Anna Tapion koulu modernisoi henkilöstötietojen hallinnan

Pälkäneen Aitoossa Pirkanmaalla sijaitseva Anna Tapion koulu on harvinaisuus Suomessa: yksityinen, uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton sisäoppilaitos yläkouluikäisille nuorille. Vuodesta 1940 toimineessa koulussa on runsaat kaksisataa oppilasta eri puolilta maata.

Pienessä koulussa hallintohenkilöstöä on vähän, rehtorin lisäksi apulaisrehtori, talouspäällikkö ja kaksi koulusihteeriä. Siksi henkilöstötietojen hallinnointiin haluttiin aiemmin käytössä olleita papereita, mappeja ja Excel-taulukoita kätevämpi ratkaisu. 

Koska Visma oli koululle jo tuttu ja hyväksi todettu kumppani toiminnanohjausjärjestelmän ja ostolaskujen kierrätysohjelman puolelta, tuntui luonnikkaalta valita myös HR-järjestelmä samalta toimijalta, kertoo Anna Tapion koulun talouspäällikkö Kirsi Huotari.

Saima HR tarjosi juuri sen, mitä haimmekin, ja hintakin oli mielestämme kohtuullinen. Kun vielä vakuutuimme, että järjestelmä on muokattavissa juuri meidän tarpeisiimme, valinta oli helppo.

Kirsi Huotari

Sähköinen HR-järjestelmä kokoaa kaikki tiedot yhteen paikkaan

Kun Saima HR pari vuotta sitten otettiin Anna Tapion koulussa käyttöön, se korvasi paperiset palkkatietodokumentit, sairauslomailmoitukset ja muut henkilöstöhallinnon asiakirjat. Saima HR:ssä kaikki tiedot ovat yhdessä ja samassa paikassa, helposti ja sukkelasti löydettävissä.

– Nyt kaikki tiedot ovat kaikkien käytettävissä, eivät yhden henkilön päässä tai paperilla.

Jos tarvitaan esimerkiksi jotakin palkkatietoa enkä minä ole paikalla, toiset voivat hakea tiedon järjestelmästä, kun se ei ole minun takanani, Kirsi sanoo.

Myös poissaolotietojen hallinta sujuu aiempaa näppärämmin, kun kaikki opetushenkilökunnasta asuntolahoitajiin ja ruokalatyöntekijöihin ilmoittavat sairauslomansa ja muut vapaansa sähköisesti suoraan järjestelmään.

Ja kirjataanpa Saima HR:ään Anna Tapion koulussa myös esimerkiksi avainten ja työvälineiden luovutukset henkilökunnalle.

– Sen ansiosta pysymme ajan tasalla siitä, kenellä mitäkin on. Se on palvellut tarpeitamme hyvin, Kirsi kertoo.

Saima HR tuo tolkkua palkkalaskelmaan

Opetusalan palkkausjärjestelmä ei ole kaikkein yksinkertaisin. Opettajan palkka koostuu pääsääntöisesti kahdesta perusosasta: tehtävään sidotusta palkasta ja työkokemukseen perustuvista lisistä. Lisäksi siihen voi sisältyä ylitunneista ja muista tehtävistä maksettavia erillisiä korvauksia.

Anna Tapion koululle räätälöitiinkin järjestelmän käyttöönoton yhteydessä juuri sen tarpeita vastaava dynaaminen palkkalomake. Tällaista ominaisuutta ei kovin monessa paikassa vielä ole käytössä.

– Opettajan palkka koostuu eri elementeistä, jotka voidaan kirjata järjestelmään riveittäin. Kun näkyvissä ei ole vain kuukausipalkka vaan palkanosat on eritelty, työntekijä näkee itsekin, miten palkka rakentuu: että esimerkiksi tietty 200 euron osuus tulee ryhmänohjaajan tehtävästä ja niin edelleen, Kirsi selventää. 

Samalla työntekijä voi tarkistaa, että kaikki sovitut lisät on kirjattu ja maksettu. 

– Työsopimukseen on toki merkitty peruspalkka, mutta se ei kerro kaikkea, jos matkan varrella on tullut muutoksia. Opettajilla tunnit ja palkka vaihtelevat usein lukuvuosittain, ja palkankorotuksetkin voivat vaikuttaa vain tiettyihin palkanosiin.

Koulun rehtori käyttää Saima HR:ää muun muassa tietolähteenä henkilöstöhallinnon työtehtävissä. Kun tutkintotodistukset on liitetty henkilötietoihin, pätevyyksien tarkastaminen ja muu tiedonhaku sujuu jouhevasti.

– Aikaisemmin tutkintotodistukset olivat kansiossa, jonka selaamiseen meni aikaa. Järjestelmästä tiedot löytyvät nopeammin, Kirsi sanoo.

Koulutushakemukset puolestaan haetaan Saima HR:n keskustelutyökalun avulla. Paperisia hakemuksia ei enää tarvita, ja rehtori voi kuitata pyynnöt hyväksytyiksi suoraan järjestelmässä.

Voin ehdottomasti suositella Saima HR:ää muillekin. Olemme olleet hyvin tyytyväisiä. Meillä on myös ollut erinomainen yhteyshenkilö, joka osasi heti hahmottaa kokonaisuuden ja otti onkeensa, mitä meillä tarvitaan. Kiitokset hänelle siitä!

Kirsi Huotari

Haluaisitko sinäkin helpon ja kustannustehokkaan työkalun yrityksesi henkilöstötietojen hallintaan?

Varaa demo Saima HR:sta