Työvuorojen suunnittelu hoituu nyt yhdellä nykyaikaisella järjestelmällä

Muutosprojekti käynnistyi alkuvuonna 2023. Esikartoituksen tuloksena järjestelmää alettiin parametroida tarpeiden mukaiseksi yhdessä Visma Aquilan asiantuntijoiden kanssa. Siitä edettiin pilottivaiheeseen, jonka jälkeen maaliskuussa 2024 Hammas Mehiläinen otti Numeronin käyttöön kaikissa yksiköissään.

Hammas Mehiläisen johtava hoitaja Miia Ruhanen kertoo muutoksen lähteneen tarpeesta päivittää kankeat käytännöt sujuvampaan ratkaisuun, jossa työvuorojen suunnittelu hoituu yhdellä nykyaikaisella järjestelmällä. Numeronin etuna oli myös laaja muokattavuus.

– Valitsimme Numeronin puhtaasti siksi, että vanhat järjestelmämme eivät olleet enää tätä päivää. Teimme työvuorosuunnittelua aiemmin parilla eri ohjelmalla, ja Numeron tarjosi mahdollisuuden muokata ohjelmaa tarpeisiimme paljon paremmaksi. Siitä saatiin ajankäytöllisesti tehokkaampi ja toiminnoiltaan meidän näköisemme ohjelma.

Käyttöönottoa lykättiin kolmella kuukaudella alkuperäisestä suunnitelmasta, jotta siihen oltaisiin varmasti valmiita. Vaikka koko projekti kartoitusvaiheesta lopulliseen käyttöönottoon kesti yli vuoden, matka oli Ruhasen mukaan yllättävänkin mutkaton.

– Emme olisi koskaan uskoneet, että näin iso projekti saadaan vedettyä maaliin noin hyvin ja kivuttomasti. Meille ei tullut oikeastaan mitään isoja haasteita koko sen aikana.

Saumaton kokonaisuus

Tampereen Hammas Mehiläisen palvelupäällikkö Tanja Porentola toteaa, että koko henkilöstö on ottanut Numeronin hyvin vastaan. OmaNumeron-palvelussa työntekijät pääsevät muun muassa tarkastelemaan työvuorojaan ja ilmoittamaan niihin liittyviä toiveitaan. OmaNumeronin käyttö onnistuu kätevästi missä ja milloin tahansa. Esihenkilöille työvuorojen suunnittelu on entistä nopeampaa ja helpompaa, kun kaikki tarvittava on yhdessä paikassa ja Numeronin automaatiotoiminnot sujuvoittavat työtä.

Tietojenkäsittely Numeronin ja muiden käytössä olevien järjestelmien välillä ei sekään aiheuta minkäänlaista päänvaivaa.

– Rajapinnat toimivat hyvin. Tämä on helpottanut meidän palkanlaskennan prosessejamme, ja tietojen siirtyminen Numeronin ja HR-järjestelmämme välillä on sujuvaa. Meillä ei mene enää niin kauan aikaa isojen kokonaisuuksien hallintaan, ja pystymme huomioimaan työntekijöiden toiveet eri tavoin kuin aiemmin, Porentola kertoo.

Lue lisää ja katso video