Manuaalinen työ väheni ja työ sujuvoitui, kun Saima tuli taloon
Manuaalinen työ väheni ja työ sujuvoitui, kun Saima tuli taloon
Kemin Energia ja Vesi Oy, eli tuttavallisemmin Kenve, on Kemin kaupungin omistama yhtiö, jonka palveluksessa työskentelee yli 60 energia- ja vesialan ammattilaista. Noin puolet henkilöstöstä on toimihenkilöitä, puolet työskentelevät muun maussa kaukolämmön ja asennusten parissa.
Yhtiö vaihtoi syksyllä 2021 excelit ja lomakkeet Saima HR -järjestelmään, eikä paluuta entiseen ole.
Tavoitteenamme oli vähentää manuaalista työtä sekä tehostaa loma- ja poissaolosaldojen ylläpitoa. Saima HR on vastannut tarpeeseen erinomaisesti.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Lomakkeiden pyörittäminen jäi historiaan
Aiemmin lomat, sairauspoissaolot ja saldojen hallinta tapahtui excel-taulukoilla ja erilaisilla lomakkeilla – manuaalista työtä siis riitti. Yhtiössä haluttiin sujuvoittaa erityisesti HR-ihmisten arkea ja jättää aikaa vievä lomakkeiden pyörittäminen historiaan.
Vertailua tehtiin kolmen erilaisen HR-järjestelmän välillä. Vaakakupissa painoi paitsi helppokäyttöisyys, myös mahdollisuus laajentaa järjestelmän käyttöä tulevaisuudessa muihinkin HR-osaston tarpeisiin.
Olemme käyttäneet jo parinkymmenen vuoden ajan Visman L7-taloushallintojärjestelmää, joten oli luontevaa valita myös HR-järjestelmä Visman tuoteperheestä.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Käyttöönotto sujui Nousiaisen mukaan yllättävänkin sutjakasti, eikä erityisempiä kompastuskiviä tullut vastaan. Apuna tiedonsiirrossa ja käyttöönotossa oli Visman konsultti, jolta sai tukea paitsi alkumetreillä, myös matkan varrella ilmenevissä kysymyksissä.
Lomien, poissaolojen ja saldojen hallinta helpottui
Käyttöönotto haluttiin aloittaa kevyesti lomien ja poissaolojen hallinnalla, tutustuen järjestelmään palaa kerrallaan.
Loma- ja poissaolomoduuleja käyttääkin nyt koko henkilökunta; jokainen kirjaa Saimaan lomatoiveensa sekä poissaolonsa, mikä on helpottanut saldojen hallintaa huomattavasti. Nyt kaikki tieto löytyy samasta paikasta, eikä lomakkeita tarvitse enää kierrättää esimiesten ja palkanlaskennan välillä.
Esimiehet saavat Saimasta ilmoituksen, kun joku tekee järjestelmään kirjauksen. Näin myös lomien ja poissaolojen hyväksymismenettely on nopeutunut. Henkilökunta on Nousiaisen mukaan ottanut järjestelmän vastaan mainiosti, eikä negatiivista palautetta ole tullut lainkaan.
Tulevaisuudessa on tarkoitus ajan kanssa katsoa, mikäli Kenvellä olisi tarvetta muillekin Saiman moduuleille, mutta tähän saakka loma- ja poissaolomoduulit ovat riittäneet arjen sujuvoittamiseen.
Päätökset mahdollisista lisämoduuleista tehdään sitten HR-osaston näkökulmasta, tavoitteena helpottaa heidän työtään.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Integraatio Saiman ja muiden järjestelmien välillä on harkinnassa; esimerkiksi taloushallinnon ja työajanseurannan integrointi saattaa tulla Kenvelle jossain vaiheessa ajankohtaiseksi. Saima HR tarjoaa avoimen rajapinnan, mikä mahdollistaa integraatiot muihin yritysten järjestelmiin.
Vähemmän virheitä ja exceleitä, enemmän aikaa olennaiseen
Kenveläiset ovat tyytyväisiä valintaan, sillä tavoite saavutettiin ja HR-osaston suurin ongelma ratkaistiin. Manuaalisen työn vähenemisen lisäksi myös virheiden määrä on vähentynyt uudistuksen myötä, sillä kaikki tieto on nyt näppärästi yhdessä paikassa.
Nousiainen ja HR-osasto ovat hyödyntäneet myös Visma Communityn asiakasviestintäalustaa Saiman käytön, kehitysehdotusten ja kysymysten osalta. Vismalta on Nousiaisen mukaan saatu tarvittaessa nopeasti tukea ja vastauksia kysymyksiin, mikäli niitä on herännyt matkan varrella.
Olemme kyllä tyytyväisiä järjestelmään ja voin suositella Saimaa muillekin – se on toiminut meillä hyvin, sujuvoittanut työtä ja vähentänyt virheiden määrää.
Jarmo Nousiainen, talousjohtaja
Haluaisitko sinäkin helpon ja kustannustehokkaan työkalun yrityksesi henkilöstötietojen hallintaan?
Suosittelija:
Jarmo Nousiainen
Tiedot
Tilaaja: | Kemin Energia ja Vesi Oy |
Lisätietoja
Visma Aquila - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Visma Aquila - Muita referenssejä
Visma Aquila - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |