(Kirjoitus on alunperin julkaistu Kauppalehden Studiossa 30.5.2019 lue alkuperäinen artikkeli täältä.)

Lääkärikeskus Aava Oy otti keväällä käyttöön Palette Softwaren modernin hankinnasta maksuun -järjestelmän. Ratkaisu on osa Aavan laajempaa muutosta, ja yritys haluaa tuoda hankinnat yhä näkyvämmäksi osaksi toimintakulttuuria. Vaikka projekti on järjestelmähanke, on muutos ennen kaikkea ihmisten ja eri organisaatioiden välistä keskustelua, sekä uusien toimintatapojen muodostusta. Aavan onnistumisen kannalta merkittävimmät asiat voidaan kiteyttää kolmeen kulmakiveen; ihmisiin, viestintään ja hallittaviin muutosvaiheisiin.

Hankinnasta maksuun

Hankinnat ovat merkittävä osa yritysten liiketoimintaa ja toimialasta riippuen hankintojen osuus voi olla jopa 75% liikevaihdosta. Mikäli hankintoja ei pystytä kontrolloimaan ja seuraamaan, saattavat yritykset menettää jopa kymmeniä prosentteja säästöpotentiaalista. Hankintoja saatetaan tehdä useilta päällekäisiltä toimittajilta, eikä yhteisiä toimintatapoja ole - tai niistä ei olla tietoisia. Näin yritys ei voi hyötyä toimittajien kanssa tehdyistä sopimuksista, eikä todellisista volyymeista. Jokaisella toimittajalla saattaa myös olla oma hankintaportaali, jolloin yrityksen ainut mahdollinen spend-data hajaantuu toimittajien järjestelmiin.

Mikäli yrityksellä puolestaan on oma hankintajärjestelmä, yritys pystyy kontrolloimaan tilauksia, seuraamaan sopimusehtojen toteutumista ja spend-data säilyy yrityksen käytössä. Senior Account Manager Matti Junttonen Palette Softwarelta näkee, että oman hankintajärjestelmän hankintaan vaikuttaa erityisesti tarve saada läpinäkyvyyttä hankintatoimeen: “Hankintajärjestelmän avulla voidaan kattavasti seurata ja kontrolloida sitä, mitä on hankittu, mistä ja millä hinnalla. Lisäksi täydellinen spend-data mahdollistaa tehokkaan kilpailutuksen ja hankintojen optimoinnin. Tehokas hankintatoimi ilman siihen tarkoitettua ratkaisua on käytännössä mahdoton yhdistelmä.”

Lääkärikeskus Aava: hankinnat osaksi toimintakulttuuria

Lääkärikeskus Aava otti käyttöönsä Palette Softwaren hankinnasta maksuun -ratkaisun, joka yhdistää hankinnat ja ostolaskujen käsittelyn saman järjestelmän alle. Hankintajärjestelmän avulla voidaan kontrolloida ja seurata hankintoja. Ostolaskujen käsittelyratkaisu puolestaan automatisoi suuren osan laskujen käsittelyn työmäärästä.

Aavan talousjohtaja Virpi Hentunen kertoo, että hankintajärjestelmä on osa suurempaa muutosta. Yritys haluaa liikkua kohti organisoidumpaa ostamista ja hankintojen ympärille rakennetaan nyt uudenlaista organisaatiota ja tapaa toimia. Muutoksen toivotaan vaikuttavan hankintojen kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen: “Tähtäämme siihen, että tietoisuus ja ymmärrys hankinnoista on laajempi ja yhä merkittävämpi osa toimintakulttuuriamme. Hankinta on kuitenkin hyvin konkreettinen osa palveluketjuamme. Asiakkaittemme palveluketjussa hankinnat ilmenevät esimerkiksi lääkeaineissa ja hoitotarvikkeissa. Paletten järjestelmä hankittiin tukemaan tätä uutta tapaa toimia”, Hentunen kuvailee.

Palette Softwaren konsultti Miikka Suikki kertoo, että Aava on lähestynyt muutosta erinomaisesta näkökulmasta. Tekninen ratkaisu ei itsessään vielä riitä parantamaan prosesseja, ja uusi ratkaisu kannattaa nähdä mahdollisuutena myös toimintatapojen uudistamiseen: “Uusi järjestelmä saattaa mahdollistaa toimintoja, joita ei ennen olisi voitu toteuttaa. Sen sijaan, että vanhat toimintatavat määrittävät prosessit automaattisesti, uusi järjestelmä kannattaa havaita myös tilaisuutena toimintatapojen uudelleen arviointiin”, Suikki korostaa.

Tällä hetkellä Aava tilaa järjestelmän kautta hoitotarvikkeet, lääkeaineet ja toimistotarvikkeet, mitkä ovat kolme suurinta kategoriaa. Muutos ei ole pieni, sillä Aavan hankintojen arvo on noin 45 miljoonaa euroa vuodessa. Paletten järjestelmälle on asetettu konkreettisia tavoitteita; järjestelmältä odotetaan kustannussäästöjä ja prosesseista halutaan läpinäkyviä. Järjestelmän käyttöönotto on onnistunut erinomaisesti, ja asetetut tavoitteet näyttävät toteutuvan. “Järjestelmän käyttöönotto onnistui odotusten mukaisesti aikataulussa. Pääsimme tilaamaan tuotteita uudesta järjestelmästä ensimmäisestä käyttöpäivästä lähtien. Uskon että pääsemme tavoitteisiimme lupaavan alun myötä”, Hentunen vakuuttaa.

Kolme kulmakiveä onnistuneeseen järjestelmämuutokseen

Paletten hankinnasta maksuun -ratkaisun avulla Aavan organisaatio tekee hankinnat nykyisin omasta hankintajärjestelmästä. Aiemmin tilaukset on hoidettu toimittajien omissa tilausportaaleissa.

“Muutos ei koske vain Aavaa, vaan myös toimittajaverkostoamme. Vaikka tuotekatalogitoteutus oli monille toimittajille uusi, järjestelmä toimi moitteettomasti heti käyttöönottopäivästä alkaen. Muutos vaatii kuitenkin yhteistyötä”, Hentunen kommentoi.

Aavan onnistuneessa järjestelmämuutoksessa on kolme kulmakiveä: ihmiset, viestintä ja hallittavat muutosvaiheet. “Muutoksessa tulee olla yksi tiivis työryhmä, jonka kanssa muutosta toteutetaan. Tiiviissä työryhmässä on helpompi taata, että jokainen saa riittävästi vastuuta ja projektiin on helpompi sitoutua”, Hentunen arvioi. Aavan työryhmä rakentui kategoriavastaavista ja teknisestä osaamisesta. Kategoriavastaavat toimivat myös tärkeänä linkkinä muuhun organisaatioon. He ovat kouluttaneet henkilökuntaa ja tiedottaneet muutoksista.

Kategoriavastaava Katja Primettan mielestä tiedottaminen kannattaa tehdä pienissä osissa ja kohdennetulle yleisölle. Kaikki tieto on kuitenkin hyvä löytyä koottuna yhdestä paikasta. Aava toteutti hankinnalle oman sivuston yrityksen intranettiin, josta kaikki tieto on saatavilla. “Info, info, info! Tiedottamista ei voi olla liikaa”, Hentunen listaa. 

Viimeisenä kulmakivenä Hentunen mainitsee hallittavat muutosvaiheet. Aavan kohdalla uusi järjestelmä otetaan käyttöön vaiheittain. Kun edetään vaihe kerrallaan, on muutoksista helpompi tiedottaa sisäisesti ja toteutus on hallittavissa. “Toteutetaan asioita oikeasti ja oikeiden haasteiden kautta, mutta ei liian suuria muutoksia kerrallaan”, Hentunen summaa.