Yksityisellä ammattikorkeakoululla Haaga-Helialla on moderni kulttuuri, jossa pyritään tekemään asioita uudella tavalla – sekä tietysti myös tehokkaammin ja paremmin. Korkeakoulu oli kiinnostunut kokeilemaan, miten toimintaa voitaisiin kehittää ja tehostaa prosessiautomaatiolla. Automaatiokumppanikseen Haaga-Helia valitsi Sisua Digitalin. Nyt korkeakoulu on jo useamman vuoden hyötynyt automaation tuomista eduista ja aikeina on yhä jatkaa sen laajentamista.

Haaga-Helia aloitti ensimmäisen automaatioprojektinsa Sisua Digitalin kanssa vuonna 2019.

”Silloin robotiikka oli vielä uutta ja aika harva sitä hyödynsi. Haaga-Helian talousosastolla haluttiin tehdä asioita uudella tavalla, sekä tehokkaammin ja paremmin. Siitä lähti kiinnostus kokeilla robotiikkaa”, kertoo Jani Väisänen, Haaga-Helian Pääkirjanpitäjä.

Vuosien aikana Sisua Digital on tehnyt Haaga-Helialle useita automaatioita, joista suurin osa on rakennettu helpottamaan taloushallinnon tehtäviä. Automaatiot on rakennettu UiPath-teknologialla.

”Robotiikka auttaa hankkeiden taloushallinnossa, joista raportoidaan ulkoisille rahoittajille. Niissä on isot volyymit ja paljon toistuvia rutiineja sekä manuaalista työtä. Tieto on vakiomuotoista ja toistuvaa, joka sopii robotisoitavaksi”, kuvailee Väisänen.

”Nyt olemme myös laajentaneet automaatiota kirjaston toimintoihin. Robotiikkaa lähdetään skaalaamaan muihinkin toimintoihin pikkuhiljaaa”, lisää Tove Tuomela, Haaga-Helian Digipalveluiden ja tietohallinnon CRM- ja RPA-kehityksen projektipäällikkö.

Automaatio auttaa päivittäisissä talousrutiineissa

Nykyinen automaatiokokonaisuus taloushallinnossa auttaa työntekijöitä kuun vaihteen jälkeen tulevan ruuhkapiikin purkamisessa. Yksittäiset automaatiot prosessin eri vaiheissa tekevät tästä Human-In-The-Loop -automaation, jossa robotti aloittaa prosessin alkupäästä, mistä työntekijät sitten jatkavat, ja minkä jälkeen robotti vielä jatkaa työtä vieden prosessin päätökseen. Automaatiokokonaisuudessa robotille annetaan ”robottimaiset”, manuaaliset työtehtävät ja työntekijöille jää haastavammat tehtävät.

Robotti aloittaa prosessin hakemalla tietoja eri järjestelmistä, minkä jälkeen se tekee hankekohtaiset raportit exceliin. Kuun vaihteessa nämä tiedot on saatava mahdollisimman nopeasti, ja ilman robottia tämä olisi mahdotonta tehdä joka kuukausi, sillä käsiteltävä datan määrä on liian suuri ihmisten käsiteltäväksi. Robotti luo samalla integraatioalustan ja toimii liimana järjestelmien välillä hakemalla tietoa eri järjestelmistä ja muodostamalla sen jälkeen yhtenäiset raportit. Tätä automaatiota on optimoitu vielä niin, että nykyään automaatio on valmis 10 minuutissa, kun ennen siinä meni muutamia tunteja.

”Robotti tekee raportit heti seuraavana päivänä kuun vaihteen jälkeen, kun lähtöaineistot ovat saatavilla ja jalostaa tiedon käyttökelpoiseen muotoon valmiiksi. Näin säästyy työntekijöiden työaikaa ja lisäksi prosessin laatu on tasaista. Ihmistyö ei skaalaudu samalla tavalla tähän prosessiin, miten robotti pystyy sen tekemään”, Väisänen kuvailee.

Kokonaisuuden alkuun kuuluu myös automaatio, jossa robotti hakee hankkeiden tuloslaskelmat kirjanpito-ohjelmasta valmiiksi käyttäjälle. Tämäkin on integraatioautomaatio, jossa robotti tulostaa kirjanpidon tarvitsemat tuloslaskelmat. Automaation ansiosta työntekijöiden ei tarvitse itse tulostaa laskelmia järjestelmästä.

Kirjanpidon prosessissa robotti myös hakee erilaisia laskuja liitteineen sekä koostaa jokaisesta laskusta ja sen liitteestä yhden tiedoston. Näitä tiedostoja tarvitaan, kun hankkeista raportoidaan rahoittajille. Haaga-Helian työntekijöiden mukaan työajan säästö on tässä automaatiossa merkittävin.

”Kun maksatushakemuksia on runsaasti tai kyseessä on suuri hanke, niin tämä automaatio säästää paljon työaikaa ja helpottaa työkuormaa”, vahvistaa Väisänen.

Kirjanpidon automaatiokokonaisuus päättyy automaatioon, jossa robotti vie kirjanpito-ohjelmaan excelissä tehtyjä muistiotositteita. Työntekijä syöttää oikeat tiedot exceliin ja robotti hoitaa lopun eli muodostaa tositteet kirjanpitoon sekä tallettaa liitteet. Haaga-Helian asiantuntijat kommentoivat, että robotti tekee tämän prosessin noin 50% nopeammin ja samalla on päästy eroon yksitoikkoisesta rutiinista, joka altistaa näppäilyvirheisiin.

Robotit purkavat ruuhkapiikkejä sekä mahdollistavat sellaisten asioiden tekemisen, johon ei muuten olisi resursseja

Kiireisistä kuun vaihteen toimenpiteistä on pyritty automatisoimaan niin monta osaa kuin mahdollista.

”Automaatiot ovat vapauttaneet merkittävästi työaikaa rutiinitehtävistä. Taloushallinnon työntekijöille jää enemmän aikaa auttaa esimerkiksi projektipäälliköitä talousasioissa. Robotit nopeuttavat ruuhkapiikkien käsittelyä sekä helpottavat perusrutiinien kanssa” kuvailee Väisänen.

”Lisäksi automaatio on mahdollistanut sellaisten asioiden tekemisen, mihin ei olisi muuten ollut tarpeeksi resursseja. Esimerkiksi joitain asioita ei ihmistyöllä pystyttäisi tekemään montaa kertaa kuukaudessa, kun nyt robotti tekee sen aina tarvittaessa. Automaatio säästää aikaa toistuvissa työtehtävissä, mutta myös mahdollistaa asioita, joita ei tulisi muuten tehtyä”, Väisänen lisää.

Sivuvaikutuksena myös toimintatavat ovat yhdenmukaistuneet. Automaation takia on käytettävä samanlaisia datamuotoja, jolloin eri käyttäjistä johtuvat vaihtelevat datamuodot jäävät pois.

Lisäksi Sisua on kehittänyt Haaga-Helian Kirjasto- ja tietopalvelut toiminnolle automaation tehostaakseen julkaisupalkkioiden maksamista. Tietyistä korkeakoulun julkaisuista maksettavien julkaisupalkkioiden laskenta vaatii tiedon hakemista useasta eri järjestelmästä ja tiedon vertailua sekä laskutoimituksia. Automaation myötä palvelu on ajankohtaisempi ja sujuvampi sekä säästää työaikaa useita päiviä maksatusten tiheydestä riippuen. Automaation avulla prosessin läpimenoaika tehostuu huomattavasti ja tämä mahdollistaa muutokset palkkioiden maksatuksen aikatauluun. Korkeakoulujen lehti Kreodi kirjoitti aiheesta artikkelin, josta voit lukea aiheesta lisää.

Onnistunut yhteistyö jatkuu ja Haaga-Helia laajentaa robotiikkaa jo muihin toimintoihin

Yhteistyö Sisua Digitalin ja Haaga-Helian välillä on sujunut hyvin.

”Tähän mennessä kokemus on ollut todella positiivinen. Yhteistyö on ollut hyvää ja olemme systemaattisesti vieneet robotiikkaa eteenpäin SCRUM-mallilla, joka on ollut erityisen tehokas malli. Sisuan päässä kehittäminen on ollut aktiivista. Tiketöintijärjestelmä on toiminut myös hyvin, jos konsultit eivät ole olleet langoilla”, kuvailee Tuomela yhteistyötä.

”Kokemukset ovat olleet hyviä ja toiminta ammattimaista. Sisuan asiantuntija Arno on päässyt nopeasti kärryille, vaikka taloushallinnon prosessit eivät varmaan ole entuudestaan tuttuja, mutta äkkiä on ymmärretty, mihin asiaan haetaan apua. Sisuan työntekijöihin on nopeasti saatu yhteys ja reagointi on myös ollut pikaista. Asioita vielä sujuvoittaa, kun on samat tekijät ja toiminnassa jatkuvuutta”, lisää Väisänen.

Haaga-Heliassa aiotaan yhä jatkaa robotiikan hyödyntämistä. Korkeakoulussa tunnistetaan automaation edut ja sitä halutaan viedä eteenpäin.

”Tarkoitus on kartoittaa, onko talouden puolella vielä jotain mitä voitaisiin helpottaa automatisoimalla. Sitten on jo aloitettu kehittämään automaatioita esimerkiksi kirjaston puolella, mutta mietinnässä on jo muitakin toimintoja”, Tuomela kertoo.

”Automaatio ja sen kehitys tärkeä asia, johon halutaan panostaa ja kartoittaa tarpeita sekä ottaa käyttöön työtä tehostavia työvälineitä. Potentiaalia on paljon ja mahdollisuuksia tehdä. Nälkä kasvaa syödessä – uskon että kun saadaan vielä lisää tietoisuutta taloon, että tällaisia mahdollisuuksia on, niin tarpeita varmasti nousee esille”, Tuomela lisää.