Alle 100 hengen yrityksessä ei välttämättä ole vielä työntekijää HR-tittelillä, mutta se ei tarkoita etteikö henkilöstöhallintoa silti tehtäisi. Yleensä tähän liittyvä työ vain putoaa toimitusjohtajan, COO:n taikka toimiston admin-henkilön pöydälle.

Pienemmässäkin yrityksessä on yllättävän paljon hanskattavaksi. Jututimme muutaman PK-yrityksen henkilöstöhallinnosta vastaavaa ja kysyimme millaisia haasteita he ovat kohdanneet.

Jos tunnistat jonkin näistä haasteista teilläkin, lue alta ratkaisuehdotuksemme.

#1 Henkilöstötiedot ovat hajallaan useassa eri paikassa

#2 Lomasuunnittelu on sekava rumba

#3 Uusien työntekijöiden rekrytointi on hidasta ja aikaavievää

#4 Tehokas raportointi on haastavaa

#5 Työntekijöiden vaihtuvuus harmittaa

#1 Henkilöstötiedot ovat hajallaan useassa eri paikassa ja niiden hyödyntäminen sekä päivittäminen on työlästä

“Meillä ei vielä viime vuonna ollut minkäänlaista exceliä. Esihenkilöt tiesivät omat ihmisensä ja heidän tiedot, mutta näitä ei oltu keskitetysti koottu minnekään.”

Selkeästi suurin haaste PK-yrityksen henkilöstöhallinnossa on henkilöstötietojen hallinta: mm. työntekijöiden osoitteita, syntymäpäiviä ja puhelinnumeroita tarvitaan eri yhteyksissä ja ne täytyy olla jossain tallessa.

Tyypillisesti tieto asuu useissa eri tiedostoissa, kuten exceleissä. Esimerkiksi osoitteet, työsuhteiden kestot ja tilinumerot löytyvät eri paikoista.

Kun jotain tietoa sitten tarvitaan, alkaa mylläkkä, jossa kaivetaan mistä tieto löytyisi, kenen takaa ja onko se vielä ajantasaista. Kaikista pahimmassa painajaistilanteessa sama tieto asuu useammassa eri paikassa, ja tuorein tieto on muistettu päivittää vain osaan dokumenteista.

Vinkki: >> Onko teilläkin tiedot hajallaan? Lataa valmis excel-pohja, jossa voit säilyttää kaikki tärkeimmät henkilöstötiedot kootusti.

 >> Muista myös viestiä työntekijöille kenelle tai mihin heidän täytyy ilmoittaa tietojen muutoksesta. Huomaa, että jos tietoja täytyy ilmoittaa moneen eri paikkaan, eksyy se helposti väärään osoitteeseen.

#2 Lomasuunnittelu on sekava rumba joka vie useita tunteja aikaa

“Lomaexcelin pyörittäminen on hirveä sotku. Olisi järkevämpää, jos jokainen työntekijä voisi itse syöttää toiveet järjestelmään ja sieltä tulisi meille lista ulos. Kaikista parasta olisi, että työntekijät pääsisivät itse katsomaan näitä. Se lisää työntekijöillekin hommaa, että näitä pitää erikseen kysellä.” 

Kuten jokainen esihenkilö varmasti tietää, lomien suunnittelu manuaalisesti on todella tuskainen ja monivaiheinen prosessi.

Yleensä:

1. Kertyneet lomapäivät pyydetään erikseen palkanlaskennasta.
2. Lomapäivät ilmoitetaan työntekijöille.
3. Lomatoiveiden esittämiseen työstetään pohja, esimerkiksi exceliin. 
4. Työntekijät lisäävät toiveensa pohjaan.
5. Tyypillisesti työntekijöillä herää tässä kohtaa kysymyksiä mm. lomien määräytymisistä.
6. Esihenkilö vertailee työntekijöiden lomatoiveita keskenään, katsoo missä kohtaa on liikaa päällekkäisyyksiä, sumplii näitä työntekijöiden kanssa, ja tarkistaa että lomatoiveet on esitetty oikein.
7. Lomat vahvistetaan.

Tämä kaikki vie hurjia määriä aikaa, eikä siitä nauti kukaan. Excelin tihrustaminen ja täyttäminen on työlästä sekä esihenkilölle että työntekijöille.

Vinkki:>> Lomasuunnittelu kannattaa siirtää suosiolla muualle kuin exceliin tai paperille. Lue tarkemmin miksi lomasuunnittelua ei kannattaisi tehdä excelissä, ja mihin se kannattaa sen sijaan siirtää.

#3 Uusien työntekijöiden rekrytointi on hidasta ja aikaavievää

“Rekrytointi on ehdottomasti isoin haaste meille, koska volyymi on meidän kokoiseen firmaan nähden iso. Se vie aikaa ja siinä on paljon ihmisiä mukana. Meillä ei ole dedikoitua rekrytoijaa tai HR-ihmistä, joten eri tiimit hoitavat näitä itsenäisesti.”

Nopeasti kasvavassa yrityksessä rekrytointi on yksi suurimmista päänvaivoista. Sopivan osaajan löytäminen ei ole aina helppoa, ja usein se vaatii useamman ihmisen panosta. Kun talossa ei ole erillistä rekrytoijaa, rekryilmoitusten kirjoittaminen, jakelu, suorakontaktointi, haastattelut ja työnäytteiden arvioinnit putoavat tyypillisesti esihenkilöiden pöydälle kaiken muun työn ohella.

Rekrytoinnin pitäisi kuitenkin olla mahdollisimman sujuvaa: kun kasvu ja rekrytointi ovat synkassa keskenään, työntekijöiden työkuormat pysyvät hallinnassa. Mutta jos oikean osaajan löytämisessä kestää, alkaa se näkymään työntekijöillä ylityötunteita ja heikentyvänä työhyvinvointina.

Vinkki:>> Varmista, että rekrytointiin on olemassa selkeä prosessi, jota kaikki noudattavat. Valmiiden pohjien luominen ilmoituksiin, rekryprosessiin selkeiden vaiheiden päättäminen, sekä hakemusten säilyttäminen hallitusti maksavat itsensä takaisin tulevaisuudessa.

#4 Tehokas raportointi on haastavaa

“Olisi ihana nähdä syy-seuraussuhteita ja kyetä seuraamaan mikä kaikki korreloi minkäkin kanssa. Esimerkiksi kuinka hyvin tyytyväisyys perehdytykseen vaikuttaa siihen, kauanko työntekijät meillä viihtyvät.”

Kun henkilöstötiedot asuvat erillisissä tiedostoissa, raportointi on käytännössä mahdotonta, tai ainakin erittäin manuaalista. Tietyt metriikat on pakko kaivaa käsin ja koota yhteen. Usein yrityksessä havahdutaan vasta vuosien jälkeen siihen, että kukaan ei ole pitänyt säännöllisesti kirjaa esimerkiksi työsuhteiden kestosta taikka työntekijöiden määrästä.

Kun tällaista historiatietoa sitten tarvitaan esimerkiksi vertailudataksi, on sen käsin kaivaminen iso homma.

Vinkki: >> Valitse kuukausittaiset metriikat, joita haluatte seurata. Näitä voi olla esimerkiksi työntekijöiden määrä, työsuhteen kesto, sairauspoissaolot, työntekijöiden keski-ikä, sukupuolijakauma, tehdyt rekrytoinnit, irtisanoutuneiden työntekijöiden määrä ja koeajalla lähteneiden määrä. Mieti mistä kaikesta on teille pitkällä tähtäimellä hyötyä.

>> Haluatko pistää HR-raportoinnin tiptop-kuntoon? Lue täältä, miten raportointia kannattaa lähteä rakentamaan

#5 Työntekijöiden vaihtuvuus harmittaa

“Varmasti kaikki allekirjoittaa sen, että pingispöytä toimistolla ei tuo tyytyväisyyttä. Tasainen työkuorma, mahdollisuudet oppia työssä ja töissä viihtyminen ovat ne asiat.”

Vanha, mutta paikkansapitävä klisee on se, että työntekijät ovat yrityksen tärkein voimavara. Sen vuoksi jokainen yritys toki haluaa pitää hyvistä työntekijöistä kiinni mahdollisimman pitkään. PK-yrityksessä yhdenkin työntekijän lähtö voi vaikuttaa resursointitilanteeseen voimakkaasti.

Työntekijöiden pitoon vaikuttaa erityisen paljon:

• Hyvinvointi: kun resursointi on tasaista, työntekijöiden jaksaminen ei kärsi ja työn ja vapaa-ajan tasapaino säilyy. Tässä kohtaa törmätään usein rekrytoinnin haasteisiin, kuten ylempänä jo mainittiinkin.
• Mahdollisuus kehittyä: työntekijät viihtyvät tutkitusti parhaiten paikoissa, jossa heillä on mahdollisuus kehittyä ja oppia uutta. Työnantajan haasteena onkin usein osaamispolkujen rakentaminen, seuranta ja tukeminen. Jos kehityspolut ja tiedot työntekijöiden tavoitteista ja nykyisistä osaamisista asuvat vain esihenkilöiden päässä – tai yksittäisissä dokumenteissa – jää jotain helposti huomaamatta. 

Vinkki: >> Säännölliset kehityskeskustelut ja näiden taltiointi sekä muokkaaminen työntekijöiden kehityspoluiksi osoittavat, että työntekijöiden kehitys on ykkössijalla.

Helpoin ratkaisu +30-hengen yrityksille: kevyt HR-järjestelmä

Moni näistä haasteista olisi ratkaistavissa sillä, että yrityksessä otettaisiin käyttöön HR-järjestelmä. Kun henkilöstömäärä ylittää 30, henkilöstön ja sen tietojen hallinta vie manuaalisesti jo niin paljon aikaa, että järjestelmä alkaa olla tarpeellinen.

Haasteena on se, että usein HR-järjestelmä mielletään isojen yritysten työkaluksi: kuvitellaan, että kyseessä on monimutkainen ja kallis järjestelmä, joka vaatii valtavia integraatioita.

Oikeasti yksinkertaisimmillaan HR-järjestelmää voi käyttää ihan vain henkilöstön tietojen säilömiseen ja ylläpitoon: se on paikka, johon tieto kootusti kasataan, ja johon työntekijät pääsevät sen itse päivittämään. 

Henkilöstötietojen hallinnan lisäksi HR-järjestelmän avulla hoituu tyypillisesti myös:

• Lomasuunnittelu
• Osaamisten seuranta
• Keskustelujen tallennus
• Palkankorotusten hallinta
• Raportointi
• Rekrytointi

“On paljon asioita, joita työntekijät voisivat itse katsoa ja täyttää. Tiedot olisi yhdessä paikassa, läpinäkyvästi ja ajankohtaisesti.”

Etsitkö mahdollisimman kevyttä ja kustannustehokasta HR-järjestelmää? Saima HR:ssä voit valita käyttöösi vain ne ominaisuudet, joita oikeasti tarvitset.

Tutustu Saima HR:ään