Oy Hedengren Ab

Laaja tuotevalikoima vaatii hyvät työkalut tuotteiden kaupalliseen elinkaarenhallintaan

Hedengren edustaa yli 100 kansainvälisesti tunnetun valmistajan laajaa tuotevalikoimaa. Tuotenimikkeitä on tällä hetkellä yli 36 000. Hedengren toimii kotimaan markkinoiden lisäksi Pohjoismaissa ja Baltiassa. Kansainvälinen toiminta vaatii myös valikoimassa olevien tuotteiden hallintaa monikielisesti.

Laaja tuotevalikoima yhdistettynä monikieliseen myyntiin edellyttää luotettavaa ja tehokasta tuotetiedonhallintaa. Hedengreniä voikin pitää digitaalisuuden hyödyntämisessä edelläkävijänä alallaan. Hedengren Security on käyttänyt Adeona PIM -tuotetiedonhallintaa jo vuodesta 2008, ja Hedtec vuodesta 2014. Tuolloin Hedtec myös automatisoi tuotekatalogien tuotannon ottamalla InDesign-julkaisuautomaatioratkaisun käyttöön. Alkuun katalogit painettiin paperille, nykyään ne julkaistaan myös digitaalisessa muodossa.

Aiemmin keskitetyn tuotetiedonhallinnan puute rajoitti toimintaa

Ennen kumppanuuttaan Adeonan kanssa Hedengren keskittyi digitaalisessa markkinoinnissa pelkästään kotimaan markkinoihin. Ilman keskitettyä ratkaisua kieliversioiden hallintaan ja monikanavajulkaisuun digitaalinen markkinointi usealla markkinalla olisi ollut lähes mahdoton tehtävä.

Yritykseltä puuttui yhtenäinen tuotetietomalli, mikä teki tuotetietojen hallinnasta työlästä ja tuotetiedoista epäyhtenäisiä keskenään. Tuotetieto oli hajallaan eri tuotepäälliköiden takana vaikeasti löydettävissä. Sitä ei hallittu mitenkään yhtenäisesti, vaan kanavakohtaisesti nettisivuilla, printtiluetteloissa ja verkkolevyillä.

”Olemme voineet luottaa huippuosaajien tukeen. Olemme saaneet heiltä hyviä kehitysideoita sekä toimivia ratkaisuja. Laaja kokemus näkyy selkeästi heidän toiminnassaan, asiakkaalle haetaan aina sopivin ratkaisu.”

– Mirja Serkelä, markkinointijohtaja, Oy Hedengren Ab

Tuotteiden tietojen pitää olla aina ajan tasalla

Adeona-ratkaisujen avulla Hedengren on vastannut tämän päivän liiketoiminnan perusedellytyksiin ja vastuullisen asiakaspalvelun vaatimuksiin. Kaikessa yksinkertaisuudessaan: tuotteiden tietojen pitää olla aina ajan tasalla.

Adeona PIM -tuotetiedonhallinnan avulla keskitetty tuotetiedon hallinta on saatu yhden työkalun taakse, ja kaikki tuotetieto ylläpidetään yhdessä paikassa.

Hedengrenin asiakkaille tarjotaan korkealaatuista tuotetietoa nykypäivän digitaalisia kanavia hyödyntäen. Tiedon päivitys on luonnollisesti automatisoitu Adeona PIM -tuotetiedonhallinnasta kaikkiin sähköisiin kanaviin. Verkkokaupassa tuotetiedonhallinnan rooli on todella merkittävä.

Automatisoinnilla on helpotettu työläitä työvaiheita ja parannettu asiakaspalvelua

Adeona PIM -tuotetiedonhallinnan käyttöönoton myötä tuotepäälliköillä on mahdollisuus hallinnoida keskitetysti tuotevalikoimaa ja tuotetietoja eri kanavissa.

Automatisoinnilla on helpotettu työläitä työvaiheita, esimerkiksi tuotetietojen päivittämistä hinnastoihin ja taitettuihin tuoteluetteloihin. Nyt tiedot ylläpidetään yhdessä paikassa, ja julkaisuilla on yhtenäinen ilme. Tiedot ovat helposti myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden saatavilla verkossa. Kaikki tietävät, mistä tieto löytyy.

”Asiakas ei voi ostaa, jos ei tiedä – olemme tehneet valinnan helpommaksi tuotetiedonhallinnan avulla, eli ostamisen asiakkaillemme helpoksi.”

Brändinmukaista massaräätälöintiä julkaisuautomaatiolla

Hedengrenillä on käytössä kaksi julkaisuautomaatioratkaisua. Adeonan PIMin kyljessä olevalla Adeona Sales Tool -moduulilla luodaan myynnin materiaaleja ja PDF-tuotekortteja. InDesign-julkaisuautomaatiomoduulilla tuotetiedot saadaan automatisoidusti InDesign-taittopohjaan asiakkaiden valikoimaluetteloita varten.

Julkaisuautomaatiolla varmistetaan yhtenäinen ilme viestinnässä. Esimerkiksi tarpeen mukaan julkaistujen tuotekorttien asu on aina brändinmukainen tekijästä riippumatta.

“Automaation ansiosta markkinoinnissa vapautuu enemmän aikaa asiakkaiden ja liiketoiminnan tukemiseen materiaalien valmistamisen sijaan. Olemme myös pystyneet vastaamaan entistä paremmin jälleenmyyjien ja asiakkaiden kasvaviin tuotetietotarpeisiin ilman tietojärjestelmien kallista räätälöintiä. Adeonan asiantuntijoiden vankka osaaminen verkkokauppojen luomisessa on ollut kaiken perusta.”

Vahvat kumppanuudet tekevät projektista sujuvamman

Tuotetiedonhallinta ja julkaisuautomaatio eivät koskaan toimi tyhjiössä, vaan ovat osa yrityksen toimintaympäristöä, johon kuuluu myös muita järjestelmiä. Näin on myös Hedengrenillä. Adeona PIM kerää tuotetietoa mm. päämiesten lähteistä, ETIM-kannasta ja Hedengrenin omista taustajärjestelmistä, kuten Digian toimittamasta toiminnanohjausjärjestelmästä.

Adeona PIM puolestaan välittää tuotetietoja alakohtaisiin tuotetietokantoihin sekä kahdelletoista verkkosivustolle ja verkkokauppaan, jotka on toimittanut Lamia. Sekä Digia että Lamia ovat Adeonan pitkäaikaisia kumppaneita, joiden kanssa on muotoutunut tehokkaat, yhdessä sovitut toimintatavat. Kun kumppanit pelaavat hyvin yhteen, ei asiakkaan tarvitse koordinoida toimittajien yhteistyötä, eikä toimia välissä viestinviejänä. Yksi tärkeimmistä tekijöistä kumppaniyhteistyössä on vahvan asiantuntemuksen lisäksi selkeä dokumentointi sekä hyvä yhteishenki.

”Yhteistyö on toiminut saumattomasti. Vaikka projektissa työskennelleet ihmiset ovat olleet eri yrityksistä, on yhteistyö hioutunut saumattomaksi ja tekemiseen on syntynyt ’me henki’.”

Neljä oppia Hedengreniltä tuotetiedonhallinnan käyttöönottoon

1. VASTUUHENKILÖ
2. – Riippumatta yrityksen koosta on oltava vastuuhenkilö, joka vastaa esimerkiksi tietomallista.
3. RESURSSIT
4. – Mikäli tuotetiedot eivät ole kunnossa lähtötilanteessa, niiden kuntoon saattaminen on todella aikaa vievää ja työlästä. Resurssit kannattaa miettiä siltä pohjalta.
5. MÄÄRITTELY
6. – Määrittelyt kannattaa tehdä huolella, eli mitä tietoa ylläpidetään missäkin järjestelmässä sekä missä kanavissa tuotetietoa halutaan hyödyntää.
7. JATKUVA KEHITYS
8. – Käyttöönoton jälkeen kehitystyö jatkuu yhdessä adeonalaisten kanssa, sillä tuotehallinta on jatkuva prosessi.