Pre-mortem muuttaa optimistisen aikataulun kirouksesta kannustimeksi!
Projektien aikataulussa on aina optimismia, ja tämä on ihan normaalia. On aivan normaalia, että kun projektia suunnitellaan, niin tehdään aikataulu, joka perustuu siihen, mitä työtä ajatellaan projektissa tehtävän. Yleensä käy niin, että töitä listattaessa ei kaikkea muisteta –tai edes tiedetä – ja työtä onkin sitten oikeasti enemmän. Tai sitten käy niin, että työt ovatkin monimutkaisempia, kuin mitä ennalta arvattiin. Projektipäälliköt ovat kautta aikain oppineet varautumaan tähän, ja siksi aikatauluihin laitetaan aina jonkin verran ”puskuria”. Aikataulupuskuri ei ole kuitenkaan mikään ratkaisu – paljon parempi tapa on käyttää jotain tilanteeseen sopivaa työkalua, kuten pre-mortem (tai premortem) tyylistä retrospektiivi-sessiota.
Miksi olemme optimistisia?
Optimismiin on hyvä syy! Ihmiset ovat tulevaisuutta suunnitellessaan geneettisesti pikkaisen optimisteja: meistä on helpompi miettiä tulevaisuutta, joka ei ole niin vaikea. Jos ajattelisimme kaikkia suuria töitä, mitä meidän pitäisi tehdä, niin moni asia saattaisikin jäädä tekemättä! Optimismin suuri hyöty on juuri se, että asioita tapahtuu! Usein tuleekin jälkikäteen sanottua, että ”Jos olisin tiennyt kuinka paljon hommaa tässä on, olisi jäänyt tekemättä!”
Liian suuri optimistien ja pessimistien konflikti voi vaikuttaa hidastavasti
But I digress – tarkoituksena oli tässä blogissa puhua siitä tilanteesta, mikä on projekteissa arkipäivää, kun ollaan päästy työhön jo kiinni. Nimittäin usein käy niin, että henkilöillä on erilaisia käsityksiä siitä, miten paljon aikaa työhön tarvitaan. Joidenkin mielestä nykyinen aikataulu ja suunnitelma on ihan hyvä ja mahdollista saavuttaa. Mutta sitten taas toisten mielestä aikataulu on todella epärealistinen ja edessä on kivulias ja stressaava taival.
Tällainen tilanne on tietynkaltainen konflikti projektitiimissä – tiimiläisillä on erilaiset käsitykset siitä, miten realistinen suunnitelma on. Ja jos tällaisen konfliktin antaa vaan elää ja olla, siitä voi olla haittaa projektin ilmapiirille.
Mitä haittaa tällaisesta konfliktista voi olla?
Ensimmäinen haitta tulee jo siitä, että jos joku asia koetaan epärealistiseksi, ihmiset menettävät uskonsa tavoitteen saavuttamiseen. Tällöin he eivät ehkä yritä aivan yhtä kovaa kuin silloin, jos tavoite tuntuu mahdolliselta tai jopa todennäköiseltä saavuttaa.
Haastava tavoite on kuitenkin hyvä olla!
Optimistisessa tavoiteaikataulussa on kuitenkin myös kiistaton arvo – jos optimistista skenaariota ei edes yritetä tavoitella, sitä ei kyllä koskaan saavutetakaan. Projektien perustotuus on se, että ne käyttävät kaiken annetun ajan ihan varmasti.
Pre-mortem -metodi auttaa
Pre-mortem on tunnustettu ja hyvä tapa auttaa juuri tällaista tilannetta. Olen fasilitoinut monille asiakkaille pre-mortem -sessioita, ja niistä kyllä saadaan paljon apua juuri tämänkaltaisiin tilanteisiin. Minulla oli kuitenkin sellainen olo, että pre mortem -metodia voisi kehittää jotenkin toimimaan paremmin juuri tilanteisiin, missä tiimillä on hyvin erilaisia käsityksiä aikataulun realistisuudesta.
Jalostettu pre-mortem -metodi – POP!
Kehitinkin erityisen pre-mortem -metodin – Project Optimism Premortem (POP-metodi), jossa on tarkoitus saada erilaiset aikataulukäsitykset ihmisiltä näkyviin, ja poistaa konflikti, joka haittaa lyhyen aikataulun saavuttamista.
POP-metodissa kaikki projektilaiset laittavat oman käsityksensä bestcase ja worstcase -aikatauluista esiin, ja näistä voidaan muodostaa yhdessä yhteinen käsitys bestcase ja worstcaseille. Metodissa on tärkeää myös keskustella niistä asioista jotka ovat eri aikataulukäsitysten takana. On syytä huomata tärkeimmät asiat, jotka pitää tapahtua että yhteiseen optimistiseen aikatauluun voidaan päästä, ja myös ne asiat, joita pitäisi välttää, ettei jouduta lähemmäs pessimististä skenaariota. White paper POP-metodista löytyy täältä.
POP-metodin hyödyt ovat mielestäni se, että asioista päästään puhumaan, erilaiset aikataulukäsitykset tulevat päivänvaloon ja outlier-käsityksien taustalla olevat toiveet tai murheet voidaan käsitellä. Erinomaisen tärkeää olisi myös ymmärtää, miten optimistinen skenaario olisi mahdollista saavuttaa – mitkä asiat pitää tapahtua. Ja näitä asioita voidaan session jälkeen lähteä aktiivisesti ja luvalla tekemään. Näin koko tiimi saadaan voimalla tavoittelemaan nimenomaan optimistista tavoitetta, mikä oli tarkoituskin.
POP-sessiot kannattaisi pitää säännöllisesti ehkä vaikka parin kuukauden välein. Sessioiden hyöty on tietenkin suurin projektin alkupäässä, kun korjaaviin toimenpiteisiin on vielä paljon aikaa ja toimenpiteillä on suurin mahdollinen aika vaikuttaa koko projektiin.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto |
Erikoisosaaminen
Ketterät menetelmät | |
Ohjelmistokehitys |
Toimialakokemus
IT |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Koulutus |
Omat tagit
Contribyte - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Contribyte - Muita referenssejä
Contribyte - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Innofactor Oyj - Sales Manager (Data & Analytics)
- Laura - Mobiilikehittäjä, Android
- Laura - Ohjelmistoarkkitehti, Tampere/Oulu
- Laura - Development Team Manager, Sports Games
- Taito United Oy - Senior Full Stack -kehittäjä
- Webscale Oy - Head of Sales, Cloud Services
- Laura - Hankinta-asiantuntija, tietohallinto
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Digiteam Oy - Verkkokaupan toteutus Apollokaihdin.fi
- Digiteam Oy - Kattokeskuksen sivut ykköseksi Googlessa
- Digiteam Oy - Kokonaisvaltainen digimarkkinoinnin kumppanuus – Case Tradehit
- SD Worx - Kehitystyö SD Worxin kanssa takaa Clas Ohlsonille parhaat palkanmaksun prosessit kasvun tiellä
- Digiteam Oy - Case Esperi Care Oy: Ketterä kumppanuus vei Esperin verkkosivu-uudistuksen maaliin sujuvasti ja aikataulussa
- Kisko Labs Oy - Howspace Hub - Mukautuva oppimisen hallintajärjestelmä kasvaviin oppimisalustavaatimuksiin
- Kisko Labs Oy - Sanoma Pro: Multimediasisältöjen hallinnan uudistaminen
Tapahtumat & webinaarit
- 27.11.2024 - Green ICT -ekosysteemitapaaminen III: Ohjelmistojärjestelmien virrankulutuksen mittaaminen ja kasvihuonepäästöjen arviointi
- 27.11.2024 - Digitaalisen asiakaskokemuksen uusi aikakausi
- 28.11.2024 - Webinaari: Keskity myyntityön laatuun!
- 28.11.2024 - Copilot-webinaari – Mielekkäämpää tietotyötä turvallisesti
- 04.12.2024 - Kuinka oikea matka- ja kululaskujärjestelmä tehostaa prosesseja?
- 05.12.2024 - Green ICT VICTIS -hankkeen kick off -tilaisuus
- 15.01.2025 - Datavastuullisuuden valmennus: hanki valmiudet vastuulliseen datan ja tekoälyn hyödyntämiseen
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Ready Solutions Oy - Mitä tarkoittaa sovellusten suorituskyvyn mittaaminen Azuressa?
- Enter SystemSolutions Oy - Enter Arkistointi
- Digiteam Oy - WordPressin kehitys ja viimeisimmät uudistukset
- Kisko Labs Oy - Heroku: Millaisiin projekteihin se sopii ja mitkä ovat sen todelliset hyödyt ja haitat?
- Zimple Oy - Pipedrive vai Hubspot? Kumpi kannattaa valita?
- SC Software Oy - Jatkuvat palvelut – asiakaslähtöistä kumppanuutta projekteista ylläpitoon
- Timeless Technology - Ohjelmoitavat logiikat (PLC): Ratkaisevat työkalut automaatioon ControlByWebiltä.
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |