Tiima työajanhallintajärjestelmä poisti Canonin HR:ltä turhaa manuaalista työtä

Canonin Suomen toimipisteissä työskentelee yhteensä noin 300 työntekijää, joista reilu 200 työaikaa täytyy työaikalain mukaan seurata. Nykyään tämä hoituu kätevästi Tiiman työajan leimaustoiminnolla.

Suomen työaikalaki vaatii enimmäistyöajan seurantaa

Vielä muutama vuosi sitten Canon Suomessa käytettiin lomien ja poissaolojen seurantaan samaa järjestelmää kuin organisaation muissakin toimipisteissä ympäri Euroopan. 

Tilanne muuttui, kun Suomen työaikalaki uudistettiin, ja työajan seuraamista alettiin vaatia kaikilta työaikalain piiriin kuuluvilta organisaatioilta.

“Edellisessä järjestelmässä oli lomat ja poissaolot, mutta ei päivittäistä työajan leimaamista. Suomessa lainsäädäntö vaatii, että pitää olla työajanseuranta, eli se oli se sysäys miksi lähdettiin kartoittamaan muita vaihtoehtoja”, kertoo Canonin Junior HR Business Partner Maija Nurminen.

Työajan leimaaminen, lomat ja poissaolot samassa järjestelmässä

Uudeksi ratkaisuksi valikoitui Tiima, johon kaikki työaikalain piiriin kuuluvat työntekijät kirjaavat nykyään työaikansa. Canonilla osalla työntekijöistä on kiinteä, ja osalla liukuva työaika. Molemmat ryhmät leimaavat itsensä työpäivän alussa sisään ja työpäivän lopussa ulos Tiimassa. 

Työajan lisäksi koko henkilöstö merkitsee Tiimaan lomat ja poissaolot.

“HR-sivustoilta saa säännöllisesti lukea, että moni yritys tarvitsisi järjestelmän, jossa on kaikki samassa, eli työajan kirjaaminen, lomat ja poissaolot. Sellaiselle yritykselle suosittelisin Tiimaa oikein lämpimästi”, Maija kertoo.

“Meidän työntekijöiden mielestä työajan leimaaminen sovelluksella on todella helppoa, samoin kuin vuosilomien ja sairauspoissaolojen merkitseminen ja hallinnointi.”

Liukuvan työajan piiriin kuuluvat työntekijät voivat myös tarkistaa Tiimasta paljonko liukumatunteja heille kertyy. Samaten esihenkilöt näkevät, miten hänen tiimilleen kertyy liukumasaldoja ja milloin saldoja on syytä käyttää pois, esimerkiksi saldovapaapäivän muodossa. 

Maijan mukaan työntekijöiden hyvinvointia pidetään Canonilla prioriteettinä. Siksi enimmäistyöajanseurantaan ollaan parhaillaan lisäämässä automaatiota, joka helpottaa sen seurantaa.

“Saamme jatkossa Tiimasta raportin, joka varoittaa esimiestä ja työntekijää, jos enimmäistyöajan rajat alkavat ylittyä. Tähän mennessä olen itse ajanut raportin ja ollut esimiehiin yhteydessä.”

Tiima lisää henkilöstöhallinnon automaatiota

Maijan mukaan Tiiman ominaisuudet ja sen integroitavuus poistavat HR:ltä manuaalista työtä. 

“Korporaatiossa on paljon järjestelmiä, niin helpottaa että jotkin asiat on yhdessä ja samassa paikassa ja että eri järjestelmät keskustelevat keskenään.”

“Omasta näkövinkkelistä parasta Tiimassa on se, että se on integroitu meidän ulkoiseen palkanlaskentaan. Poissaolot, ylityöt ja lomat kulkeutuu palkanlaskennan järjestelmään, ja sieltä siirtyy henkilötiedot Tiimaan.”

Lisäksi erilaiset raportoinnin ominaisuudet lisäävät arjen automaatiota. Esimerkiksi lomarahojen vaihtaminen ylimääräisiin lomapäiviin onnistuu Canonilla Tiiman kautta. Maijan mukaan työntekijät ovat joka vuosi voineet vaihtaa joko puolet tai koko lomarahan lomapäiviin.

“Muuten meidän pitäisi manuaalisesti kerätä henkilöt jotka haluavat vaihtaa lomarahat ja selvittää paljonko. Nyt jokainen voi hakea näitä Tiimassa itse asetettuun deadlineen mennessä. Kun esimies hyväksyy tämän, käyn ajamassa raportin ja toimitan sen palkanlaskijalle.”

Lisää automaatiota rakennetaan Tiimaan, kun uusia tarpeita herää.

Poissaolojen ja lomien hallinta onnistuu myös mobiilisti

Canonilla ollaan parhaillaan siirtymässä uuteen Tiima Numeron -mobiilisovellukseen, jonka myötä sekä työntekijät että esihenkilöt voivat tehdä entistä enemmän asioita mobiilisti.

“Meillä työntekijät on kehuneet että Tiiman appi on hyvä ja helppokäyttöinen. Uskon, että kun meillä työntekijät ottavat laajemmin käyttöön Tiima Numeronin, niin se tulee lisäämään tyytyväisyyttä entisestään, kun työntekijä pystyy yhdellä appilla hoitamaan sekä työajan leimaamisen, että poissaolojen hallinnan.”

Maija kiittääkin Tiimaa siitä, että järjestelmää kehitetään eteenpäin, ja pääkäyttäjä ei jää yksin tuskailemaan haasteiden kanssa.

“Minun mielestä Tiiman uudistamiseen käytetään aikaa ja he kuuntelee asiakasta, että mitä parannusehdotuksia ja toiveita meillä on.”

“Minulle on ollut iso juttu, että olen saanut niin paljon apua Tiiman tuesta. Ja sitten Communitystä, jossa on muita Tiiman pääkäyttäjiä joilta voi kysyä kokemuksia. Aina on tukea ja apua saatavilla.”