– Tulevaisuus on jo täällä. Uudet työskentelytavat ovat tätä päivää, mutta vain osa yrityksistä hyödyntää niitä laajasti, avaa Baswaren asiantuntija Sami Nikula keskustelun.

Teknologian tiedetään muuttavan työelämää radikaalisti ja tulevaisuudessa muun muassa tekoälyn, robotiikan ja koneoppimisen merkitys kilpailuedun luomisessa korostuu entisestään, kun työtä siirretään yhä enemmän koneiden tehtäväksi.

– Asiakkaidemme kokemus on, että uudet työskentelytavat vapauttavat ihmiset asioiden tekemisestä manuaalisesti. Näin toistuvat tehtävät tapahtuvat automaattisesti ja virheettömästi, ja ihmisten aika säästyy luovuutta vaativiin tehtäviin.

Muutosta ei ole kuitenkaan helppo viedä läpi. Vaikka automaatiota on tehty jo vuosia, yrityksillä on vielä valtavasti potentiaalia käyttämättä sen laajamittaiseksi hyödyntämiseksi. Nikulan mukaan Suomessa moni yritys on vasta ottanut ensiaskeleensa prosessien automatisoinnin kanssa.

– Parantaakseen kannattavuutta, kilpailukykyä ja asiakaskokemusta, kannattaa automaation tarjoama polku kulkea loppuun saakka, hän linjaa.

 

Sami Nikula muistuttaa yrityksiä oman datan haltuunottamisesta – ”Kattava data tuo toimintaan läpinäkyvyyttä”.

 

Nikula puhuu automaatioasteen nostamisesta ja prosessien kokonaisvaltaisesta muutoksesta. Enää ei riitä, että asioita kehitetään vain yrityksen sisällä, vaan samaan ketjuun pitäisi saada kytkettyä niin toimittajat kuin asiakkaatkin.

– Näen, että yritykset ratkovat ihan oikeita haasteita järjestelmien automaatiossa, mutta valitsevat usein tien, joka johtaa pieniin tai lyhytaikaisiin hyötyihin. Todellisuudessa kehityspolkua riittää prosessin laidasta laitaan – esimerkiksi taloushallinnossa lähes koko hankinnasta maksuun -prosessi voidaan automatisoida ja tehostaa. Taloudelliset ja työtyytyväisyyteen kohdistuvat hyödyt ovat niin suuria, että kehitystyötä kannattaa jatkaa ensimmäisten “pienten voittojen” jälkeen.

“Taloushallinnossa lähes koko hankinnasta maksuun -prosessi voidaan automatisoida.”

Pelkästään automaation lisäämisellä ei kuitenkaan päästä pitkälle, vaan todellinen muutos ulottuu Nikulan mukaan myös työtapoihin:

– Yritykset sähköistävät toki prosessejaan, mutta kehitys jää usein pinnalliseksi. Järjestelmän hankinta on helppoa, mutta sisäinen muutos eli uusien työtapojen ja prosessien juurruttaminen käytännöiksi niin oman henkilökunnan, toimittajien kuin asiakkaidenkin kanssa on jo selvästi haastavampaa.

 

Kaiken ytimessä on data

Kuinka käynnissä olevaa muutosta kannattaisi sitten lähestyä? Nikulan mukaan yksi keskeinen kehityskohde alasta riippumatta on jatkuvasti kasvavan datamäärän haltuunotto.

– Kukaan ei tiedä mitä tulevaisuus tullessaan, sillä muutosten tahti kiihtyy jatkuvasti. Tietoa on tarjolla yhä enemmän, joten kyky tulkita dataa erottaa jyvät akanoista.

“Kyky tulkita dataa erottaa jyvät akanoista.”

– Mitä rikkaampaa tietoa, sen parempia päätöksiä, hän summaa. Silloin kun data on laajaa, kattavaa ja oikeaa, sitä voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla liiketoimintaa koskevien päätösten tekemiseen. Vastaavasti jos dataa on saatavilla vain vähän tai ei ollenkaan, se on virheellistä tai emme osaa tulkita sitä oikein, syntyy vääriä päätöksiä.

Oikeat työkalut auttavat siis tekemään älykkäämpiä päätöksiä. Datan avulla voidaan paitsi tehokkaasti hahmottaa ja ennustaa tulevaa, myös saada tärkeää tietoa yrityksen tämänhetkisestä tilasta:

– Kattava data tuo toimintaan läpinäkyvyyttä – sen avulla tiedät mihin yrityksen rahat menevät ja voit arvioida onko toiminta tehokasta ja fiksua.

 

“Työ tulee muuttumaan – halusimme tai emme”

Nikula muistuttaa, että jokaisella toimijalla on oma tarinansa ja teknologiansa, tärkeintä olisi osata poimia joukosta olennainen. Tulevaisuuden kannalta ratkaisevaksi haasteeksi muodostuu se, kuinka yritykset kykenevät valjastamaan käyttöönsä prosesseissa piilevän lisäarvon ja ulosmittaamaan hyödyt.

Millaisena hän näkee Baswaren roolin?

– Basware on mukana kehittämässä ja viemässä läpi käynnissä olevaa muutosta. Pyrimme olemaan asiakkaalle kehityskumppani, joka kävelee rinnalla, oppii yhdessä asiakkaan kanssa ja tarjoaa sekä näkemyksiä että parhaita käytäntöjä siihen, miten muutokset kannattaa toteuttaa, Nikula painottaa.

“Automaation laaja hyödyntäminen tekee tilaa luovalle ajattelulle ja kehittämiselle.”

–  Yrityksille on ilman muuta fiksua lähteä kehittämään prosessejaan, sillä se tarkoittaa parempaa liiketoimintaa ja auttaa säilyttämään kilpailukyvyn. Kyse ei ole kuitenkaan vain liiketoiminnan tasosta. Rutiininomaisten tehtävien poistuminen vapauttaa myös ihmiset tekemään erilaista, miellyttävämpää työtä, kun esimerkiksi automaation laaja hyödyntäminen tekee tilaa luovalle ajattelulle ja kehittämiselle.

– Vuosittaisessa Basware Connect -tapahtumassamme lokakuun lopulla käsitellään juuri näitä aiheita, vielä ehtii ilmoittautua mukaan tapahtumasivustolla, Nikula vinkkaa.

 

Palkittu puhuja André Noël Chaker vuoden 2016 Basware Connectissa.

 

Kolme esimerkkiä automaation hyödyistä taloushallinnolle

1. Spend visibility – ennustava analytiikka kilpailukyvyn perustana

Ennustava analytiikka auttaa tulkitsemaan kerättyä dataa ja tekemään sen pohjalta oikeat johtopäätökset:

– Useat yritykset keskittyvät valvomaan yrityksen hankintoja, kulueriä ja menoja, mutta kulujen valvomisessa katsotaan aina taaksepäin. Olisi tehokkaampaa tehdä sellaista analyysiä , jonka avulla kulueriä voidaan hallita ja optimoida – kenties taitavalla ennakoinnilla jopa välttää kokonaan, Nikula selittää.

 

2. Fraud detection – huijauslaskujen ja virheiden tunnistaminen saapuvissa laskuissa

– Laskuvirrasta voidaan vertailun avulla poimia automaattisesti sivuun sellaiset laskut, jotka poikkeavat selvästi aikaisemmista. Tällä tavoin voidaan saada kiinni esimerkiksi maailmalla kovaa vauhtia yleistyviä huijauslaskuja, joiden tunnistaminen ja seuranta aiheuttavat yrityksille kuluja ja vaivaa.

Huijausten ohella automaatio auttaa myös seulomaan tavanomaisia virheitä saapuneissa laskussa, jolloin ne voidaan palauttaa laskuttajalle korjattavaksi sopimuksen mukaiseksi.

 

3. Supplier governance – toimittajasuhteiden hallinnointi

Yhden järjestelmän käyttäminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta ja tuo usein myös selkeää taloudellista hyötyä.

– Toimittajatiedon hallinta on työlästä. Olemme huomanneet, että rekisterin ylläpito on yrityksille yllättävän hankalaa. Jos listoilla on paljon turhia toimittajia, hinnat ovat usein korkeampia kuin keskittämällä saadut, ja oikean toimittajan valinta on vaikeaa. Yhden yhteisen järjestelmän käyttö helpottaa prosessia, sillä yritys pystyy valikoimaan parhaat toimittajasuhteet, optimoimaan toimittajien määrän sekä tarkastelemaan maksuliikenteen sujuvuutta ja pullonkauloja.

 

 

Baswaren kotisivut
Baswaren ite wiki -profiili