Työajanseuranta on määritelty Suomen laissa. Kuten tiedämme, totuus on kuitenkin yllättävän monessa asiantuntijaorganisaatiossa jotain aivan muuta.

Yleisesti kuultu lause onkin: “Emme seuraa työaikaa, sillä luotamme työntekijöihimme. He tekevät työt silloin kun se heille parhaiten sopii – paikasta riippumatta.”

On toki selvää, ettei asiantuntijayrityksessä työtunteja tarvitse kirjata sen varmistamiseksi, että työt tulee tehtyä; syyt työajanseurannalle ovat nykyään toisenlaiset. Vanhanaikaisen holhoamisen sijaan 2020-luvun asiantuntijaorganisaation työajanseurannassa on kyse hyvinvoinnista, työn kuormituksen seurannasta, läpinäkyvyydestä sekä tasapuolisuuden lisäämisestä. Hyvinvoiva työntekijä, joka ei kuormitu ylitöistä tai tehottomista työskentelytavoista, on sekä yksilön että yrityksen etu.

Kenties onkin syytä pohtia, että onko työajanseuranta terminä hieman vanhentunut? Vähintäänkin työajanseurannan saamaa negatiivista “kyttäysleimaa” tulisi hieman päivittää nykypäivään. Moni organisaatio jää ennakkoluulojen vuoksi paitsi työajanseurannan tuomista hyödyistä, jotka ulottuvat hyvinvoivasta henkilökunnasta aina kassaan jääviin euromääriin saakka.

Kirjoitimme aiheesta kattavan artikkelin, jotka luettuasi tiedät, kuinka työajan seurannalla voidaan konkreettisesti vaikuttaa asiantuntijaorganisaation työhyvinvointiin.

Artikkelin sisältö:

Miksi työajanseuranta kannattaa myös nykypäivän työelämässä?

Ilmaisia työtunteja ei ole olemassa – vai onko, jos työaikaa ei kirjata?

Työajanseurannan 5 konkreettista hyötyä asiantuntijayritykselle

1. Lain vaatima työaikakirjanpito toteutuu
2. Työhyvinvointi parantaa tuottavuutta
3. Työn tasapuolinen jakaantuminen
4. Henkilöstöresurssien arviointi
5. Yksi työajan ja lomien näkymä säästää aikaa

Työajanseurannan käyttöönotto asiantuntijaorganisaatiossa – näillä vinkeillä eteenpäin

Ajattelutapojen muuttaminen: työajanseurannasta hyvinvoinnin työkalu

Parhaat käytännöt juuri teille – kokonaistyöaika vai projektikohtainen seuranta?

Visma Tiima helpottaa työajanseurantaa monin tavoin

Miksi työajanseuranta kannattaa myös nykypäivän työelämässä?

Yksi toistuvasti kiivasta keskustelua herättävä teema on asiantuntijaorganisaatioiden työhyvinvointi. Mediassa ja somessa on puhuttu mm. johtajien sokeudesta työntekijöiden panostamiseen, myynnin ja markkinoinnin ammattilaisten vakavasta työuupumuksesta kärsivien määrästä ja työntekijän itsensä vastuusta työhyvinvoinnissa.

On yleisesti tiedossa, että hyvä työfiilis tuottaa myös selvää rahaa yrityksen kirstuun. Usein kuitenkin työhyvinvoinnin edistäminen ja työntekijöihin panostaminen jää sanojen tasolle – teot jäävät arjen kiireiden jalkoihin. 

Yksi konkreettinen teko kohti kestävämpää työhyvinvointia on aloittaa säännöllinen työajanseuranta – myös asiantuntijaorganisaatiossa.

Työajanseurannan puutetta perustellaan asiantuntijaorganisaatioissa usein etätöillä, epäsäännöllisillä työajoilla ja luottamukseen pohjautuvalla työkulttuurilla. 

Näkökulma on ymmärrettävä, sillä asiantuntijayrityksessä työtä voi usein tehdä silloin kun itselle sopii, eikä työaika ole tuottavuuden mittari. On myös kiistatonta, että etätyöt ja epäsäännölliset työajat ovat muuttaneet työelämää yhä itseohjautuvammaksi.

Työajanseurannalla on kuitenkin edelleen hyvin tärkeä rooli paitsi lainsäädännön puolesta, myös johtamisen ja työhyvinvoinnin näkökulmasta. 

Asiantuntijaorganisaation työajanseurannassa on kyse välittämisestä, avoimuudesta ja tasapuolisuuden lisäämisestä. Kun seuranta toimii kaikkia tahoja palvelevasti, hyötyy siitä niin työnantaja kuin työntekijä. 

Nykyaikaisille työajanseurannan työkaluille epäsäännölliset tai liukuvat työajat eivät ole seurannan este – esimerkiksi mobiilissa toimivilla sovelluksilla seuranta hoituu helposti kaikenlaisten työsuhteiden ja työaikojen kohdalla.

Lue aiheesta lisää: Näin mittaat yrityksesi terveyttä

Ilmaisia työtunteja ei ole olemassa – vai onko, jos työaikaa ei kirjata?

Jos työaikaa ei aktiivisesti seurata, häviää sekä työnantaja että työntekijä. Mietitäänpä asiaa ensin työntekijän näkökulmasta.

Lukuisissa organisaatioissa työtä tehdään paljon yli työsopimuksissa ja lainsäädännössä sovitun määrän – kaiken kukkuraksi vieläpä ilmaiseksi. Etenkin toimihenkilövoimaisissa yrityksissä pusketaan usein hiki hatussa töitä kiinteällä kuukausipalkalla iltamyöhään ja viikosta toiseen.

Otetaan esimerkiksi toimistotyöläinen, jonka kuukausipalkka on 3 000 euroa, työaika 37,5 tuntia viikossa ja laskennallinen tuntipalkka noin 20 euroa tunnissa. Yrityksessä ei ole tapana seurata liukuvaa työaikaa, eikä henkilöllä ole käytettävissään työkalua työajanseurantaan.

Työntekijä tekee pari tuntia pidempää työpäivää enemmän sääntönä kuin poikkeuksena. Tällä tavoin toimiessaan hänen laskennallinen tuntipalkkansa tippuu jo alle 16 euron.

Vuodessa kyseisen henkilön menettämiä summia tai mahdollisia palkallisia vapaapäiviä ei lasketakaan enää senteissä tai minuuteissa. Työntekijän näkökulmasta menetetyt vapaat ja ylityöpalkat ovat merkittäviä.

Data ei tunnetusti valehtele – työajanseurannassakaan

Työajanseurantaan, lomasaldoihin ja muuhun henkilöstöhallinnon dataan liittyvät haasteet ovat erityisesti pk-yrityksissä hyvin samankaltaisia toimialasta riippumatta. Toimivan HR-järjestelmän ja datan hallinnan avulla arkeen saadaan usein merkittäviä helpotuksia ja ajansäästöä. Voit lukea pk-yritysten henkilöstöhallinnon yleisimmistä haasteista ja niiden ratkaisuista lisää täältä.

On tärkeää, että ihmiset sitoutuvat työhönsä ja että tärkeät asiat saadaan hoidettua ajallaan. On myös täysin selvää, että nykypäivän hektisessä maailmassa ja vallitsevassa taloustilanteessa joudutaan joustamaan ja aika ajoin painamaan myös pitkää työpäivää. 

Tällöin pelisääntöjen tulisi olla todella selvät, ja tehdystä työstä tulisi olla kaikilla tasapuolinen mahdollisuus saada asianmukainen korvaus joko rahallisena tai vapaiden muodossa. Kun työajanseurannan tunnusluvut ovat läpinäkyvästi kaikkien osapuolten saatavilla, ei asioita voi vain painaa villaisella.

Työajanseurannan avulla työntekijä itse voi seurata sitä, ettei tee niin sanotusti ilmaista työtä. Kun työntekijä näkee omat tuntinsa, voi hän hyvällä omallatunnolla pitää mahdolliset ylityöt saldovapaina – ja huolehtia näin omasta jaksamisestaan. Lopputuloksena organisaatiolla on hyvinvoiva ja tyytyväinen työntekijä.

Haluatko aloittaa tuntiseurannan kevyesti? Lue 3+1 vinkkiä helppoon ja sujuvaan työajanseurantaan.

Työajanseurannan 5 konkreettista hyötyä asiantuntijayritykselle

Entäs sitten yrityksen näkökulma? Työajanseuranta on yksi tärkeimmistä ja läpinäkyvimmistä mittareista työhyvinvoinnin, työn kuormittavuuden ja kannattavuuden arvioimiseen. 

Kun työaikaa seurataan, esimiehet ja työntekijät itse pystyvät seuraamaan aidosti, syntyykö kuormitus ja työssä jaksamattomuus jatkuvasta ylityöstä vai esimerkiksi toimimattomista prosesseista. Näin päästään ongelmien juurisyihin kiinni ja voidaan kehittää organisaatiota oikeaan suuntaan.

Alla listattuna tärkeimmät hyödyt asiantuntijayrityksen näkökulmasta.

1. Lain vaatima työaikakirjanpito toteutuu

Ensimmäiseksi on syytä muistuttaa, että työaikalaki vaatii työnantajaa pitämään työaikakirjanpitoa ja säilyttämään sen vähintään kanneaikaan saakka. Kanneaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt. Näppärämmin työaikakirjanpidon toteuttaminen lain vaatimukset täyttyen onnistuu työajanseurantajärjestelmällä. Vismalla on useita työajanseurantajärjestelmiä, kuten esimerkiksi Tiima, jonka avulla työaikaa voi seurata reaaliaikaisesti.

2. Työhyvinvointi parantaa tuottavuutta

Työajanseurannan avulla yritys voi ennaltaehkäistä yksilöiden liiallista kuormitusta. Kun työntekijät voivat hyvin, he ovat todennäköisemmin sitoutuneempia yritykseen ja jaksavat tehdä tuottavaa työtä. Hyvinvoiva nykyinen työntekijä on aina kannattavampi sijoitus kuin jatkuva uusien rekrytoiminen.

Työajanseurannasta työntekijä näkee myös itse, mihin työaika on varsinaisesti käytetty. Teinkö arvokasta työtä? Sainko päivän tai viikon aikana suunnittelemani työtehtävät tehtyä? Istuinko “turhissa” palavereissa 30 % työajastani? Teinkö ylitöitä? Työntekijä tuntee enemmän tyytyväisyyden tunnetta, jos hän näkee konkreettisesti käyttävänsä työaikansa tärkeisiin ja arvokkaisiin asioihin.

Työajanseurantajärjestelmä Tiima helpottaa esimiesten ja HR:n työtä, sillä laissa mainittujen ylityörajojen seurantaan on asetettavissa hälytyksiä tehdyistä ylitöistä ja liukumasaldoista. Tiimaan merkatuista tunneista saa myös reaaliaikaisen raportin ja mahdollisiin jatkuviin työntekijän ylityötunteihin voi tarttua ajoissa. 

Myös työntekijä itse hyötyy Tiimasta; työajanseurantaa voi hyödyntää ylitöiden ja liukumasaldojen lisäksi oman työn jakautumiseen eri työtehtävien tai projektien välillä.

3. Työn tasapuolinen jakaantuminen

Työajanseuranta mahdollistaa töiden jakaantumisen tasaisemmin työntekijöiden sekä tiimien kesken. Esimies voi tarkastella työajanseurannan avulla tiimiläisten ajankäyttöä.

Jos hän huomaa tiimiläisen A käyttävän huomattavasti enemmän aikaa samaan työtehtävään kuin tiimiläinen B, voi hän nostaa asian keskusteluun ja etsiä keinoja työntekijän kanssa tehokkaampiin työtapoihin.

Samoin työajanseurannasta on helposti nähtävissä eri tiimien työkuorma. Jos tiimillä A on 80 % laskutettavaa työtä ja tiimillä B 50 %, kannattaa seuraava projekti myydä tiimin B kokoonpanolla.

Työtehtävien oikeudenmukaisuuden ja tasapuolisuuden mittaamisella saadaan työpaikalle myös läpinäkyvyyttä sekä luottamusta työkavereihin ja esimiehiin. Lue aiheesta lisää Duunitorin artikkelista.

4. Henkilöstöresurssien riittävyyden arviointi

Työajanseurantajärjestelmissä on usein myös näkymä työntekijöiden lomiin ja saldovapaisiin. Tästä näkymästä on hyötyä koko yritykselle ja etenkin myynnin näkökulmasta: mitä resursseja on käytössä vilkkaimpana lomakautena heinäkuussa? Entäpä, kun Antti ja Senja kysyivät molemmat lomaa pääsiäisviikolle, onko se mahdollista?

Vastaukset näihin kysymyksiin voi nähdä yhdellä silmäyksellä henkilöiden läsnäolonäkymästä ja päätöksenteko vie aikaa kaksi minuuttia – eikä esimiehenkään tarvinnut laittaa useaa eri sähköpostia ympäri yritystä selvittääkseen tilannetta.

Toinen näkökulma resursointiin liittyy ennakointiin. Kun työaika kohdistetaan tietyille tehtäville, voi johto hyvissä ajoin ennakoida oikeanlaiset tarpeet kullekin projektille. Projektikohtaisen työajanseurannan avulla nähdään reaaliaikaisesti sen hetkinen kapasiteetti ja voidaan entistä paremmin arvioida ajankäyttöä tulevien projektien osalta. 

5. Yksi työajan ja lomien näkymä säästää aikaa

Keskitetty tieto yrityksen henkilöstön työajasta ja lomista säästää eritoten HR:n aikaa. Säästetyn ajan HR voi käyttää tehokkaammin oikeisiin asioihin, eikä heidän tarvitse koota tietoa eri järjestelmistä raportointia varten. Lisäksi kun työajanseurannan ja palkanlaskennan välille on rakennettu yhteys, ei tarvita välikäsiä raporttien lähettämiseen palkanlaskentaan.Työntekijät lähettävät HR:lle usein myös kysymyksiä koskien heidän lomapäiviensä tai muiden vapaasaldojensa määrää. Kun työntekijät voivat katsoa nämä itse yhdestä järjestelmästä, säästää se sekä työntekijän että HR:n aikaa. Tiimassa voidaan kerryttää ja pitää liukumasaldojen lisäksi esimerkiksi ylityövapaita.

_{Esimerkki työntekijän vapaiden näkymästä Tiimassa.}

Työajanseurannan käyttöönotto asiantuntijaorganisaatiossa – näillä vinkeillä eteenpäin

Nykyaikaisilla ratkaisuilla työajanseuranta hoituu yksinkertaisimmillaan älypuhelimesta käsin yhdellä painalluksella aamulla – ja toisella päivän päätteeksi. Työajanseurantaa ei siis voi ainakaan enää moittia vaikeaksi tai aikaa vieväksi.

Vaikka työajanseurannan käyttöönotto itsessään on usein melko suoraviivaista ja hoituu käytännössä kätevästi vaikka mobiilisovelluksella, tarvitaan muutoksen tueksi myös osaavaa muutosjohtamista. 

Pohjatyöt kannattaa hoitaa hyvin, jotta työajanseuranta palvelee mahdollisimman hyvin niin työnantajaa kuin työntekijöitä.

Lataa ilmainen opas: Näin seuraat työaikaa asiantuntijaorganisaatiossa

Ajattelutapojen muuttaminen: työajanseurannasta hyvinvoinnin työkalu

Jotta työajanseurannan käyttöönotto onnistuu, tarvitaan muutosjohtamista HR-osaston lisäksi myös esihenkilöiden ja johdon puolelta. 

Vaikka työaikalaki on yksinään hyvä peruste työajan seuraamiselle, kannattaa henkilöstön sitouttamiseen asiassa panostaa.

Työajanseurannan hyödyt työhyvinvoinnin ja työn kuormittavuuden seurannan näkökulmasta tulee viestiä selkeästi ja ymmärrettävästi koko henkilökunnalle.

Onnistunut muutos lähtee toiminta- ja ajattelutapojen muutoksesta.

Parhaat käytännöt organisaatiollesi – kokonaistyöaika vai projektikohtainen seuranta?

Ensin on hyvä pohtia, että miten työaikaa halutaan seurata: kokonaistyöajan leimaamisella vai kohdistamalla työaika tietyille projekteille – vai näiden yhdistelmällä?

Kokonaistyöajan leimaaminen on simppeli tapa seurata tehtyjä tytunteja. Työntekijä leimaa itsensä sisään töihin tullessa ja ulos lähtiessä. Tämä hoituu kätevästi mobiilissa yhdellä napinpainalluksella. 

Työntekijä itse näkee helposti mahdolliset ylityötunnit ja pystyy sopimaan esimiehensä ja tiiminsä kanssa, milloin pitää ne vapaana. Samalla työnantaja näkee dataa koko tiimin kuormituksesta työtuntien osalta. Reilua ja läpinäkyvää.

Pelkät ylityötunnit eivät useimmiten kuitenkaan kerro sitä, mihin aika tosiasiassa kuluu. Siksi työaikaa kannattaa seurata kokonaistyöajan leimaamisen sijaan tai rinnalla myös siten, että työaika kohdistetaan tietylle projektille tai tehtävälle.

Projektikohtainen seuranta auttaa myös tulevien projektien ajankäytön suunnittelussa ja resurssien kohdistamisessa – näin työajanseurannan vaikutukset ulottuvat henkilökunnan työhyvinvoinnista aina työn kannattavuuteen ja prosessien kehittämiseen saakka.

Tiima helpottaa työajanseurantaa monin tavoin

Tiima on helppokäyttöinen työajanhallinnan työkalu, jonka avulla hoituvat muun muassa työajan ja työvuorojen kerääminen, lomien suunnittelu ja poissaolojen kirjaaminen. Tiimasta hyötyy niin työnantaja kuin työntekijä.

Tiiman hyödyt yritykselle:

1. Tiiman avulla onnistuu erilaisten saldojen ja tapahtumien seuranta, käsittely, hyväksyntä ja raportointi
2. Järjestelmän tekemät tarkistukset jo hyväksyntävaiheessa
3. Tiima on yhteensopiva yleisten palkka- HR- ja toiminnanohjausjärjestelmien kanssa
4. Tiiman kautta työaikatapahtumat siirtyvät virheettömästi palkanlaskentaan suoraan tulkittuina palkkalajeina
5. Ajantasaiset työaikatiedot saa Tiimasta tarvittaessa myös laskutuksen pohjaksi

Tiiman hyödyt työntekijöille:

1. Tiimaa on helppo ja nopea käyttää mobiilisti, selaimella tai leimauspäätteellä
2. Liukumasaldojen laskenta onnistuu paikasta riippumatta
3. Omat lomatoiveet pääsee esittämään kalenterinäkymässä
4. Tunnit on helppo kirjata projekteille ja vastaavilla kohdisteille

Haluatko kuulla lisää Tiimasta? Varaa tästä ilmainen 15 minuutin demo!

Lataa tästä kattava työajanseurantaopas (ilmainen).