Eläketurvakeskus (ETK) on käyttänyt robotiikkaa resurssien säästämiseen ja prosessien tehostamiseen vuodesta 2017 lähtien. Vuonna 2021 ETK tarvitsi robotiikalleen ulkoistetun ylläpitoratkaisun, johon ETK valitsi Sisua Digitalin RaaS -palvelun. RaaS -palvelun myötä ETK saa kustannustehokkaan tuotannon ylläpidon sekä tukea ja parhaita käytäntöjä automaatioiden kehittämiseen Sisuan asiantuntijoilta.

ETK otti ensimmäiset askeleensa robotiikan (RPA, Robotic Process Automation) saralla Sisua Digitalin kanssa jo vuonna 2017, jolloin lähdettiin yhdessä kartoittamaan käyttökohteita robotiikalle. ETK halusi robotiikan avulla purkaa käsittelyjonojaan sekä vähentää manuaalista työkuormaa prosesseissa, jotka olivat volyymiltaan suuria.

”Sisua Digital auttoi meitä robotiikan tietotaidon kasvattamisessa sekä keräsimme yhdessä ideoita robotiikan kohteiden löytämiseen ja kävimme niitä läpi”, kertoo Jyrki Hyttinen, ETK:n projektipäällikkö.

Prosessianalyysin tuloksena ETK:lle tehtiin tietojen käsittely -automaatio, joka pyörii edelleen organisaatiolla tuotannossa. Samassa yhteydessä Sisua Digital koulutti ETK:lle kaksi sisäistä RPA-kehittäjää.

Robotiikan avulla ETK säästää työaikaa sekä pystyy päivittämään tietoja reaaliaikaisesti

Ensimmäisen automaation jälkeen ETK on itsenäisesti kehittänyt lisää automaatioita. Tällä hetkellä ETK:lla on erilaisia automaatioita tuotannossa: automaatiota käytetään esimerkiksi tiedon käsittelyyn ja jalostukseen. Näissä automaatioissa robotit suodattavat sekä yhdistelevät tietoja. Lisäksi ETK:lla on automaatioita, joissa robotit siirtävät tietoa järjestelmästä toiseen. Näissä robotit hakevat tietoa ja siirtävät sitä. Robotit ikään kuin toimivat integraationa kahden järjestelmän välillä. Esimerkiksi robotti hakee sähköpostiin saapuneita muutosilmoituksia, jonka jälkeen se vie ne käsittelyjärjestelmään sekä lopuksi vielä ilmoittaa asiakkaalle, että asia on käsitelty.

”Robotit käsittelevät suuria tietomääriä huomattavasti nopeammin kuin ihminen. Automaatioiden avulla pyrimme säästämään resursseja eli työaikaa. Joitakin tehtäviä ei ole järkevä tehdä manuaalisesti. Lisäksi automaatio mahdollistaa tietojen tiheämmän päivittämisen eli tieto on reaaliaikaisempaa kuin aiemmin. Ennen pystyimme päivittämään tietoja manuaalisesti kerran kuussa, kun nyt robotti tekee sen päivittäin”, kuvailee Hyttinen.

ETK:lla on käytössä sekä päivittäin ajettavia automaatioita, kuin myös on-demand eli pyynnöstä ajettavia automaatioita, jotka ovat kooltaan suurempia ajoja.

RaaS -palvelulla ETK saa kustannustehokkaan tuotannon ylläpidon sekä tukea automaatiokehittämiseen

Vuonna 2021 ETK siirtyi Sisuan RaaS -asiakkaaksi (Robotics as a Service), eli Sisua Digital tarjoaa ETK:n robotiikalle infrastruktuurin palveluna ja huolehtii sen ylläpidosta.

Automaatioinfrastruktuurin ylläpito itsenäisesti voi olla kallista ja aikaa vievää. Ylläpidon ulkoistaminen oli tässä tapauksessa kustannustehokkaampaa ja se säästää ETK:n resursseja. Samalla uusi toimintaympäristö mahdollistaa automaatioissa uudet, päivitetyt toimintamallit. Vanhatkin automaatiot päivitettiin uuden toimintaympäristön avulla toimintavarmemmiksi. Sisua Digital myös koulutti ETK:n kehittäjät käyttämään Orcherstratoria sekä kävi läpi automaatiokehittämisen parhaita käytäntöjä ja tietoturvavaatimuksia.

Ylläpitopalvelun lisäksi Sisua tarjoaa tukea automaatioiden kehittämiseen. ETK ja Sisua Digital ovat yhdessä käyneet automaatioita läpi sekä tarkastaneet löytyykö niistä virheitä tai miten niitä voitaisiin parantaa. Orchestratorin mahdollistama monitorointi ja kuukausittaiset automaatioraportit auttavat virheiden hallinnassa sekä kehittävät tilastointia sekä tuotannon raportointia.

”Kuukausittainen tilannekatsaus Sisuan asiantuntijoiden kanssa tuo rakenteellisuutta kehittämiseen. Saamme käyttöömme alan ”best practises” eikä tarvitse itse keksiä pyörää. Saamme myös apua Orchestratorin käyttöön ja automaatioajojen tekemiseen. Olemme saaneet meneillä oleviin kehitysprojekteihin tukea ja käyneet läpi niiden toteutuksia ja näin pystytty tekemään automaatiot hyvien käytäntöjen mukaisesti. Jos ongelmia on tullut, niin olemme Sisuan asiantuntijoiden kanssa käyty läpi, että miten ne olisi fiksu ratkaista”, kertoo Hyttinen.

Lähitulevaisuudessa ETK aikoo keskittää robotiikkaan vielä enemmän resursseja

ETK on ollut tyytyväinen yhteistyöhön sekä RaaS -palveluun.

ETK aikoo tulevaisuudessa jatkaa robotiikan kehittämistä. Ulkoistettu ylläpitopalvelu mahdollistaa robotiikan skaalaamisen joustavasti ja tarpeen mukaan.

”Pyrimme kartoittamaan lisää automaatiokohteita. Oma ymmärryksemme siitä, mikä on hyvä automaatiokohde, parantuu koko ajan. Vaikka ollaan vielä alkutaipaleella, niin RaaS -palvelun myötä saamme tekemisellemme isomman kick-offin. Sisäisten automaatiokehittäjien määrä on kasvanut kahdesta neljään, ja tavoitteena on laittaa enemmän resursseja robotiikkaan sekä kehittää omia toimintatapoja. Saamme Sisuan toimintatavoista oppia ja näin yhtenäistämme myös omiamme”, toteaa Hyttinen.