lukkojen taustajärjestelmästä voidaan tarkastaa, milloin tietyllä lukolla on käyty, ja kuka vierailun suoritti.

”Henkilökunnan palaute on ollut todella positiivista. Nyt heidän ei enää tarvitse odottaa iltatyöntekijää eikä avaintenvaihtoja tehdä matkan varrella. Avaimet kulkevat mukana mobiilisovelluksessa. Tämä ratkaisu on otettu kotihoidon työntekijöiden työtä helpottamaan. Varahenkilöstö hyötyy tästä erityisen paljon. He kulkevat ympäri Oulua ja voivat olla eri päivinä eri kotihoidon yksikössä”, toteaa tyytyväinen Oulun kaupungin hyvinvointipalveluiden kehittämiskoordinaattori Sirpa Saarela.

Teknologian avulla ratkaistaan tulevaisuuden haasteita

Sähköinen ovenavaus -ratkaisun käyttöönoton jälkeen kotihoidon arkeen on tullut enemmän joustavuutta. Sähköinen ovenavaus on räätälöity palvelukokonaisuus, jossa kotihoito vuokraa lukkoja tarpeen mukaan. Palvelu sisältää lukkojen asennuksen, käyttöönoton sekä poiston tarvittaessa. Ratkaisun käyttö ja laajennus on tehty mahdollisimman huolettomaksi.

”Asennusprosessi meni hyvin. Koko projektiin meni noin vuosi. Otimme yhden kotihoidon alueen pilotiksi, jossa teimme ensimmäiset asennukset. Tämän jälkeen lähdimme laajentamaan asennuksia koko kaupunkiin”, kuvailee Sirpa Saarela projektin kulkua.

Tulokset puhuvat puolestaan:

• Selkeää ajansäästöä. Avainten noutaminen ja luovuttaminen jää pois.
• Turvallisempi avaintenkäsittely. Digitaalisen avaimen käyttö voidaan estää, mikäli Sähköiseen ovenavaukseen käytetty matkapuhelin katoaa.
• Tyytyväisempi henkilöstö. Keskittyminen hoitotyöhön avainten vaihtoprosessin poistuessa
• Sujuvampi työarki. Yllättävätkin käynnit voidaan suorittaa jouhevasti.
• Joustavampi henkilöstösuunnittelu. Varahenkilöstön käyttö helpompaa, kun heille saa avaimet nopeasti aktivoitua etäältä.
• Helposti laajennettavissa. Asiakasmäärien kasvaessa palvelua on helppo laajentaa lisäämällä lukkojen määrää.

Ikäihmisten määrän kasvaessa kunnat joutuvat harkitsemaan uusia palvelumalleja. Oulun kotihoito näkee teknologian aktiivisen ja oikein kohdennetun hyödyntämisen keinona, jonka avulla tulevaisuuden tarpeisiin voidaan vastata.

”Asiakasmäärät kasvavat yleisellä tasolla, joten tarve teknologian tuomalle avulle kasvaa”, selventää Saarela. ”Ensisijainen palvelu tullaan tarjoamaan tulevaisuudessa etäkotihoidon kautta teknologian mahdollistamin keinoin. Fyysinen kotihoito tarjotaan, kun läsnäpalvelun tarve on perusteltua.”

Sähköisen ovenavauksen suosio kotihoidossa on huimassa kasvussa, ja yli 35 kuntaa on valinnut ratkaisun sujuvoittamaan kotihoidon arkea. Palvelulla tehdään vuosittain lähes 10 miljoonaa mobiiliavausta tukien kotihoitajien työn joustavuutta ja dynaamista kulkua 10 000 kotihoidon asiakkaan luo.