KEHA-keskukselle toteutettu projekti on ainutlaatuinen vaikuttavuudessaan. Uusi asiakastietojärjestelmä sujuvoittaa tuhansien TE-viranomaisten työtä ja kattaa yli miljoonan nykyisen ja entisen työnhakijan historiadatan viennin uuden työelämän järjestelmän piiriin.

TE-Digi-hanke on muutama vuosi sitten käynnistetty julkisten työvoimapalveluiden asiakastietojärjestelmien uudistamishanke. Nykyisestä URA-järjestelmästä siirrytään vaiheittain uuteen Asiantuntijan Työmarkkinatori -järjestelmään, jonka tavoitteena on palvella paremmin sekä TE-toimistojen asiantuntijoita että työnhakijoita.

Uudistusta luotsaa KEHA-keskus, joka tuottaa hallinto-, digi- ja tietopalveluita TE-toimistoille ja ELY-keskuksille. KEHA-keskuksen johtava asiantuntija Harri Pöyhönen kertoo uudistuksen keskeiseksi syyksi työvoimapalveluiden suuret muutokset lähitulevaisuudessa.

– Julkiset työvoimapalvelut siirtyvät vuodesta 2025 alkaen kuntien vastuulle. Kun uudistus astuu voimaan, on kunnilla oltava tietojärjestelmät kunnossa ja eheä asiakasdata käytössään. Vanhan URA-tietojärjestelmän elinkaari on kestänyt kolmisenkymmentä vuotta, joten nyt on juuri oikea aika modernisoida teknologia.

KEHA-keskuksen pitkäaikaisena kumppanina Netum vastaa asiakastietojen siirrosta vanhasta järjestelmästä uuteen. Vuonna 2022 käynnistynyt ETL-projekti (ETL= Extract, Transform and Load) on täydessä vauhdissa. Yksi onnistunut käyttöönotto ja useita suuria siirtoja käytössä olevaan järjestelmään on jo takana.

Tiedonsiirto on valtava operaatio, sillä pelkästään TE-toimistojen historiadata kattaa yli miljoonan asiakkaan tiedot. Jo lainsäädäntö velvoittaa tietojen turvalliseen säilyttämiseen.

– Siirrettävää dataa on huomattavan suuri määrä. Työvoimaviranomaisten on pystyttävä käyttämään vanhaa ja uutta järjestelmää ensin rinnakkain, kun tietoa siirretään vaiheittain vuoteen 2025 asti. Datan eheys on säilyttävä, eli mikään tiedoissa ei saa kadota tai rikkoutua siirron aikana, Pöyhönen kuvailee.

Intensiivinen valmistelu tuotti tulosta

Netumin Ville Jurkkolan vastuulla oli projektin alkuvaiheessa määritellä, mitä historiatietoja uuteen järjestelmään tuodaan ja miten. Keväästä 2023 asti Jurkkola on toiminut hankkeen projektipäällikkönä. Hän kuvailee projektia yhdeksi haastavimmista uransa aikana. Maaliskuun ensimmäisen vaiheen käyttöönotto toteutettiin viikonlopun aikana yötä myöten minuutilleen käsikirjoitetun suunnitelman mukaisesti.

TE-Digin mikropalveluarkkitehtuuri toi projektiin oman mausteensa.

– Jokainen tietokokonaisuus suunniteltiin ja määriteltiin asiakkaan kanssa tarkasti palvelukohtaisesti ja tietojen yhteensovittaminen vanhasta järjestelmästä uuteen vaati monimutkaisiakin sääntökokonaisuuksia. Kompleksisen tietojen siirtämisen suorittamiseksi otettiin käyttöön mallintamistyökalu sekä kehitettiin siirtosovellus, joilla pystyttiin huomioimaan muuttuvaa määrittelyä sekä tiukkaa aikataulua. Näin pystyttiin automatisoimaan ja tehostamaan näinkin suurta ja monimutkaista tietokokonaisuutta, Jurkkola kertoo.

Netumin Jani Henriksson aloitti ETL-hankkeen projektipäällikkönä ja siirtyi ensimmäisen käyttöönoton jälkeen Netumin data- ja integraatioyksikön johtajaksi. Hän on tyytyväinen uniikkiin ratkaisuun, jonka Netum kehitti isojen haasteiden äärellä. Myös KEHA-keskuksen tapa hallita suurta kokonaisuutta ansaitsee kiitoksen.

– Näimme paljon vaivaa ja teimme tarkkaa työtä tietomallien määrittelyn ja säännöstöjen kanssa. KEHA-keskus oli asiakkaana hyvin joustava ja hallitsi erinomaisesti monen toimittajan kanssa työskentelyn.

Hankkeeseen kuului kokonaisuudessaan monta eri tiimiä ja kymmenittäin ihmisiä. Isossa monitoimittajaympäristössä työskentely on paljon muutakin kuin teknisestä työstä suoriutumista.

– Erityisesti viestintä voi olla haastavaa, kun ihmisiä ja tietoa on monessa eri organisaatiossa. Avoin viestintäkulttuurimme yli organisaatiorajojen auttoi löytämään oivaltavia ratkaisuja, Henriksson sanoo.

Katseet kohti tulevaa

Seuraava iso etappi on käsillä, kun työvoimapalvelut siirretään uuteen pääjärjestelmään. Tämän vaiheen käyttöönotto parantaa noin neljäntuhannen Asiantuntijan Työmarkkinatoria käyttävän TE-viranomaisen käyttökokemusta. Työnhakijoiden kohdalla tavoitteena on kuitenkin näkymättömyys.

– Jos käyttöönotto on onnistunut, eivät työnhakijat huomaa mitään muutosta arjessaan. Tavoitteena on saumaton ja tietoturvallinen tiedonsiirto, Pöyhönen sanoo.

Netumin kanssa työskentely on ollut Pöyhöselle tuttua jo aiemmista projekteista. Yhteistyö on ollut joustavaa ja mutkatonta.

– Netumin asiatuntijoita on poikkeuksetta helppo lähestyä. Kommunikointi on miellyttävää, tapahtui se sitten Teamsissä tai kasvotusten. Tärkein asia on kuitenkin se, että hommat hoidetaan aina aikataulussa ja ammattimaisesti, Pöyhönen kiittää.