Technopolis vuokraa ja hallinnoi korkealaatuisia työympäristöjä. Yritys on aloittanut matkansa Oulusta, vanhasta meijerirakennuksesta vuonna 1982. Tänä päivänä yritys tarjoaa moderneja työtiloja 11 eri kaupungista kuudessa eri maassa loistavilla sijainneilla. Tilojen lisäksi Technopolis tarjoaa avaimet käteen -ratkaisuna kaikki toimitilaan liittyvät palvelut yrityksille aina aulapalveluista siivoukseen.

Toiveena käyttäjäystävällinen ostolaskujärjestelmä

Technopolis toteutti vuosien 2020–2022 aikana merkittävän järjestelmämuutosprojektin. Yrityksessä siirryttiin Microsoftin AX-järjestelmästä uudempaan D365-ratkaisuun. Business Platform -uudistus kattoi sisälleen suuren kokonaisuuden eri taloushallinnon järjestelmiä, pankkijärjestelmän ja uuden CE-järjestelmän. Technopolis valitsi Rillionin toimittamaan ostolaskujen, sopimusten ja dokumenttien hallinnointiratkaisun.

”Aiempi ostolaskujärjestelmämme oli tulossa elinkaarensa päähän, ja lähdimme etsimään uutta parempaa tilalle. Halusimme löytää ratkaisun, joka on helppokäyttöinen, kustannustehokas ja helposti integroitavissa ERP-järjestelmäämme. Rillion täsmäsi juuri näihin kriteereihin. Lisäksi meille oli tärkeää, että järjestelmää on helppo teknisesti kehittää eteenpäin”, kertoo Heli Matero, Technopoliksen CFO.

Nyt vuonna 2023 Rillionin ostolaskujen automaatioratkaisu on käytössä Technopoliksella kaikissa toimintamaissa, yhtiöissä ja liiketoimintayksiköissä.

”Olen ollut mukana useissa järjestelmäprojekteissa meillä ja muissa yrityksissä – harvoin voin todeta, ettei yllätyksiä tullut! Projekti meni hyvin ja juuri niin kuin suunniteltiin. Saimme sen, mitä lähdimme hakemaan, eli käytettävyyttä ja helppoutta", sanoo Matero.

Tekoäly maksimoi Technopoliksen ostolaskujen automaatioasteen

Technopolis otti hiljattain käyttöön Rillionin integroidun tekoälyn. Tekoäly toimii muun automaation lisänä, ja se automatisoi myös ne laskut, joille ei ole tilausta, sopimusta tai sääntöä taustalla. Pohdintavaiheessa Technopoliksella oli vaihtoehtona myös kolmannen osapuolen ratkaisu, mutta Rillionin tekoälyominaisuuden helppous ja nopeus veivät voiton.

”Meille oli tärkeää helppous ja se, ettei Rillionin tekoälyn mukana tullut ylimääräisiä integraatioita. Tekoäly on sisäänrakennettu, jolloin se oppii itsestään ajan myötä Rillionin laskudatan avulla, eikä meidän tarvitse erikseen viedä dataa järjestelmään. Rillionin tekoälyn käyttöönotto oli helpoin käyttöönotto ikinä!”, kertoo Jouko Peltonen, Technopoliksen Senior System Manager.

Tekoälyominaisuus on jo tuonut Technopolikselle selkeitä hyötyjä. Yrityksen taloushallinnon asiantuntijoiden arkityöstä on lähtenyt useita manuaalisia välivaiheita pois ja työnteko on nopeutunut.

”Olemme saaneet Rillionin tekoälystä hyötyjä jo lyhyen käyttökokemuksemme perusteella. Pystymme hoitamaan ostolaskujen käsittelyn tehokkaasti pienemmillä resursseilla, ja tekoäly automatisoi laskut, jotka muuten menisivät manuaalisen prosessin läpi. Tekoäly on selvästi nopeuttanut työntekoa ja voimme nyt luottaa siihen, että taloushallinnon asiantuntijamme voivat käyttää aikansa tehokkaammin", sanoo Peltonen.

Konsulttityö merkittävässä roolissa

Peltonen pitää Technopoliksen ja Rillionin konsulttien välistä yhteistyötä tärkeänä ja onnistuneena asiana: ”Konsulttiyhteistyö on aina erittäin tärkeää ja meillä on ollut onni saada hyvä konsultti mukaan Rillionilta. Hän on ollut hyvin tavoitettavissa, hän ymmärtää haasteemme ja osaa tuoda myös omaa näkemystään niihin asioihin, mihin sitä kaipaamme. Olemme kyllä todella tyytyväisiä yhteistyöhön”, sanoo Peltonen.

Mobiiliratkaisu ja käyttäjäystävällisyys helpottavat koko organisaation työtä

Ostolaskujärjestelmää käytetään myös taloushallinnon ulkopuolella. Technopoliksen talousjohtaja Heli Matero on tyytyväinen siihen, että Rillionin järjestelmä on intuitiivinen ja helppokäyttöinen myös muulle organisaatiolle, kuten laskujen tarkastajille ja hyväksyjille. Laskujen hyväksyntä onnistuu mobiilissa vain muutamalla klikkauksella.

”Helppous ja joustavuus asiatarkastajien näkökulmasta on Rillionin selkeä etu. Myös johdon ja liiketoiminnon näkökulmasta tämä on tärkeää, sillä meille jää aikaa bisneksen tekemiseen, sen sijaan että aika menee järjestelmässä tuskailuun. Olen hämmästellyt, kuinka nopeasti ihmiset ovat omaksuneet Rillionin käytön, jopa ennen kuin olemme ehtineet kouluttamaan heidät!”, kertoo Matero.