Palkanlaskenta on yksi yrityksen kriittisimmistä toiminnoista. Palkanmaksun onnistumisen kannalta on olennaista, että yritys varautuu palkka-asiantuntijoiden poissaoloihin etukäteen eikä vasta sitten, kun tilanne on päällä. 

Monissa pienissä yrityksissä kirjanpitäjä saattaa hoitaa kaiken palkkoihin liittyvän muun työnsä ohella. Hieman suuremmissa, alle tuhat henkilöä työllistävissä yrityksissä, palkanlaskenta on usein muutaman henkilön vastuulla.

Palkanlaskennan tehokkuus ja tarkkuus vaikuttavat suoraan yrityksen henkilöstön työtyytyväisyyteen, maineeseen ja yleiseen liiketoiminnan sujuvuuteen. Jos palkanlaskenta- ja maksuprosessi ovat yrityksessä yhden tai kahden ihmisen vastuulla, toiminta on haavoittuvaista. Silloin ennakointi on erityisen tärkeää.

– Ohut resursointi voi aiheuttaa yrityksessä haasteita, sillä sujuva palkanlaskenta edellyttää, että sitä hoitavilla henkilöillä on erityisosaamista ja että he ovat ajan tasalla esimerkiksi lakimuutoksista, SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula kertoo.

Palkanlaskenta ei nimittäin ole yksinkertainen prosessi. Palkkojen laskemisen ja maksamisen lisäksi siihen lukeutuvat usein muun muassa palkkamateriaalin sisäänajot, manuaaliset tallennukset, tarkastukset ja raportointi.

– Palkka-asiantuntijan tehtävä on vaativa ja kriittinen yrityksen operatiivisen toiminnan kannalta. Jos ei ole tietoa, kuka jeesaa, jos palkka-asiantuntija sairastuu, voi tilanne kuormittaa henkisesti yllättävän paljon, Hannula huomauttaa. 

Ennakoiva johtaminen tärkeää

Palkanlaskennan ennakoivaan toimintaan kuuluu esimerkiksi palkka-asiantuntijoiden työhyvinvoinnista huolehtiminen, mikä ehkäisee työuupumusta.

– Henkilöstöjohtamisessa keskeistä on luoda sellaiset olosuhteet, että kukaan ei uuvu. Tämä edistää jaksamista ja vähentää poissaoloja. On myös olennaista huolehtia lomista, SD Worxin Delivery Manager Maija Heiniö muistuttaa.

Vaikka yritys tekisi parhaansa, sairaustapaukset ja muut odottamattomat poissaolot eivät ole ennakoitavissa. Yrityksen onkin oltava varautunut myös haasteisiin, joita palkka-asiantuntijan pitkäaikainen poissaolo voi aiheuttaa.

Lyhyeen poissaoloon sijainen yrityksen sisältä

Palkka-asiantuntijan lyhytaikaisen poissaolon kuten vaikkapa flunssan kohdalla yrityksessä tulisi aina olla sijainen, Heiniö korostaa.

– Yrityksellä tulee olla valmiina toinen henkilö hoitamaan palkka-asiantuntijan lyhytaikaista sijaisuutta. On syytä tietää, kuka sijaistaa näissä tehtävissä, ja prosessien on oltava kunnossa ja dokumentoituna. 

Palkanlaskennan tehtäviä olisi kuitenkin hyvä hoitaa päivittäin, jotta työhön syntyy rutiini ja sen hallitsee. Muuten mahdollisuus virheisiin kasvaa ja niiden korjaaminen vaatii paljon työtä.

– Jos jotain menee pieleen, on aikamoinen suo selvittää sitä. On parempi tehdä asiat kerralla oikein. Jokaisessa yrityksessä on löydettävä tähän ratkaisu, onhan palkanlaskenta yritykselle välttämätön toiminto, Petteri Hannula toteaa.

– Prosessit ja aikataulut on oltava kirjattuna ja sijaistussuunnitelmat tehtynä. Silloin tiedetään kuka sijaistaa, missä tilanteessa ja mikä on sijaisen osaamistaso. Jos nämä asiat eivät ole vielä kunnossa, on syytä miettiä, mitä niille tehdään. Tämä ei koske vain palkanlaskentaa, vaan liittyy koko HR-prosessiin.

Vuokrapalkanlaskija avuksi pitkäaikaisen poissaolon kohdalla

Yrityksen omien palkka-asiantuntijoiden työllistämiseen liittyy aina piilokuluja. Henkilöstökuluja ei muodostu vain palkasta ja sen sivukuluista vaan menoeriin kannattaa laskea myös esimerkiksi järjestelmät, muut työkalut, laitteet sekä henkilön osaamisen kehittäminen. 

Jos yrityksen palkka-asiantuntija joutuu olemaan pitkään poissa työstään, voi vuokrapalkanlaskija tulla apuun.

– Vuokrapalkanlaskija on toimiva palvelu oman palkka-asiantuntijan pitkäaikaisen poissaolon kohdalla. Se tarkoittaa, että tuotamme yritykselle sen prosessien mukaisesti palkanlaskentaa tyypillisesti muutamana päivänä kuukaudessa tai jopa täysiaikaisesti, riippuen asiakkaan tarpeista, Maija Heiniö kertoo.

Ulkoistettu palkkapalvelu poistaa stressin

Jatkuva ulkoistettu palkanlaskentapalvelu on toisenlainen ratkaisu palkanlaskennan tarpeisiin. Se tarkoittaa, että yritys antaa koko palkanlaskennan ulkopuolisen palveluntarjoajan vastuulle.

Ulkoistettu palkanlaskenta on järkevä vaihtoehto etenkin 20–1000 hengen yrityksille, joilla ei ole palkka-asiantuntijatiimiä vaan laskenta on yhden tai parhaimmillaankin kahden henkilön vastuulla. Tällöin yrityksen ei tarvitse huolehtia palkanlaskennasta itse, vaan ulkoistuskumppanin ammattilaiset hoitavat sen.

– Ulkoinen palkanlaskentapalvelu poistaa palkanlaskentaan liittyvät huolet ja stressin. Kun on sopimus palkanlaskennan ulkoistamisesta, yrityksessä voidaan olla varmoja, että palkanlaskenta hoituu ajallaan ja laadukkaasti, Heiniö sanoo.

Ulkoistettua palkanlaskentapalvelua tarjoavalla kumppanilla on oltava asiantuntemusta, erityisosaamista sekä parhaat työkalut ja ohjelmistot. Tämä kaikki tehostaa palkanlaskentaprosessia ja parantaa tietoturvaa. Ulkoistus myös säästää aikaa, kun yritys voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. 

Ulkoisen kumppanin vahvuus on erikoistunut tiimi

Alle tuhat henkilöä työllistävissä organisaatioissa ei yleensä ole kannattavaa pitää pelkästään palkanlaskentaan keskittynyttä tiimiä, sillä oman tiimin erikoisosaamisen ylläpitäminen voi osoittautua haasteeksi. Ulkoistetun palkanlaskentapalvelun tärkein hyöty onkin aiheeseen erikoistunut tiimi.

– Alaan erikoistuneessa yrityksessä palkanlaskenta ja HR ovat ydinosaamista. Asiakkaidemme palkanlaskenta sujuu aina ajallaan ja laadukkaasti. Tarvittaessa asiantuntijamme saavat apua toisiltaan, Maija Heiniö kertoo.

– Kun yrityksessä tehdään päätöksiä palkanlaskennan resursoinnista, on hyvä arvioida lähtötilanne, resurssit ja taloudelliset mahdollisuudet realistisesti, Petteri Hannula muistuttaa.

Joka tapauksessa on aina tärkeää varmistaa, että palkanlaskentaan liittyvät prosessit ovat kunnossa. Silloin henkilöstö saa palkkansa ajoissa ja oikein maksettuna, vaikka palkanlaskentaa hoitava henkilö joutuisi olemaan poissa työstään.

Huomioi nämä, kun varaudut palkka-asiantuntijan poissaoloon

1. Sijaisjärjestelyt

Yrityksen on tiedettävä, kuka voi toimia palkka-asiantuntijan sijaisena. Sijaisen tulee olla perehtynyt palkanlaskentaan. Säännöllinen rutiini palkanlaskentaprosessiin on tarpeen.

2. Prosessit ja asianmukaiset tehtävänkuvaukset

Prosessit ja tehtävänkuvaukset on oltava kunnossa. Tämä koskee myös HR-prosessia. Kun työtehtävät ja prosessit on dokumentoitu selkeästi, toisen henkilön on helpompi ottaa vastuu. Näin kaikki ei ole yhden henkilön takana. Jos prosessit eivät ole kunnossa, kannattaa tehdä prosessikartoitus, jossa arvioidaan nykyistä prosessia ja sen haasteita. Samalla voidaan laatia työohjeet mahdollisia poissaolotilanteita varten. 

3. Kalenteri

On olennaista, että sijainen tai vuokrapalkka-asiantuntija tietää, mitä tehtäviä tulee hoitaa ja milloin. Kalenterin ylläpitäminen ja aikataulujen selkeyttäminen auttavat tässä.