Digitaalisiin talous- ja palkkahallinnon palveluihin, konsultointiin ja ohjelmistoihin erikoistunut Administer-konserni on hyödyntänyt automaatiota useiden vuosien ajan parantaakseen tuottavuuttaan sekä lisätäkseen asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä. Sisua Digital ja Administer-konserni aloittivat yhteistyön, kun konserni etsi ylläpitopalvelua automaatiotuotannolleen. Automaatio ja ohjelmistorobotit nähdään tulevaisuudessakin tärkeänä osana koko liiketoimintaa.

Administer-konserni on jo kokenut automaatioteknologian hyödyntäjä: organisaatiolla on pitkä historia robotiikan käyttämisestä tuottavuuden parantamisessa ja työajan säästämisessä

Administer-konserni koostuu viidestä asiantuntijatalosta: Administer Oyj tarjoaa moderneja digitaalisen taloushallinnon palveluita, Adner Oy on keskittynyt suurasiakkaiden talousprosesseihin, Kuntalaskenta Oy:sta palvelee erityisesti kuntia ja yhteisöjä, EmCe Solution Partner Oy tuottaa talous- ja palkkahallinnon ohjelmistopalveluja ja Silta Oy tarjoaa puolestaan palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon palveluja. Konserni työllistää yli 600 taloushallinnon ammattilaista.

”Olemme systemaattisesti käyttäneet automaatiota jo useita vuosia. Aikoinaan lähdimme miettimään, miten saamme työaikaa säästettyä ja kokeilimme työntekoa kellottamalla etsimään ratkaisuja, miten työtä voitaisiin tehostaa. Robotiikalla haluttiin poistaa manuaalista työtä”, kertoo Jukka Iivonen, Administer-konsernin CIO.

”Talous- ja HR-prosesseissa on paljon työvaiheita, joissa on manuaalista dokumenttien pyörittelyä. Jos tällainen työ on usein toistuvaa ja moni tekee sitä, niin siitä muodostuu iso työajan syöppö. Silloin tulee miettiä, miten tällaista työtä voidaan poistaa tai automatisoida”, jatkaa Iivonen.

Automaatiota hyödynnetään läpi organisaation monipuolisesti eri funktioissa esimerkiksi talous- ja palkkahallinnon puolella sekä asiakaspalvelussa. Tällä hetkellä tuotannossa pyörii lukuisia automaatioita.

”Automaatiota käytetään dokumenttien käsittelyssä: kun dokumentteja haetaan paikasta A ja siirretään paikkaan B. Tai jos vaikka maksuaineistoja joudutaan tekemään yhdistelemällä dataa useasta eri paikasta ja tallettamaan eteenpäin johonkin toiseen prosessiin. Aineistoja myös siirretään robotin avulla arkistointijärjestelmään,” selittää Jari Korpela, Silta Oy:n System Manager.

”Automaatio säästää työaikaa myös raportoinnissa: esimerkiksi kuukausittaista vakioitua raportointia on joissain asiakkuuksissa automatisoitu. Pystymme määrittelemään raportoinnille parametrit ja robotti laittaa tarvittavan datan csv-tiedostoihin”, jatkaa Korpela.

”Robotit myös käsittelevät meille päin tulevia aineistoja, jotka voivat tulla esimerkiksi sähköpostilla, sekä luokittelevat mihin aineistot liittyvät ja mihin ne viedään eteenpäin”, lisää Iivonen.

”Asiakaspinnassa robotit ottavat vastaan esimerkiksi todistuksia, jotka saapuvat verkkopalveluumme tai sähköpostiin. Asiakkaat eivät kuitenkaan näe, että robotti ottaa todistukset vastaan ja tekee taikojaan. Robotti nopeuttaa asiakaspalvelua, kun se painaa hommia tauotta, kun taas ihmiset työskentelevät vain 8 tuntia päivässä. Robotin avulla työntekijöiden pöydällä on aamulla valmiiksi asioita pureskeltuna pyyteettömästi 24/7” Iivonen jatkaa.

Robotit hoitavat puuduttavat rutiinityöt, lisäävät toimintavarmuutta sekä nopeuttavat asiakaspalvelua

Automaatio lisää työn mielekkyyttä, kun työntekijöiden ei tarvitse tehdä yksitoikkoisia, robottimaisia tehtäviä.

”Automaatioissamme käsitellään isoja määriä dataa eli volyymit ovat suuria. Robotit helpottavat arjessa ja poistavat monen ihmisen työlistalta paljon käsin tehtävää työtä” Iivonen toteaa.

”Robotiikka mahdollistaa lisäksi sen, että saamme oikeaan aikaan oikeat tiedot. Kun raportit tulevat yön aikana, niin työntekijät saavat raportit heti aamuna valmiiksi työstöön”, kertoo Korpela.

Automaatio lisää myös toimintavarmuutta.

”Kun on usein toistuvia vakiorutiineja, niin siinä on suuri inhimillisen virheen vaara. Tai jos ihminen on esimerkiksi sairaslomalla, niin työ saattaa jäädä tekemättä. Manuaaliseen työhön liittyy inhimillisiä riskejä”, Iivonen selittää.

”Automaatioista tulee hälytyksiä, jos ne eivät toimikaan. Kun ihminen ei tee jotain tehtävää tai tekee virheen, niin siitä ei tule hälytyksiä. Kun automaatiossa tapahtuu virhe, niin siitä tulee ilmoitus”, lisää Iivonen.

Robotiikka on olennainen osa Administer-konsernin liiketoimintaa ja sen kehittämistä.

”Se on osa koko toimintaamme: automaatio parantaa liiketoiminnan tuottavuutta sekä asiantuntijatyön tehokkuutta. Sen avulla ei tarvitse palkata lisää ihmisiä tekemään toistuvia rutiineja, vaan saadaan sama lopputulos aikaiseksi ja ihmiset voivat keskittyä enemmän arvoa tuottavaan työhön. Kannattavuuden puolesta automaatio on merkittävä asia”, Iivonen kuvailee.

”Asiakaspalvelu myös toimii nopeammin ja sujuvammin ja tällä on pitkässä juoksussa vaikutusta siihen, kuinka tyytyväisiä asiakkaamme ovat ja kuinka saamme uusia asiakkaita”, jatkaa Iivonen.

Sisuan tehtävä on varmistaa, että robotit toimivat mahdollisimman hyvin siihen tarkoitukseen mihin ne on tehty

Sisua Digital ja Administer-konserni aloittivat yhteistyön vuoden 2021 lopulla.

”Meille tuli tarve vaihtaa palvelukumppania ja törmäsimme Sisuaan vinkkinä kontaktimme kautta. Nyt Sisua ylläpitää automaatioitamme sekä tarjoaa meille häiriöhuoltoa, jatkokehitystä ja uusien automaatioiden kehittämistä. Sisuan tehtävä on varmistaa, että robotit toimivat mahdollisimman hyvin”, Iivonen kertoo.

”Haltuunotto on mennyt todella sujuvasti. Sisua on aktiivisella otteella esittänyt meille asioita, joihin meidän kannattaisi kiinnittää huomiota tai korjata ja tuoneet esille vaihtoehtoja. He ovat myös esittäneet robottien ongelmia, miksi ne eivät toimi niin hyvin kuin tarkoitettu ja miten niitä voitaisiin jatkokehittää”, jatkaa Iivonen.

Sisua Digital ehdotti OCR-teknologian vaihtamista, koska käytössä ollut teknologia ei toiminut riittävän niin hyvin.

”Meillä oli OCR-teknologiamme kanssa haasteita. Totesimme kuukausiraporteista, että robotti ei pysty käsittelemään kaikkia dokumentteja vaan ne menevät virheeseen eli teknologia ei onnistunut tulkitsemaan dokumenttia tekstiksi. Silloin Sisuan puolelta tuli parannusehdotukseksi, että vaihdamme ABBY:sta Google visioniin ja se on parantanut tilannetta”, tarkentaa Iivonen.

Sisua Digitalin tarjoaman ylläpitopalvelun myötä automaatioiden monitorointi on parantunut sekä ylläpito yhdenmukaistunut. Sisua on siirtänyt automaatioita UiPathin Orchestrator -alustalle, jonka avulla monitorointi helpottuu. Uudelle alustalle vaihtaminen mahdollistaa myös sen, että virheet saadaan reaaliajassa kiinni.

”Esimerkiksi vuoden takaiseen tilanteeseen verrattuna tiedämme paremmin, miten robotit toimivat. Raportointi on parantunut paljonkin ja koko ajan sitä parannetaan – keskustelimme juuri siitä, miten voisimme viedä sitä vielä eteenpäin”, vahvistaa Iivonen.

”Selvittelyjä tehdään jatkuvasti ja jos huomataan jotain haasteita niin aktiivisesti kartoitetaan, miten voidaan parantaa”, lisää Korpela.

”Palvelukokonaisuus on myös kustannustehokkaampi kuin aiempi ratkaisu”, mainitsee Iivonen.

Yhteistyö on sujunut onnistuneesti ja robotiikka nähdään tulevaisuudessakin kriittisenä osana Administer-konsernin toimintaa

”Päivittäinen yhteistyö sujuu todella hyvin. Tiketit saadaan nopeasti selvittelyyn ja niitä aletaan tutkimaan. Olemme olleet tyytyväisiä kuukausittaisiin palvelukokouksiin. Niistä saa kokonaiskuvan edellisen kuukauden tapahtumista ja nähdään millä tasolla prosessit pyörivät. Sisua myös tuo meille omia ajatuksia mitä voisimme kehittää”, kuvailee Korpela.

”Yhteistyö on ollut mutkatonta ja helppoa – se toimii joka tasolla mallikkaasti”, yhtyy Iivonen.

”Yhtensä nostona esimerkiksi se, että meillä on yhteyshenkilöt vaihtuneet jonkun verran. Mutta aina kun uusi henkilö on hypännyt remmiin mukaan, niin saman tien yhteistyötä on pystytty jatkamaan suoraan siitä, mihin edellisen henkilön kanssa jäätiin”, Korpela mainitsee.

Automaatio nähdään tulevaisuudessakin merkittävänä osana Administer-konsernin liiketoiminnan kehittämistä ja digitaalisen transformaation edistämistä.

”Arvioimme koko ajan, että löytyykö uusia kohteita, jossa robotiikkaa voitaisiin käyttää”, Iivonen toteaa.

”Automaatio on jatkossakin varmasti tärkeä osa kannattavuuden, työn mielekkyyden ja asiakaspalvelun parantamisessa”, päättää Iivonen.