Keskusautohallissa haluttiin tehostaa liiketoimintaresurssien käyttöä ja ratkaisu siihen löytyi robotiikasta. Ensimmäisen toteutuksen jälkeen automaatiota lähdettiin laajentamaan ja nyt automaatio tukee yrityksen automyyntiä ja asiakaspalvelua sekä tehostaa varastonhallintaa ja taloushallintoa.

Keskusautohallissa aloitettiin robotiikan käyttö vuonna 2020, kun yritys etsi ratkaisua työajan säästämiseen sekä arkisen rutiinityön helpottamiseen.

”Halusimme säästää työaikaa sekä automatisoida uusien autojen hankintaprosessi, jossa oli paljon näpyttelyä sekä datan hakua ja siirtoa. Automaation avulla tehostetaan rutiinityötä ja nämä resurssit saadaan siirrettyä muihin tehtäviin. Autosihteerimme ovat kiireisiä ja automaatio helpottaa heidän arkeaan”, kertoo Harry Valanne, Keskusautohallin tietohallintopäällikkö.

Ensimmäisen automaation jälkeen Keskusautohalli lähti laajentamaan automaatioita. Nyt yrityksen robotti Elvis tehostaa noin yhdeksää eri prosessia. Automaatiolla tuetaan uusien autojen myyntiä sekä toimitusketjua, reskontran hoitoa eli maahantuojan varaosien kiertoa ja kirjanpitoon vientiä sekä varastonhallintaa.

”Aloitimme automyyntiä tehostavan automaation kanssa, jossa uusien autojen toimitusketjua on helpotettu. Tämä automaatio tukee sekä myyntiä että asiakaspalvelua. Käytännössä automaatio nopeuttaa auton luovutusprosessia eli auton toimitusta asiakkaalle”, Valanne kuvailee.

Automaation avulla työaikaa säästyy kuukaudessa parhaimmillaan noin 22 tuntia, eli vuodessa noin 262 työtuntia (35 htp). Säästetty työaika riippuu kuitenkin luovutettavien autojen määrästä: autoja luovutetaan noin 700–1000 vuodessa, joten automaatio on merkittävä helpotus.

Azure ML -tekoälyä hyödyntävä automaatio säästää satoja tunteja työaikaa sekä tehostaa olemassa olevien järjestelmien käyttöä

Toinen iso automaatiokokonaisuus on taloushallinnon eli reskontran automatisoitu prosessi, joka käsittelee maahantuojien varaosalaskuja.

”Tämä prosessi oli myös oiva kohde automaatiolle. Siinä on paljon tietojen lukemista yhdestä paikasta ja syöttämistä toiseen paikkaan”, Valanne selittää.

Vuonna 2023 robotti käsitteli varaosalaskuja lähes 3500 kappaletta.

”Automaatio nopeuttaa laskujen käsittelyä huomattavasti ja säästää reskontratiimin työaikaa merkittävästi”, jatkaa Valanne.

Kolmas automaatiokokonaisuus tehostaa varastonhallintaa, jossa käsitellään maahantuojien varaosien lähetyksiä ERP-järjestelmässä. Automaatio hyödyntää myös Azure ML -tekoälyä varaosalähetyslistojen lukemisessa.

Lähetyslistoja tulee käsiteltäväksi useita kappaleita joka päivä – automaatio säästää työaikaa noin 20 tuntia kuukaudessa, eli noin 240 tuntia vuodessa (32 htp). Robotti käsittelee noin 60 lähetyslistaa kuukaudessa, mikä tekee noin 720 lähetyslistaa vuodessa.

”Robotti lukee lähetyslistojen rivejä nopeammin, joten automaatio helpottaa työtä varsin paljon. Virheiden määrä myös vähenee, kun robotti ei tee näpyttelyvirheitä. Se lisää varmuutta ja lisäksi varastosaldot ovat paremmin ajan tasalla”, Valanne sanoo.

Automaatio myös tehostaa olemassa olevien järjestelmien käyttöä – se varmistaa, että nykyisillä järjestelmillä pärjätään pidempään ja parantaa työntekijöiden käyttäjäkokemusta.

Keskusautohalli on tyytyväinen yhteistyöhön ja kehitysputkessa on jo seuraava automyyntiä tehostava prosessi

Keskusautohallissa ollaan tyytyväisiä automaation tuloksiin ja työntekijät kokevat, että automaatio helpottaa huomattavasti työtä.

”Olemme saaneet rutiinitehtäviä automatisoitua ja pystyneet kohdistamaan työntekijöidemme aikaa sellaisiin tehtäviin, missä heidän omaa osaamista tarvitaan. Tämä lisää henkilöstön tyytyväisyyttä työntekoon”, kertoo Valanne.

Keskusautohallilla on suunnitelmissa jatkaa automaation skaalaamista. Nyt kehitysputkessa on prosessi, joka tehostaa esittelyautojen käsittelyä sekä myyntiä.

”Automaatio nopeuttaa myyntiprosessia sekä vapauttaa myyntipäällikköjen aikaa suoraan asiakaspalveluun sen sijaan, että he olisivat jumissa koneen ääressä. Näin heillä on enemmän aikaa tehdä oikeaa myyntityötä ja olla asiakkaan kanssa tekemisissä”, Valanne selittää.

Yhteistyö Sisua Digitalin kanssa on mennyt mutkattomasti ja Keskusautohalli on ollut tyytyväinen Sisuan proaktiivisuuteen.

”Asioihin on reagoitu nopeasti, jos olemme vaikka saaneet uuden idean, mitä robotilla voisi tehdä. Sisualta on tullut myös aina selkeä prosessikaavio, mitä robotin pitäisi tehdä. Se helpottaa kanssakäymistä ja kehitystyötä. Yhteyshenkilöiden säännölliset ja proaktiiviset yhteydenotot ovat myös olleet hyviä”, Valanne kuvailee.