Kun puhutaan hankinnoista, useimmille tulee ensimmäisenä mieleen yritysten tekemät suorat hankinnat, kuten raaka-aineet ja muut suoraan liiketoimintaan vaikuttavat hankinnat. Epäsuorat hankinnat, kuten toimistotarvikkeet, välttämättömät palvelut tai laitteiden huolto, auttavat puolestaan yritystä pyörittämään päivittäistä toimintaansa. Juuri näiden epäsuorien hankintojen sekava hallintaprosessi maksaa monille yrityksille aikaa ja rahaa, sillä niiden kokonaiskustannuksia usein aliarvioidaan.

Hankinnasta maksuun -prosessi tarkoittaa epäsuorien ostojen ja hankintojen käsittelyyn vaadittavia toimenpiteitä. Prosessi alkaa yrityksen sisällä hankinnan tarpeen tunnistamisesta ja päättyy laskun maksamiseen.

Hankinnasta maksuun -ratkaisut ovat yksi yleisimmistä ja parhaista tavoista ehkäistä juuri hankinnasta maksuun -prosessien kipupisteitä.

Hankinnasta maksuun -ratkaisuissa on kuitenkin paljon eroja, ja teknologiset harppaukset tuovat markkinoille jatkuvasti uusia mahdollisuuksia. Yrityksen johdon on yhä haastavampaa pysyä tietoisena uusista ja vallallaan olevista trendeistä. Kuten tiedämme, kuumin kysymys kaikissa tietotekniikkaa koskevissa sijoituksissa ja prosesseissa on: mihin asioihin yrityksen tulisi keskittyä NYT, jotta sijoitus maksaa itseään takaisin tulevaisuudessa. Tässä kirjoituksessa käymme läpi niitä hankinnasta maksuun trendejä, jotka jokaisen CFO:n tulisi tietää vuonna 2020.

5 Hankinnasta maksuun trendiä vuonna 2020

Trendi 1: Toimittajasuhteiden merkityksen kasvu

Toimittajasuhteiden merkitys kasvaa edelleen vuonna 2020. Tälläkin hetkellä toimittajasuhteiden merkitys on suurempi kuin koskaan aiemmin. Viimeisen vuosikymmenen aikana suurin muutos on tapahtunut etenkin toimittajasuhteiden luonteessa; ennen yhteistyö rajoittui halvimpiin hintoihin ja ehtoihin, mutta nykyään toimittajaverkostojen ylläpitäminen vaatii laajempaa yhteistyötä. Toimittajia tulisikin yhä enemmän ajatella kumppaneina kuin toimittajina. Uusien toimittajasuhteiden rakentaminen vie tunnetusti huomattavasti enemmän aikaa ja resursseja verrattuna olemassa olevien suhteiden ylläpitoon. Läpinäkyvän hankinnasta maksuun -prosessin avulla yhteistyötä voidaan tarkastella ja analysoida yhä tarkemmin ja yhteistyöstä voidaan muovata paras mahdollinen molemmille osapuolille.

Tekeekö yritys esimerkiksi päällekkäisiä hankintoja useilta toimittajilta, jotka kannattaisi keskittää, tai onko yrityksellä yllättävän suuria hankintoja, jotka kannattaisi hankkia yhtenäisenä tilauksena?

Tärkeimmiksi osa-alueiksi nousevat:

• Kyky arvioida ja tunnistaa merkittävimmät toimittajasuhteet

Mikäli epäsuorien hankintojen data leviää erilaisiin Excel-taulukoihin ja sähköposteihin, on organisaation mahdotonta tietää, mitkä toimittajat ovat yritykselle merkittävimpiä. Tällöin yrityksessä saatetaan hukata mahdollisuuksia rakentaa hedelmällisiä kumppanuuksia tärkeimpien toimittajien kanssa. Pelkän alhaisimman hinnan etsiminen saattaa lyhyellä tähtäimellä vaikuttaa parhaalta strategialta, mutta loppujen lopuksi jatkuva uuden toimittajan etsiminen saattaa viedä huomattavasti enemmän aikaa ja resursseja kuin pitkäaikaisten toimittajasuhteiden ylläpitäminen. Merkittävimmät toimittajat eivät välttämättä ole myöskään euromääräisesti suurimpia. Kannattaa analysoida myös tilausten kokonaismäärää ja toimittajalaskuihin käytettävää aikaa.

• Yhteistyön kannattavuuden arvioiminen

Kun merkittävimmät toimittajat ovat tiedossa ja data saatavissa yhtenäisestä paikasta, voidaan toimittajasuhteita analysoida pidemmälle. Datan avulla kannattaa selvittää tekeekö yritys esimerkiksi päällekkäisiä hankintoja useilta toimittajilta, jotka kannattaisi keskittää, tai onko yrityksellä yllättävän suuria hankintoja, jotka kannattaisi hankkia yhtenäisenä tilauksena. Mikäli toimittajaverkostossa tapahtuu merkittäviä muutoksia esimerkiksi toimitusvarmuuden tai hinnan suhteen, näihin tulisi pystyä reagoimaan mahdollisimman nopeasti, kuitenkin tavalla, joka ylläpitää tärkeitä toimittajasuhteita.

• Spend datan merkitys

Yhtenäisen hankinnasta maksuun -ratkaisun avulla koko organisaatio voidaan sitouttaa ostamaan valitut tuotteet ja palvelut vain tietyiltä toimittajilta, tietyin hinnoin ja ehdoin. Näin yritykseen saadaan selkeät säännöt ja helppo kanava hankintojen tekemiseen. Yrityksessä on myös koko spend data olemassa, eli kuinka paljon miltäkin toimittajalta on tilattu. Kun tilausmäärät ja data ovat olemassa, on uusien sopimusten kilpailuttaminen helpompaa. Toisaalta, yhtenäiset säännöt myös auttavat varmistamaan, että yritys tilaa toimittajilta arvioidut tilausmäärät. Ilman täyttä läpinäkyvyyttä on lähes mahdotonta estää ns. villi ostaminen, joka tarkoittaa, että organisaatiossa hankitaan samoja tuotteita tai palveluita laajalta skaalalta erilaisia toimittajia, erilaisin hinnoin ja ehdoin.

• Toimittajasuhteiden ylläpidon mahdollistaminen

Toimittajasuhteiden ylläpito vaatii organisaatiolta kuitenkin aikaa ja sitoutumista. Ylimääräistä aikaa voi olla vaikeaa löytää, mikäli kaikki aika kuluu muihin vähemmän strategisiin tehtäviin. Hyvä hankinnasta maksuun -ratkaisu vapauttaa hankinnan organisaatiolta aikaa, jota tulisi hyödyntää yrityksen kannalta merkittäviin työtehtäviin.

Trendi 2: Data

Datan merkitys ja määrä ovat kasvaneet jatkuvasti koko 2010-luvun ajan, eikä ole ihme, että se löytyy myös uuden vuosikymmenen listalta. Hankintatoimi ilman siihen tarkoitettua ratkaisua tarkoittaa usein laskentataulukoiden ja sähköpostien pyörittämistä. Epäselvässä dataviidakossa on vaikeaa päättää tai tietää, mistä datan analysointia kannattaa edes aloittaa. Lukujen ja datan seuranta on vaikeaa, kokoaminen on aikaa vievää ja hävittäminen helppoa.

Etenkin epäsuorien kustannusten puolella kustannusten aliarviointi on myös hyvin yleistä – on nimittäin vaikeaa arvioida suurta määrää pieneltä tuntuvia kustannuksia, jotka toistuvat pitkin vuotta. EY:n mukaan näiden kulujen optimointi voi johtaa jopa 25 % kustannussäästöihin. Hankinnasta maksuun -ratkaisun avulla tiedot saadaan nopeasti koottua selkeille raporteille ja tarvittava data on yhdessä paikassa analysointia varten.

Mikäli laskuista vain pieni osa perustuu järjestelmässä tehtyihin ostotilauksiin, se tarkoittaa, että organisaatiossa tehdään paljon hankintoja ns. järjestelmän ohi, jolloin on vaikeampaa ennustaa kuluja ja kontrolloida niitä jo ennalta.

Mikäli analysoinnin aloittaminen tuntuu haastavalta, kannattaa tarkistaa, että ainakin nämä mittarit ovat kunnossa:

1. Kuinka suuri osa ostolaskuista perustuu ostotilauksiin? Mikäli laskuista vain pieni osa perustuu järjestelmässä tehtyihin ostotilauksiin, se tarkoittaa, että organisaatiossa tehdään paljon hankintoja ns. järjestelmän ohi, jolloin on vaikeampaa ennustaa kuluja ja kontrolloida niitä jo ennalta.
2. Kuinka suuri osa ostolaskuista ja ostotilauksista on täysin automatisoituja? Mitä korkeampi aste yrityksessä voidaan saavuttaa, sitä pienempiä ostolaskukohtaiset kulut myös ovat.
3. Lopuksi on hyvä mitata maksujen suoritukseen kulunutta aikaa, joka antaa hyvän kuvan hankinnasta maksuun -ratkaisun tehokkuudesta.

Trendi 3: Riskien minimointi

Riskien minimoiminen jokaisessa prosessissa on tärkeää, niin myös taloushallinnon prosesseissa. Siinä missä teknologiset uudistukset muodostavat yrityksille erinomaisen kanavan liiketoiminnan kasvulle, teknologia tuottaa tehokkaita keinoja myös vilpilliseen toimintaan yhtä nopeasti. Vuonna 2020 jokaisen yrityksen tulisi viimeistään huolehtia etenkin kahden riskin minimoimisesta: huijauslaskujen mahdollisuudesta ja inhimillisten virheiden vähentämisestä.

BBC kirjoitti vuoden alussa, että vuoden 2018 aikana Britanniassa laskuhuijauksia ilmoitettiin 3280 kappaletta. Nämä ilmoitetut huijaukset olivat maksaneet yrityksille yhteensä 93 milj. puntaa.

HUIJAUSLASKUT

Viimeisten vuosien aikana etenkin huijausviestit ovat kehittyneet huomattavasti. Vakuuttava huijausviesti ja lasku saattavat sujahtaa tarkastuksesta huolimatta maksuun, mikäli organisaatiossa ei hyödynnetä kunnollisia välineitä, jotka estävät suuren osan yleisimmistä huijausyrityksistä. Huijauslaskujen merkitys kasvaa etenkin globaaleilla yrityksillä.

BBC kirjoitti vuoden alussa, että vuoden 2018 aikana Britanniassa laskuhuijauksia ilmoitettiin 3280 kappaletta. Nämä ilmoitetut huijaukset olivat maksaneet yrityksille yhteensä 93 milj. puntaa. Tästä summasta noin 25% pystyttiin saamaan takaisin. Tästä huolimatta vain joka neljäs yritys otti laskuhuijauksen mahdollisuuden huomioon omissa talousprosesseissaan.

Hankinnasta maksuun -järjestelmä mahdollistaa epäilyttävän toiminnan huomaamisen ja eliminoi yleisimmät tilaisuudet huijauksille. Järjestelmän avulla oikea tieto tilinumeroista, sopimuksista ja laskuista on saatavilla, ja tarkastaja tietää aina mistä tiedot voi tarkistaa, mikäli epäilyttävä lasku saapuu.

INHIMILLISET VIRHEET

Prosesseja automatisoiva järjestelmä vähentää myös muita inhimillisiä virheitä ja niistä syntyviä riskejä. SourceToday listasi merkittävimpiä kipupisteitä hankinnasta maksuun -prosessissa ja yksi merkittävimmistä kipupisteistä on laskutietojen manuaalinen lisääminen, mikä vähenee automatisoinnin myötä. Kalliita inhimillisiä virheitä sattuu myös eräpäivien muistamisessa, hyväksynnän hitaudessa ja sopimusten uusimisessa.

Inhimillisten virheiden välttämiseksi prosesseista tulisi tehdä mahdollisimman helppoja noudattaa ja tarvittavat työkalut tulee tuoda koko organisaation saataville. Kun oikeat ja turvalliset työkalut ovat kaikkien käytettävissä, voidaan inhimillisiä virheitä välttää yhä tehokkaammin.

Trendi 4: Globaalin ratkaisun implementointi

Kaikki edellä mainitut 3 trendiä ovat merkittäviä aihealueita hankinnasta maksuun -prosessissa vuonna 2020 – myös globaalilla tasolla. Mikäli yrityksellä on useita toimipisteitä ympäri maailmaa ja useita ratkaisuja, jäävät yhtenäisen ratkaisun hyödyt käyttämättä. Yhtenäisen hankinnasta maksuun -ratkaisun integrointi globaalisti on yksi näkyvimmistä trendeistä vuonna 2020 ja mitä luultavimmin vuosikymmenellä. Siinä missä hankinnasta maksuun -prosessit ovat esimerkiksi Pohjoismaissa pitkälle automatisoituja, on tilanne eri vielä muualla maailmassa. Yhtenäisen ratkaisun avulla turvallinen ja tehokas teknologia tuodaan kaikkien toimipisteiden ulottuville.

Mitä tulee dataan ja raportointiin, keskitetyn tiedon avulla nähdään ketterästi ja helposti, miten yritys pärjää maailmanlaajuisesti ja pystytään vertailla eri toimipaikkojen tilanteita. Ratkaisun avulla maailmanlaajuisen strategian luominen, suunnitteleminen, mittaaminen ja arvioiminen on merkittävästi helpompaa. Globalin ratkaisun avulla maiden rajat myös katoavat ja työtehtäviä voidaan hoitaa maasta riippumatta.

Globaalin ratkaisun avulla voidaan vertailla toimittajia eri toimipaikoissa ja tehostaa yrityksen logistisia ratkaisuja tekemällä toimittajien kanssa yhteistyötä useassa maassa.

Oikean ratkaisun avulla voidaan analysoida toimittajadataa ja luoda parempia toimittajasuhteita. Ratkaisun avulla voidaan vertailla eri toimittajia eri toimipaikoissa ja tehostaa yrityksen logistisia ratkaisuja tekemällä toimittajien kanssa yhteistyötä useassa maassa. Yhtenäinen näkymä toimittajasuhteisiin ja sopimuksiin muodostaa yritykselle erinomaisen alustan sopimusneuvotteluita ja toimittajien arviointia varten.

Trendi: 5 Tekoäly ja automatisointi

Jokaisen suuremman yrityksen kannattaa kokeilla automaation ja tekoälyn mahdollisuuksia viimeistään vuonna 2020, sillä tekoälytekniikkaa (Artificial Intelligence) käytetään pian jokaisessa yrityksessä.

Hiljattain julkaistun Forresterin tutkimuksen mukaan 89% organisaatioista suunnittelevat ottavansa tekoälyn käyttöön toimitusketjun ja hankinnan prosesseissa seuraavan kahden vuoden aikana. On herkullista (ja trendikästä) havaita tekoälyteknologia jonkinlaisena “robottien nousuna”, mutta monella tapaa tekoäly mahdollistaa työntekijöille enemmän aikaa ja energiaa ihmisille merkityksellisiin tehtäviin. Siis niihin, jotka vaativat luovuutta, innovatiivisuutta ja pitkän tähtäimen strategiaa – tällaiset tehtävät vaativat aitoa ihmisen älykkyyttä.

Tänä päivänä hankinnasta maksuun -prosessin automatisointiteknologiaa voidaan ajatella keinotekoisina assistentteina, jotka tehostavat taloushallinnon prosesseja ja parantavat tarkkuutta sekä datan laatua. Ohjelmistorobotiikka on ensimmäinen askel kohti automaatiota ja tuttu jo monille yrityksille. Kun puhutaan ohjelmistorobotiikasta ja automaatiosta, tarkoitetaan itsenäisiä ohjelmia, jotka suorittavat ennalta määriteltyjen sääntöjen mukaisia tehtäviä – vähentäen usein manuaalista työtä ja inhimillisiä virheitä. Tällaiseen automaation tasoon hankinnasta maksuun -ratkaisut ovat erinomaisia.

Koneoppiminen on toinen paljon käytetty termi puhuttaessa tekoälystä ja automaatiosta. Toisin kuin aiemmin mainittu ohjelmistorobotiikka, tekoäly on itseoppiva. Tämän tason teknologia sopii yrityksille, jotka käsittelevät suuren määrän samankaltaisia laskuja. Lisätietoja tekoälytekniikasta löydät juuri julkaisemasta oppaastamme.

Mikäli haluat ymmärtää AI teknologiaa syvällisemmin ja aikaa on käytettävissä hieman enemmän, osallistu maailmankuululle (nyt jo 270 000 osallistujaa) Reaktorin ja Helsingin Yliopiston ilmaiselle online kurssille: Elements of AI.