Netum rakensi KEHA-keskukselle modernin, pilvipohjaisen integraatioratkaisun. YA-Broker siirtää tiedot eri järjestelmien välillä automaattisesti, vailla inhimillisten virheiden riskiä.

ELY-keskusten ja TE-toimistojen hallintoa ja kehittämispalveluita on vuodesta 2015 asti pyörittänyt KEHA-keskus. KEHA-keskuksen keskeisenä tehtävänä on luoda sujuvat ja yhteneväiset tieto- ja viestintätekniset toimintaedellytykset ELY-keskuksille ja TE-toimistoille, jotta virastojen asiantuntijat voivat keskittyä ydintehtäviinsä.

Julkisia työvoimapalveluita on viime vuosina uudistettu vaiheittain. Keväällä 2022 suuri muutos koski hakemuksia, jotka nojaavat nyt täysin uuteen tietojärjestelmään. Koska työnhakijoiden TE-palvelut operoivat edelleen vanhalla tietojärjestelmällä, tarvittiin ratkaisu, joka mahdollistaa tietojen välittämisen eri tietojärjestelmien välillä.

Syntyi YA-Broker, Netumin räätälöimä integraatioratkaisu, joka välittää tarpeelliset tiedot tietojärjestelmien välillä. KEHA-keskuksen johtava asiantuntija Michael Kolehmaisen mukaan YA-Brokerin merkittävin hyöty on, että KEHA-keskus voi ottaa uusia tietojärjestelmiä käyttöön niin, että myös vanhoissa järjestelmissä olevaa arvokasta tietoa voi tarvittaessa hyödyntää.

– Järjestelmäperhettä uudistettaessa asiantuntijat nojaavat päätöksiä tehdessään tietoihin, jotka sijaitsevat eri järjestelmissä. Ilman integraatioratkaisua emme pystyisi hyödyntämään tarvittavaa tietoa yhtä tehokkaasti kuin nyt.

HELPPOKÄYTTÖISYYS KESKIÖSSÄ

YA-Brokerin ansiosta asiakkaiden tekemät hakemukset ja TE-toimiston asiantuntijoiden tekemät päätökset voidaan toteuttaa eri tietojärjestelmillä niin, ettei mikään päätöksen kannalta olennainen tieto katoa tai muutu matkan varrella.

– Tieto siirtyy automaattisesti, eikä inhimillisiä virheitä tietoja kopioitaessa voi syntyä. Myös turhaa työtä poistuu asiantuntijalta, kun hänen ei tarvitse hakea manuaalisesti dataa eri järjestelmien välillä. Asian käsittely on vaivattomampaa ja nopeampaa, Kolehmainen sanoo.

YA-Broker huolehtii siitä, että tieto on tarvittavassa järjestelmässä oikeaan aikaan ilman turhia viiveitä.

JOTAIN UUTTA, JOTAIN VANHAA

YA-Broker-projektin järjestelmäarkkitehti, Netumin ohjelmistosuunnittelija Veli-Matti Plosila korostaa ratkaisun muuntautuvuutta eri tarpeisiin. Netumin Legacy to Digi® -filosofia perustuu ajatukseen, että kaikkea ei tarvitse rakentaa uudelleen, jos vanha teknologia on edelleen hyödynnettävissä.

– Hyödynnämme tarpeen mukaan uutta ja vanhaa teknologiaa tämän lähestymistavan avulla. Asiakkaalle on kustannustehokkaampaa, kun ei heitä kaikkea vanhaa roskakoriin, vaan käyttää sitä uuden teknologian tukena. YA-Broker on linkki uuden ja vanhan välillä, Plosila kuvailee.

Projektipäällikkönä YA-Brokerissa toiminut Ville Viljanen Netumilta pitää Legacy to Digi -filosofiaa ketteränä myös tulevaisuuden suunnittelun kannalta.

– Tietojärjestelmäuudistusten ei tarvitse olla valtavia ja kaiken kattavia urakoita, vaan uudistuksia voi tehdä pienin askelin, kuten KEHA-keskuksen kohdalla. Järjestelmäperhe voi koostua useista eri tietojärjestelmistä, ja tulevaisuuden ratkaisuja voi rakentaa pikkuhiljaa ja hallitusti, Viljanen sanoo.

MUTKATONTA YHTEISPELIÄ

Netum oli KEHA-keskuksen pitkäaikaisena kumppanina luonteva valinta integraatioratkaisun toteuttajaksi. Lokakuussa 2021 käynnistetty projekti oli valmis käyttöönottoon toukokuussa 2022. Kaiken kaikkiaan neljä eri ohjelmistotaloa työskenteli järjestelmäuudistuksen äärellä, mikä voisi merkitä haasteita kokonaisuuden hallinnalle. Viljanen kehuu KEHA-keskuksen kykyä pitää pakettia kasassa.

– Yhteistyö toimi kaikin puolin onnistuneesti, vaikka saman taulun äärellä oli monta maalaria. Ilmapiiri oli välitön, eikä asiakkaan ja toimittajien välillä ollut tarpeetonta hierarkiaa, Viljanen sanoo.

Kolehmainen kiittää Netumin asiantuntijoiden ammattimaista otetta ja projektinhallinnan taitoja.

– Äärimmäisen hyvää yhteistyötä, ja asiat hoituivat aina viipymättä. Kaikki tarpeemme täytettiin erinomaisesti.

Tekniset tiedot

• YA-Broker (YAB) on tekninen ratkaisukokonaisuus, jolla mahdollistettiin järjestelmien välinen tietojen vaihto. 
• YA-Broker on moderni ja tietoturvallinen pilviratkaisu, joka mahdollistaa selkeät ja helppokäyttöiset rajapinnat tietojärjestelmien välille. Rajapintojen hyödyntäjän ei tarvitse tuntea integroitavan järjestelmän yksityiskohtia, vaan se jää brokerin tehtäväksi.
• Ratkaisu määriteltiin ja toteutettiin Netumin Legacy to Digi® -filosofian mukaisesti, jolla mahdollistetaan olemassa olevien tietovarantojen digisiirtymää vaiheittain ja kustannustehokkaasti.