Projektidokumentit hallintaan Solu 365 -ratkaisulla
NRC Group päivitti vanhan SharePointin alustalla toimivan dokumentinhallintajärjestelmänsä Teamsin kautta toimivaan Solu 365 -työkaluun ja tehosti projektityöskentelyä.
Microsoft SharePointin alustalla toimiva dokumentinhallintajärjestelmä tuli hiljattain tiensä päähän muun muassa vanhojen palvelimien ja tietoturvan osalta, joten tietohallinto aloitti projektin löytääkseen uuden ratkaisun palvelemaan henkilöstön tarpeita.
Tarvekartoituskysely henkilöstölle toi paljon arvokasta ja yksityiskohtaista palautetta siitä, millainen uuden ratkaisun tulisi olla.
Yrityksellä on viisi päätoimistoa sekä alueellisia projektitoimistoja yhteensä 17 paikkakunnalla Suomessa. Henkilöstöä työskentelee hajanaisesti ympäri Suomea eri projektien parissa, joten mobiilisti työskentely on ensisijaisen tärkeää niin kentällä kuin toimistossa.
”Tämä mobiilikäyttöisyys oli tärkeä vaatimus. Vanha ratkaisu ei toiminut mobiilisti. Työmaahenkilöstön tulee pystyä perehtymään mm. turvallisuus- ja laatusuunnitelmiin sekä ohjeistuksiin ja laatimaan laadunvarmistusdokumentteja”, kertoo Head of Group IT Anu Asikainen.
Vanhan SharePoint-ratkaisun korvasi Solu Digitalin kehittämä Solu 365 -automaatiotyökalu, jolla NRC:n työntekijät perustavat uusia projekteja Teamsin sekä SharePointin kautta käytettävinä työtiloina.
”Tiedostot ja tiedot olivat erillisessä ympäristössä, joka oli vähän hankalammin tavoitettavissa, kun sinne piti mennä aina selaimella ja kirjautua, niin halusimme siihen jotain helpompaa ratkaisua. Se on sitten ollut tämä Teams-ratkaisu, jota kautta pystymme hallinnoimaan meidän kaikki tiedot ja tiedostot”, kertoo NRC:n projekti-insinööri Tommi Ilola.
Työtilat sisältävät kaiken projektikohtaisen tiedon, tiedostot ja keskustelut yhdessä paikassa Teamsissa. Dokumenttien mallipohjat ovat myös kätevästi saatavilla työkalun kautta sekä päivitettävissä keskitetysti ja automaattisesti kaikille käyttäjille.
Solu 365 -ratkaisu otettiin koko NRC Group Finlandin henkilöstön käyttöön keväällä 2023.
Konsernin IT Service Manager Ann Heinonen kokee Solu 365 -työkalun auttavan myös laajemmassa mittakaavassa: ”Mitä paremmin meidän porukkamme osaa sitä Teamsia käyttää tämän ratkaisun takia, niin he pystyvät hyödyntämään sitä myös muussa työskentelyssään, että se on aina vaan plussaa kaikki mitä he oppivat siitä miten he käyttävät Teamsia.”
Noin puolen vuoden käytön jälkeen sekä Solu 365 -työkalun käyttäjät että tietohallinto pitävät uutta ratkaisua onnistuneena valintana.
”Tavoitteena oli helppokäyttöinen ja kustannustehokas työkalu tukemaan projektitoimintamme dokumentointia. Se tavoite saavutettiin”, Anu kertoo.
”Olemme olleet tosi tyytyväisiä, että päädyimme tähän ja kaikki vaatimukset saatiin täytettyä Microsoftin työkaluilla”, hän jatkaa.
Ann, joka vastasi uuden ratkaisun käyttöönottoprojektista, on tyytyväinen käyttöönottoa seuranneesta hiljaisuudesta. Tavallisesti, kun otetaan uusi järjestelmä käyttöön, paljon aikaa menee uuden opettelemiseen ja käyttäjien kouluttamiseen ja ohjeistamiseen. Teams-ratkaisu oli tältä osin käyttäjälle selvästi helpompi, joten pitkiltä koulutustilaisuuksilta vältyttiin.
Anu ja Ann molemmat kokevat yhteistyön Solu Digitalin kanssa sujuneen hyvin alusta loppuun.
”Itse pidin siitä toimintatavasta, että haastattelujen kautta päästään kiinni siihen mikä se meidän oikea tarpeemme on, että tarpeeksi kauan aikaa maltettiin kysyä meiltä mitkä ne käyttötapaukset ovat”, Ann korostaa.
”Nyt kun olemme nähneet mihin Solu Digital pystyy, niin kyllähän me kovin herkästi käännytään teidän puoleenne, varsinkin kun meillä on jotain SharePointiin liittyviä juttuja. Kyllähän sitä mielellään aina kuuntelee, että hei olisiko teillä tähän jotain ideaa”, Ann lisää.
Anu painottaa Solun osaamisen SharePointista ja Teamsista tuoneen heille paljon apua.
”Sharepointia ja Teamsia kehitetään jatkuvasti, mukavaa kun kumppanit pitävät meidät ajan tasalla uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista”, Anu toteaa.
Suosittelija:
Sharepointia ja Teamsia kehitetään jatkuvasti, mukavaa kun kumppanit pitävät meidät ajan tasalla uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista.
Anu Asikainen
Tiedot
Tilaaja: | NRC Group Finland Oy |
Ajankohta: | 2022 - 2023 |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Anu Asikainen |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Projektinhallinta |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Integraatiot | |
Käyttöliittymäsuunnittelu | |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
Rakentaminen |
Teknologia
Microsoft |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Koulutus | |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Solu Digital - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Marko Koskela
Kaupallinen johtaja
Vastaan asiakkuuksista ja myynnistä, olen Solu Digitalin perustajaosakas. Ota yhteyttä kun haluat rakentaa tai kehittää tiedonhallinnan ratkaisua organisaatiollesi. .. | |
Marko.Koskela@soludigital.fi 050 518 4758 |
|
Solu Digital - Muita referenssejä
Solu Digital - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |