IT-projektit aiheuttavat harvoin hurraa-huutoja organisaatiossa. Hankkeet mielletään lähinnä juurihoitomaisiksi operaatioiksi, jotka on pakko tehdä, jotta hampaat pysyisivät suussa.

Vanha järjestelmäkokonaisuus on usein terveysriski liiketoiminnalle. Jotain on kuitenkin pakko tehdä, jotta riskit pysyvät hallussa ja edellytykset kasvulle säilyvät. Tämä on validi ja ymmärrettävä syy lähteä uudistamaan järjestelmiä, ja usein tältä pohjalta hanke voidaan myös perustella rahakirstun vartijoille.

Tästä näkökulmasta IT-hanke on kuitenkin ikävä kulu, joka on pakko kärsiä, jotta liiketoiminta voi jatkua turvallisesti. Hanketta voidaan pitää erittäin onnistuneena, jos pysytään suurin piirtein budjetissa ja aikataulussa ilman, että galaksit räjähtävät käyttöönoton yhteydessä.

Mitä hanke voi sitten olla, ellei kulu? Vastaus on tietysti kannattava investointi – eli ainoa investointi, joka on järkevää tehdä.

Missä tahansa investoinnissa tärkeintä on takaisinmaksupotentiaali ja riskien minimointi, ja tämä koskee myös IT-hankkeita. Jos uusi järjestelmä ei maksa itseään takaisin, siitä ei kannata maksaa mitään. Jos se sen sijaan tuo paljon lisää viivan alle vuodessa, siihen kannattaa myös investoida aikaa ja rahaa. Projektin kustannuksia tai lisenssikuluja tärkeämpää on siis selvittää, kuinka paljon hyötyjä on realistisesti mahdollista saada. 

Kehityshankkeissa voidaan katsoa olevan neljä eri kannattavuuteen liittyvää ulottuvuutta:

1. liikevaihdon kasvu
2. erottuvuus kilpailijoista / markkinaosuuden kasvattaminen
3. riskien hallinta
4. kustannussäästöt / toiminnan tehostuminen.

Näistä kaksi viimeistä ovat tyypillisesti keskiössä, kun suunnitellaan esimerkiksi talouteen ja toiminnanohjaukseen liittyviä järjestelmäuudistuksia. Myyntiin ja markkinointiin liittyvissä kehityshankkeissa puolestaan haetaan myynnin kasvua ja asiakaspalveluhankkeissa kilpailijoista erottautumista. 

Kannattaa kuitenkin aina miettiä, miten jokaisesta kehityshankkeesta saataisiin kaikki mahdolliset hyödyt irti.

1. Liikevaihdon kasvu

Myynnin tehostamista ja liikevaihdon kasvua haetaan yleensä myynnin ja markkinoinnin järjestelmähankkeissa. Asia kannattaa kuitenkin huomioida aina, kun tehdään digitaalista kehitystä. Esimerkiksi vanhentunutta talouden järjestelmää uuteen vaihdettaessa kannattaa miettiä, voidaanko samalla tehdä jotain sellaista kehitystä, joka tuo hyvää myös ylimmälle riville tuloslaskelmassa.

CRM-hankkeissa on hyvä huomioida, ettei kehittyneinkään myynnin järjestelmä myy itse mitään. Myyntiä voi kasvattaa vain, jos toiminnassa jokin muuttuu parempaan suuntaan. Uusi myynnin järjestelmä saattaa johtaa toiminnan muuttumiseen, tai sitten ei. Toiminnan muuttuminen vaatii joka tapauksessa toimivan järjestelmän lisäksi myös muutosjohtamista.

Liian usein järjestelmähankkeeseen lähdetään sen takia, että myynnin mielestä CRM:n käyttöliittymä on huono, eikä sitä voi käyttää. Ratkaisuna otetaan käyttöön uusi järjestelmä, ja pettymys on suuri, kun uudesta järjestelmästä löytyykin käyttöönoton myötä uusia käyttöä estäviä syitä. Näissä tapauksissa ratkaistava haaste on myynnin sitouttaminen CRM:n käyttöön, koska se ei koe järjestelmän käyttöä hyödylliseksi. Tämä haaste täytyy ensin tunnistaa ja tutkia. Vasta sen jälkeen kannattaa miettiä, voidaanko asiaa parantaa teknologian avulla.

2. Erottuvuus kilpailijoista tai markkinaosuuden kasvu 

Väitän, että jokaisessa kehityshankkeessa voidaan tehdä asioita, jotka parantavat asiakaskokemusta ja auttavat erottautumaan kilpailijoista positiivisesti. Pelkästään laskutuksen täsmällisyys ja selkeys voivat olla asiakkaille erittäin tärkeitä asioita. Sen lisäksi on aina hyvä idea parantaa asiakaspalvelua ja itsepalvelutoiminnallisuuksia riippumatta siitä, mitä hankkeessa on lähdetty alun perin tavoittelemaan. 

Nykyisellä ajanhetkellä vaikuttaa siltä, että generatiivisen tekoälyn hyödyllisimmät käyttötapaukset löytyvät nimenomaan asiakaspalvelun osa-alueelta. Asiakaspalvelussa käsitellään paljon vapaata tekstiä, ja tekoälyn mahdollistamien toiminnallisuuksien, kuten sentimenttianalyysin, avulla yhteydenotoista voidaan tunnistaa kiireelliset tapaukset niin hyvässä kuin pahassa. Asiakaspalvelijan työtä voi priorisoida tekoälyavusteisesti siten, että asiakaskokemus parantuu – oli kyse sitten vaarasta menettää asiakas tai tilaisuudesta kasvattaa myyntiä

Yksi tapa lisätä markkinaosuutta on erottautua kilpailijoista. On hyvä pitää mielessä, että taloudellisesti vaikeina aikoina on aina hyvä tilaisuus kasvattaa markkinaosuutta, vaikka myyntiä ei euromääräisesti olisikaan mahdollista lisätä. Kun nousukausi sitten jonain päivänä koittaa – niin kuin se on aina koittanut laskusuhdanteen jälkeen – yritys on hyvässä tilanteessa, kun sen tietojärjestelmät ja prosessit ovat kunnossa. Kannattaa siis kehittää silloin, kun siihen on aikaa.

3. Riskienhallinta

Vanhoihin tai vanhentuviin järjestelmiin liittyy aina riskejä. Teknologia vanhentuu ja järjestelmät happanevat kuin itsestään. Pian ollaan tilanteessa, jossa vanhat systeemit ovat niin puhki räätälöityjä, että vain yhden alihankkijan muutamat asiantuntijat tietävät, mitä tehdä, jos ja kun bitti menee joskus poikittain. On myös tyypillistä, että dokumentointi heikkenee samaa vauhtia kuin järjestelmiä räätälöidään, vaikka tilanteen tulisi olla juuri päinvastoin. Tämä lisää edelleen vaaraa jäädä yhden toimittajan loukkuun.

Osaamisriskin lisäksi vanhentuva teknologia aiheuttaa vakavia tietoturvariskejä. Tietoturvan saralla on nimittäin käynnissä jatkuva kilpajuoksu valon ja pimeän puolella olevien propellihattujen kesken. Toiset rakentavat yhä parempaa tietoturvaa ja toiset yrittävät rikkoa sitä. Turvallisella puolella pysymiseen apua tarjoavat suuruuden ekonomia ja automaatio, sillä suuryrityksillä on valtavat resurssit ja suuri intressi pitää asiakkaiden tiedot ja liiketoiminta turvassa. Esimerkiksi Microsoft on ilmoittanut investoivansa tietoturvaan 20 miljardia dollaria vuosina 2021–2026.

Riskienhallinnan taloudellista vaikuttavuutta voidaan arvioida yksinkertaisesti arvioimalla erilaisten riskien todennäköisyys ja taloudellinen vaikutus ja kertomalla ne keskenään. Laskutoimituksen avulla saadaan jo melko hyvä käsitys siitä, mihin kannattaa panostaa ja kuinka paljon.

4. Kustannussäästöt ja toiminnan tehostuminen 

IT-kulujen optimoinnin lisäksi tehokkuutta ja kustannussäästöjä haetaan lähes jokaisessa organisaatiossa digitalisaation, hyperautomaation ja tekoälyn avulla. Kilpailun kiristyminen ja epävarma taloudellinen tilanne luovat tarpeita tehostaa toimintaa ilman, että asiakaskokemus ja palvelun laatu kärsivät. Tehokkuutta tavoitellaan yleensä automatisoimalla prosesseja, ja tähän modernit pilviratkaisut tarjoavat paljon mahdollisuuksia.

Myös tekoälyyn kohdistuvan kiinnostuksen vallankumouksellinen kasvu tuo suuria toiveita tuottavuuden lisäämiseen. Positiivisimmissa arvioissa on puhuttu jopa 40 prosentin tehokkuuden kasvusta. Tämä on tietysti vallankumouksellista maailmassa, jossa tuottavuus ei teknologian kehittymisestä huolimatta ole tällä vuosituhannella juuri parantunut. 

Kuinka sitten voisimme arvioida tehokkuuden parantumista? Helpoin tapa on tietysti arvioida aikasäästöt ja kertoa ne henkilöstökuluilla. Näin voi saada aikaiseksi huikeita säästöjä, mutta valitettavasti säästetyn työajan arvo ei yleensä päädy tuloslaskelman alimmalle riville. Säästetty työaika saadaan kyllä helposti laskettua, mutta taloudellisia vaikutuksia arvioitaessa tulisi kuitenkin suunnitella, miten säästetty työaika saadaan tuottavasti käyttöön, vai saadaanko.

Oli tilanne mikä hyvänsä, toimintaa on lähes aina mahdollista tehostaa modernilla teknologialla. Jos et ole varma, missä ydinprosessisi pullonkaulat ovat, suosittelen kääntymään Innofactorin puoleen. Uudessa prosessilouhinnan palvelussamme voit jakaa meille haluamasi määrän tarkoituksenmukaista dataa valitusta ydinprosessistasi. Datan perusteella pystymme nopeasti osoittamaan, missä kohdissa prosessia toimintaa voitaisiin automatisoida.

---

Meille Innofactorilla on tärkeintä auttaa asiakkaitamme menestymään. Näin ollen pyrimme aina varmistamaan, että toteuttamamme kehityshankkeet ovat taloudellisesti kannattavia investointeja. Mikäli haluat tukea kehityshankkeiden sparrailuun tai sinulla on jotain kysyttävää Microsoftin teknologioiden hyödyntämispotentiaalista, kannustan olemaan yhteydessä Innofactorin Advisory & Consulting -palveluihin esimerkiksi allekirjoittaneen kautta.

TUTUSTU PALVELUUMME: ADVISORY AND CONSULTING