Case Nomentia: Tiima toi lisää läpinäkyvyyttä työajanseurantaan
Työajanseuranta siirrettiin Excel-sotkusta ketterään Tiimaan
Yritysfuusion myötä Nomentialla vaihdettiin sekavat excelit mobiiliin työajanseurantajärjestelmään Tiimaan. Systemaattinen työajanseuranta lisää läpinäkyvyyttä ja tukee myös hyvinvointia.
Suurille yrityksille ja pankeille kassanhallintaratkaisuja tuottava Nomentia on tuore yritys, jolla on vuosikymmenien mittaiset juuret. Virallisesti Nomentia syntyi alkuvuodesta 2021, kun kaksi perinteikästä alan toimijaa, Opus Capita ja Analyste, yhdistyivät maksuliikenteen pohjoismaiseksi edelläkävijäksi.
Uuden yhtiön syntyminen oli oikea hetki päivittää myös henkilöstöhallinnon järjestelmiä, kertoo Ilse Manner, Nomentian VP of Human Resources. Käytössä oli jo Visman Saima HR, mutta sille kaivattiin tueksi työajanseurannan ohjelmaa.
Kummassakaan yrityksessä ei ollut hyvää ratkaisua työajanseurannalle, vaan työntekijät kirjasivat tuntejaan Exceliin tai netin ilmaistyökaluihin. Tietojen yhdistäminen manuaalisesti palkanlaskentaan aiheutti paljon päänvaivaa.
”Oli alusta pitäen sekä henkilöstön että johdon tarve ja toive, että tämä pitää ratkaista.”
Valinnassa painoivat yrityksen tarpeet ja Tiiman helppokäyttöisyys
Ilsen mukaan tärkeintä minkä tahansa HR-järjestelmän valitsemisessa on ensin ymmärtää oman yrityksen tarpeet ja ottaa sitten käyttöön juuri ne ominaisuudet, joita oikeasti tarvitaan.
”Halusimme työajanseurantaan kustannustehokkaan vaihtoehdon. Kartoitimme paljon erilaisia vaihtoehtoja ympäri maailmaa, mutta Tiima tuntui sopivalta tarpeisiimme ja hintaan nähden. Se keskustelee myös Saiman kanssa, mikä oli tärkeä lenkki tässä ketjussa.”
Työntekijöiden työsuhdetiedot tuodaan Saimasta automaattisesti Tiimaan. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja ei tarvitse ylläpitää kahdessa erillisessä paikassa.
Myös työntekijät pääsivät vaikuttamaan valittavaan ohjelmaan. Ennen lopullisen päätöksen tekemistä henkilöstöstä koottiin testitiimi, joka kokeili järjestelmää käytännössä. Helppokäyttöisyys ja etenkin mobiilisovelluksen toimivuus olivat avainasemassa järjestelmän valinnassa.
”Fokus täytyy olla siinä, että työntekijöiden energia menee työntekoon, ja me HR:ssä hämmästelemme takavasemmalla”, Ilse kertoo.
Työajanseuranta lisää läpinäkyvyyttä ja tukee hyvinvointia
Tiimaan siirtymisessä tärkeintä oli lisätä työnteon läpinäkyvyyttä: mahdollistaa ketterä raportointi palkanlaskennalle sekä tarjota työntekijöille helppo tapa hallinnoida omaa työaikaa ja anoa lomia.
”Aikaisemmin työajanseurantaa tehtiin manuaalisesti. Halusimme saada automatisoitua prosessin kriittisten asioiden kohdalta”, Ilse kertoo.
Työajanseuranta auttaa myös tukemaan hyvinvointia. Nomentialla tehdään asiantuntijatyötä, ja koronapandemian myötä yrityksen väki on normaaliakin enemmän hajautunut töihin moneen paikkaan. Kun tehtyjen tuntien ja saldokertymien määrää on helpompi tarkastella, myös työ ja vapaa-aika pysyvät paremmin tasapainossa.
”Oman työn hallitsemisen tunne on tärkeä. Kun näkee, millaisia päivät ovat olleet, voi pitää välillä sen lyhyemmän päivän. Tieto ei ole vain jossakin Excelissä piilossa.”
Tiiman käyttöönotto sujui nopeasti ja tehdessä oppien
Tiiman käyttönotto kulki Nomentialla sujuvasti. Ilsen mukaan tavoitteena oli turhan vatvomisen sijaan saada kaikki rohkeasti käyttämään järjestelmää.
”Saatiin Vismalta mahtava konsultti Marja, jonka johdolla käytiin käyttöönoton vaiheet läpi. Ajatukseni oli, että hypätään vain suoraan syvään päätyyn, opitaan tehdessä ja reagoidaan pieniin juttuihin jos niitä tulee.”
Myös työntekijät ovat ottaneet uuden järjestelmän hyvin vastaan. Tiima on nyt käytössä Suomen lisäksi yrityksen toimipisteissä Ruotsissa, Puolassa ja Intiassa.
”Olen kuullut tosi vähän mitään palautetta työntekijöiltä, joten uskon että kaikki meni todella hyvin! Jos järjestelmä koettaisiin hankalaksi, olisimme kyllä saaneet kuulla siitä”, Ilse kertoo nauraen.
Nomentialla on ollut Tiima käytössä nyt muutaman kuukauden. HR:ssä aiotaan seurata yleistä tuntitilanteen kehittymistä kerran kvartaalissa.
”Nyt tietoa ei tarvitse lähteä riipimään Exceleistä, vaan näemme kaiken yhdestä raportista. Sen perusteella voimme lähteä täsmästi selvittämään asiaa ja rakentamaan sille ratkaisua.”
Suosittelija:
Ilse Manner
Tiedot
Tilaaja: | Nomentia |
Lisätietoja
Visma Aquila - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Visma Aquila - Muita referenssejä
Visma Aquila - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |