Sastamala päätti ulkoistaa ICT-palvelunsa Kuntien Tieralle alkuvuodesta 2021 ja muutosprojekti saatiin valmiiksi syyskuun lopussa. Henkilöstöstä tuli tieralaisia, jolloin he saivat pitää työnsä ja osaaminen säilyi Sastamalassa, kun taas kaupunki sai lisää vakautta ja enemmän resursseja ICT-palveluiden tuottamiseen. Kaupungissa uudistettiin kerralla kaikki mahdollinen, sillä kunta otti käyttöön kaikki Tieran palvelut aina sovelluspalveluita myöten.

Ennen fuusiota Sastamalan Tukipalvelut Oy vastasi Sastamalan ICT-palveluista. Tietotekniikka ja järjestelmät vanhenevat säännöllisesti ja miettiessään seuraavaa parasta keinoa tuottaa Sastamalan ICT-palvelut kaupungissa todettiin, että Tieran kanssa yhdistymisessä on huomattavia etuja. Muina vaihtoehtoina pöydällä olivat muun muassa isäntäkaupunkimalli, oman toiminnan kehittäminen sekä fuusiot muiden toimijoiden kanssa.

Polku Tieraan -konsepti vakuutti Sastamalan tukipalvelut fuusioitumaan Tieran kanssa. He olivat nähneet, että se on hyvin toiminut ratkaisu työntekijöiden ja omistajien kannalta. Lisäksi yhtiössä laskettiin, että Tieran kanssa yhdistyminen lisää vakautta ja varmuutta tulevasta ja on kunnalle kustannusneutraali tapa tuottaa palvelut. Kun kaikilla vielä säilyy työpaikka ja edut, päätös oli valmis tehtäväksi.

Osaaminen säilyy ja kehittyy Sastamalassa

Sastamalan Tukipalveluiden fuusioituminen Tieran kanssa on molempien osapuolten mielestä hyvin onnistunut projekti. Tiera sai osaavaa henkilökuntaa, joka jo valmiiksi tuntee Sastamalan kunnan toimintamallit, ja Sastamalan tukipalveluiden työntekijät pääsevät kehittämään osaamistaan osana suurempaa organisaatiota. Sastamalan kunnalle tämä taas oli taloudellisesti ja toiminnan tulevaisuutta ajatellen järkevä ja oikein ajoitettu muutos.

–Erittäin hieno porukkahan meille sieltä siirtyi, kaikki oikein timanttisia yksilöitä. Tämä oli poikkeuksellisen mukava ulkoistusprojekti ensisijaisesti siksi, kun siirtyvä porukka oli niin hyvä, Tieran Tomi Tikka muistelee ulkoistusprojektia.

Strategisesti ajoitettu päätös

Sastamalan Tukipalvelut Oy:n entisen toimitusjohtajan Matti Turusen mukaan fuusio oli myös strateginen päätös siinä mielessä, että aiemmin monet asiat kulminoituivat yksittäisten osaajien harteille ja se nosti kunnan henkilöstöriskiä olennaisesti.

–Kun lähdettiin työntekijöiden vuosittaisille virkistyspäiville bussilla koko porukka, niin välillä tuli mieleen, että kun tämä bussi tästä menee oikein kunnolla ojaan, niin kaupunki ei siitä hetkessä tokene eikä kukaan enää tiedä, miten kaupungin järjestelmät toimivat, Turunen avaa päätöksen taustalla olleita riskiskenaarioita.

Fuusion tavoitteena oli saada Sastamalan ICT-palvelut leveämmille harteille, mikä samalla kasvattaa käytössä olevia resursseja ja pienentää edellä kuvatun kaltaisia henkilöstöriskejä, kun osaaminen jakaantuu laajemmalle joukolle. Uudistuksen myötä myös tulevaa hyvinvointialuetta voidaan palvella paremmin Sastamalan kaupungin lisäksi. Sastamalassa uskotaan, että ICT-asiat ovat nyt hyvällä perustalla ainakin seuraavan vuosikymmenen ajaksi.

–Vanhat tekijät ja hiljainen tieto ei tässä kadonnut mihinkään. Itse olen todella onnellinen siitä, että koko henkilöstö saatiin mukana ja koko porukka siirtyi Tieralle ja he ovat löytäneet täältä ilmeisen hyvät henkilökohtaiset lokerot ja tehtävät. Siinä mielessä myös vanha osaaminen on olemassa ja vastaukset löytyvät, Turunen kertoo.

Ulkoistusten ajankohta mietittiin Sastamalassa hyvin, sillä kaikki oli vielä kunnossa ja toimi hyvin. Monet laitteet ja järjestelmät ovat kuitenkin tulossa lähivuosina tiensä päähän, jolloin ne on vaihdettava uudempiin. Nyt uudistuksia päästään tekemään oikea-aikaisesti osana suurempaa organisaatiota eivätkä kunnan toimintaedellytykset ehdi päästä heikolle tolalle ennen ulkoistamista. Näin kunnalla on koko ajan parhaat edellytykset tuottaa laadukkaita palveluita, ja järjestelmiä päästään modernisoimaan suuren toimijan kanssa jo ennen kuin ne vanhenevat.