Tiima tarjosi selkeyttä ja helppokäyttöisyyttä

Elina Niinipuu toimii ISKUssa HR Business Partnerina ja hänen vastuullaan ovat monenlaiset henkilöstöön liittyvät asiat. Niinipuu oli omassa roolissaan mukana valitsemassa Tiimaa ja hänellä oli merkittävä rooli järjestelmän käyttöönotossa syksyllä 2023.

- Olen yksi Tiiman pääkäyttäjistä ja välitän siitä aineistoa tilitoimistolle. Kun Tiimaa otettiin käyttöön, olin palkkojen yhteyshenkilönä ja siksi olin mukana myös Tiima-projektissa.

Niinipuu kertoo, että sysäys Tiimaan vaihtamiselle oli se, että edellisen työajanseurantajärjestelmän tuki päättyi. Tämän takia ISKUssa lähdettiin pohtimaan, mikä järjestelmä otetaan vanhan tilalle. 

Muutoksen yhteydessä haluttiin satsata erityisesti niihin ominaisuuksiin, jotka vanhassa järjestelmässä koettiin kankeiksi tai joita siinä ei ollut ollenkaan. Uudesta järjestelmästä haettiin selkeyttä ja helppokäyttöisyyttä. Lisäksi siinä piti olla mahdollista seurata ja hallinnoida poissaoloja ja lomia. 

Vertailua tehtiin useamman vaihtoehdon välillä, ja voiton veti Tiima. 

- Päädyimme Tiimaan, koska se oli selkeä ja yksinkertainen käyttää, Niinipuu kertoo. 

- Meillä ei ollut mitään kovin monimutkaisia vaatimuksia, vaan lähinnä sisään- ja ulosleimaus. Tiima tuntui siihen parhaimmalta vaihtoehdolta. Lisäksi sitä voi käyttää sekä puhelimessa että selaimessa. 

Niinipuun mukaan Tiiman valinta oli myös kustannuskysymys. 

- Monissa muissa järjestelmissä oli ominaisuuksia, joille meillä ei ollut käyttöä. Olisimme joutuneet maksamaan turhasta. Tiima oli edullinen vaihtoehto. 

Tiiman käyttöönotto oli yllättävän kivuton

Tiiman käyttöönottoprojekti polkaistiin käyntiin syksyllä 2023. Visma Aquilan Customer Success Manager Kirsi Nurmi kertoo käyttöönotosta: 

- Meidän toimintamallissamme pääkäyttäjät ovat aina mukana käyttöönottoprojektissa, ja he tulevat koulutetuksi sen myötä. Tarvittaessa tiettyjä asioita käydään vielä erikseen läpi, jos tähän on tarvetta. Mutta pääasiassa oppiminen tapahtuu projektin aikana.

Nurmen mukaan pääkäyttäjiltä tullut palaute on ollut positiivista. 

- Pääkäyttäjät ovat oikein erikseen maininneet, että Tiiman käyttö on alkanut oikein hyvin, ja jopa yllättävän kivuttomasti. 

Nurmi nostaa esille myös ISKUn tekemät päätökset. Hänen mukaansa varsinkin isoissa organisaatioissa on usein tarve kerätä mahdollisimman yksityiskohtaista dataa, ja tämä tekee järjestelmästä todella raskaan käyttää. Isku huomioi Tiiman käyttöönotossa loppukäyttäjät ja pyrki karsimaan siitä pois kaiken epäolennaisen ja heille “turhat” ominaisuudet. Näin järjestelmästä tehtiin loppukäyttäjälle mahdollisimman helppokäyttöinen. 

- Mielestäni ISKUn käyttöönottoprojektissa tehtiin hyvät ratkaisut: he eivät ottaneet mukaan mitään ylimääräisiä toimintoja, vaan halusivat tehdä mahdollisimman selkeän järjestelmän. Senkin takia käyttöönotto meni helposti.

Nurmen mukaan käyttöönottoprojektia vetänyt konsultti on antanut samankaltaista palautetta. 

- Hänen mukaansa asiakkaalla oli jo ennestään hyvä käsitys työajan seurannasta. Ja näin myös Tiiman käyttöönotto sujui ongelmitta. 

Myös Niinipuu on samoilla linjoilla. 

- Meillä oli selkeä päivämäärä, jolloin halusimme uuden järjestelmän käyttöön ja laitoimme hyvissä ajoin kalenteriin kaikki palaverit. Kalenteroimme myös itsellemme riittävästi suunnitteluaikaa. 

- Halusimme hoitaa asian kerralla kuntoon. Kaikki sujui helposti, kun mentiin suunnitelman mukaan. 

Niinipuu painottaa vielä ostajan omaa vastuuta käyttöönottoprojektissa. 

- Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii, että siihen on varattu tarpeeksi aikaa. Kukaan muu ei voi tietää, mitä kaikkea järjestelmään pitää perustaa.

Lue lisää