Puolustusvoimat, digiaikaan järjesty!
Kun Puolustusvoimien palveluita tuodaan digiaikaan, kyseessä ei ole ihan pieni temppu – työ koskettaa lähes 900 000 suomalaista. Tärkeintä palveluiden digiaikaan tuomisessa onkin avoin keskustelu ja kumppani, jolla on kokemusta isoista julkishallinnon projekteista.
Tippuiko postista palveluksen aloittamismääräys? Tai pitäisikö täytellä kaavakkeet, joilla hakea asepalvelukseen? Ja tuntuisiko kätevämmältä vain tehdä tämä kaikki verkossa?
Paperinen todellisuus alkaa Puolustusvoimienkin kanssa operoidessa olla historiaa.
– Tarkoitus on digilain mukaisesti sähköistää Puolustusvoimien asiointi ja saada paperiset lomakkeet korvattua sähköisillä vuoteen 2024 mennessä. Suunnittelussa ei kuitenkaan haluttu tyytyä vain paperilomakkeiden muuttamiseen toiseen muotoon, vaan haluttiin viedä kehittelyä pidemmälle, Puolustusvoimien digitaalisten palvelujen projektipäällikkö Jyrki Kalliola kertoo.
Isompana tavoitteena on avata uusi kommunikaatiokanava asevelvollisten ja reserviläisten suuntaan.
Kiinnostava kokonaisuus tekijöille
Ambientialla projekti on nähty kiinnostavana haasteena.
– Ensisijaisesti tähtäimessä ovat digipalvelun käytön helppous ja intuitiivisuus. Puolustusvoimien kaavakkeet ovat usein todella isoja kokonaisuuksia, jotka sisältävät paljon tietoa. Se, että kaavakkeet saadaan sähköistettyä niin, ettei lomakkeiden täyttämiseen mene tuntikausia aikaa, on jo sinällään haastavaa, projektin johdosta kerrotaan.
Kokonaisuus sisältää ux- ja ui-suunnittelua ja palvelumuotoilua. Tähtäimessä on säästää sekä Puolustusvoimien käsittelijöiden että Puolustusvoimien kanssa asioivien aikaa.
– Toisaalla ovat asevelvolliset, jotka täyttävät kaavakkeita. Toisessa päässä ovat käsittelijät, heidän työnsä helpottaminen ja nopeuttaminen ja asioiden pohtiminen heidän näkövinkkelistään. Molempia kohderyhmiä halutaan palvella. Yksi isoimmista kysymyksistä ovat saavutettavuusasiat. Palvelumuotoilua tarvitaan tässä projektissa myös siksi, että saamme kokonaisuuden, joka on riittävän kattava kaikille sitä tarvitseville.
Lisää kommunikaatiota reserviläisten suuntaan
Digipalveluiden kehittämisen isoin tähtäin Puolustusvoimilla on luoda avoimempi ja joustavampi kanava, jolla pitää yhteyttä asevelvollisiin. Yhteydenpito erityisesti varusmiespalveluksen jälkeen on tähän saakka ollut varsin rajoittunutta
– Kaikkia reserviläisiä koskeva yhteydenotto on tehty sotien jälkeen kerran, vuonna 2015 kun lähetimme reserviläiskirjeen. Sen lähettäminen oli sähköiseen asiakaskanavaan verrattuna kankeaa ja kallista ja kommunikaatiokanavana se on täysin yksisuuntainen, Kalliola toteaa.
Uudistuksella halutaan madaltaa kynnystä asioida Puolustusvoimien kanssa.
– Tähtäämme siihen, että reserviläiskirje tuodaan osaksi arkipäivää. Samalla tavoin kuin jokainen voi käydä verosivuilla tarkastamassa tietojaan, voi jatkossa käydä myös Puolustusvoimien sivuilla katsomassa tuoreimmat asevelvollisuusasiat.
Pääsääntöisesti palveluksen aloittamismääräys annetaan kutsunnoissa kahdeksantoistavuotiaalle ja asepalveluksen suorittaminen alkaa kaksi vuotta myöhemmin.
– Ja siinä välissä meistä ei oikeastaan kuulu mitään. Nyt haluaisimme olla tällä välillä myös yhteydessä, toimittaa lisätietoja ja tarjota aiempaa matalammalla kynnyksella mahdollisuuden laittaa myös meille viestiä, esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa varusmiespalveluksen aloittavan oma elämäntilanne muuttuu.
Isoimpana ryhmänä, jonka kanssa kommunikaatio halutaan pitää auki, Kalliola mainitsee reserviläiset.
– Haluamme näkyä heidän suuntaansa ja kuulla tästä joukosta aiempaa enemmän. Meidän toimintamme perustuu aktiiviseen ja maanpuolustustahtoiseen reserviin. Se ei ole vain järkevää vaan myös suotavaa, että reserviläisillä on mahdollisimman pieni kynnys olla meihin yhteydessä ja päinvastoin.
Mitä vaaditaan kumppanilta?
Kun isoa sähköisten palvelujen uudistusta lähdetään tekemään Puolustusvoimien kaltaisen toimijan kanssa, myös yhteistyökumppanilta halutaan luotettavuutta ja vakautta.
– Käsittelemme paljon tietoturvaluokiteltua materiaalia ja palveluidemme käyttäjämäärät voivat helposti olla kuusinumeroisia. Turvallisuusviranomaisena meillä on usein tavallista tiukempi kriteeristö kaikessa tekemisessämme, Kalliola muistuttaa.
Kun käsiteltävä kokonaisuus on laaja, hyvä keskusteluyhteys on tärkeää.
– Teemme päivittäin yhteistyötä, meillä on yhteisiä palavereita ja toimimme hyvin yhtenä tiiminä. Vaikka Puolustusvoimat ohjaa suunnan, mihin mennään, käymme silti aina dialogia siitä, onko suunta järkevä ja saavutettavissa oleva, Ambientialta kerrotaan.
Kalliola on samoilla linjoilla.
– Tätä työtä täytyy tehdä hyvällä vuorovaikutuksella ja jatkuvasti toinen toista osallistaen. On hyvä, että meillä on sitoutunut kumppani, joka pystyy tuottamaan kovaa osaamista ja katsoo asioita muusta kuin virkamiesnäkökulmasta. Kumppanilta kaipaamme myös osaamista asiakkaiden osallistamiseen. Kun toteuttajat tulevat talon ulkopuolelta, meillä pystytään myös tiimin sisällä sparraamaan asioita ja etsimään näkökulmia.
Kalliola muistuttaa, että Puolustusvoimien toimintaan liittyvät poikkeusolot ja niihin varautuminen.
– Niinpä on suotavaa, että toimittajalla on kokemusta myös isoista julkishallinnon projekteista. Emme ole halukkaita lähtemään kokeiluihin sen suhteen, mikä toimisi – palvelun tuottajalla pitää olla jo osaamista taustalla, jotta panos-tuotos-suhde tekemisessä on hyvä.
Tarkoitus ei kuitenkaan ole rakentaa kerralla valmista Iisakin kirkkoa.
– Sitä mukaa kun järjestelmä rakentuu, tunnistetaan uusia hyötyjä ja saadaan uusia ideoita, miten järjestelmää voisi kehittää. Emme hae kuuta taivaalta emmekä täydellistä järjestelmää, vaan mahdollisimman toimivaa tuotetta, jota voidaan pikkuhiljaa kehittää yhä paremmaksi.
Suosittelija:
"Tätä työtä täytyy tehdä hyvällä vuorovaikutuksella ja jatkuvasti toinen toista osallistaen. On hyvä, että meillä on sitoutunut kumppani, joka pystyy tuottamaan kovaa osaamista ja katsoo asioita muusta kuin virkamiesnäkökulmasta. Kumppanilta kaipaamme myös osaamista asiakkaiden osallistamiseen. Kun toteuttajat tulevat talon ulkopuolelta, meillä pystytään myös tiimin sisällä sparraamaan asioita ja etsimään näkökulmia."
Jyrki Kalliola
Tiedot
Tilaaja: | Puolustusvoimat |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Sami Pippuri, Business Director, Public, +358290010556 |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Asiakaspalvelu | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Käyttöliittymäsuunnittelu |
Toimialakokemus
Julkishallinto |
Omat tagit
Ambientia - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Ambientia - Muita referenssejä
Ambientia - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |