Ennen henkilöstötietojen hallinta vei Kuvaverkolla 30–40 % yhden ihmisen henkilötyövuodesta. Saima HR:n ja Tiiman avulla tähän kuluva aika saatiin pudotettua puoleen.

Kuvaverkko on koulu- ja päiväkotikuvauksiin keskittynyt yritys, jolla on vakituisesti palveluksessaan noin 35 henkilöä. Alan kausiluonteisuuden vuoksi työntekijämäärä kuitenkin kolminkertaistuu joka vuosi muutamaksi kuukaudeksi, kun sesongille palkataan 50–60 kausityöntekijää.

Tämä luo hässäkkää läpi yrityksen, kun iso kasa uusia työntekijöitä tarvitsee samaan aikaan työvälineet, tunnukset järjestelmiin sekä avaimet ja kulkukortit. Ilman näitä he eivät pääse tekemään työtänsä. Viivästyksille ei siis ole varaa, ja siksi Kuvaverkolla on haluttu päästä eroon turhasta käsityöstä.

Henkilötietojen luominen ja siirtäminen oli ennen hallitsematon kaaos

Kausityöntekijöiden saapuminen kuormitti henkilöstöhallintoa aina sesongin alussa. Henkilöstö- ja tuotantopäällikkö Sari Vilenin mukaan 60 hengen yhtäaikainen rekrytointi ja perehdyttäminen oli käsipelin haastavaa.

“Suurin osa kausityöntekijöistä tulee töihin 2–3 viikon sisään. Se on aika suuri rupeama HR:ssä ensinnäkin rekrytoida, ja toiseksikin ajaa heidän tiedot sisään ja ylläpitää niin, että kaikki saavat sähköpostitunnukset, ohjelmistojen käyttöoikeudet ja avaimet. Se oli hirveä lippulappushow.”

Henkilötietoja ylläpidettiin palkanlaskentajärjestelmässä, eivätkä tiedot siirtyneet automaattisesti paikasta toiseen.

“Se oli ihan sellaista käsityötä, että meillä liikuteltiin paperilappuja ja sähköposteja. Sitten niitä oli aina tekemättä tai paperilippuset häviksissä. Kukaan ei siis tiennyt milloin työsuhde alkaa ja tunnarit olivat siksi aina tekemättä. Se rupesi olemaan hallitsematon kaaos”, Sari tiivistää.

Siispä Kuvaverkolla lähdettiin selvittämään, miten prosessia saataisiin tehostettua ja automatisoitua.

Saima HR toi kaikki tiedot yhteen paikkaan

Kuvaverkolla oli tärkeää, että tiedot kulkeutuisivat sujuvasti paikasta toiseen saumattomasti. Siksi tärkeimpien tietojen säilytykseen valikoitui helppokäyttöinen Saima HR-järjestelmä.

“Me ei olla periaatteessa mitenkään iso yritys niin se, että sen ylläpitäminen ja käyttäminen oli simppeliä, oli tärkeää”, Sari tiivistää.

“Henkilötietojen ylläpito on siellä tosi helppoa. Lisäksi ylläpidämme siellä tavaratietoja, eli näemme suoraan mitä välineitä kenelläkin on ja osaamme pyytää ne pois, kun työsuhde päättyy.”

Saima HR:n ansiosta turha paperishow on voitu jättää pois. Tieto kulkee paikasta toiseen automaattisesti.

“Kun uusi henkilö on aloittamassa, Saima HR:stä lähtee siitä tieto IT-osastolle pari päivää ennen. Näin he osaavat tehdä työntekijälle käyttäjätunnukset ja sähköpostit, eikä esimiesten tarvitse erikseen juosta sanomassa näistä. IT merkitsee Saimaan, mihin paikkoihin työntekijälle on avattu oikeudet, ja minä merkkaan saako hän avaimia tai kulkukorttia. Kaikki tiedot on siis yhdessä paikassa”, Sari kertoo.

 Tiima varmistaa, että työaikalainsäädännön vaatimukset täyttyvät

Saiman käyttöönoton aikaan todettiin, että myös työajanseurantajärjestelmä kaipaisi päivitystä. Kuvaverkon vanha työaikaohjelmisto oli kankea käyttää, eikä se vastannut työaikalainsäädäntöä.

“Saatiin jossain välissä vähän noottia siitä, että se ei ole sellainen kuin laki vaatii”, Sari kertoo.

Saima HR:n ansiosta Tiima sujahti luontevasti osaksi järjestelmäpalettia. Sari tarkisti, että järjestelmä on sujuvakäyttöinen ja Kuvaverkon tarpeisiin riittävä, ja sen jälkeen käyttöönottoon lähdettiin matalalla kynnyksellä.

Työajanseurantajärjestelmän toimivuus on Kuvaverkon arjessa tärkeää.

“Meillä kausityöntekijät on tuntitekijöitä niin on ehdotonta, että Tiimasta kulkeutuu tuntitiedot eteenpäin tarkasti ja oikein.”

Tiedot kulkevat nyt sujuvasti Saima HR:n, Tiiman ja palkanlaskentaohjelman välillä

Kun HR-järjestelmä, työajanseurantajärjestelmä ja palkanlaskentaohjelma keskustelevat keskenään, myös kuvaverkkolaisten arki on huomattavasti sujuvampaa.

“Kun uusi henkilö tulee, Saima HR:stä lähtee suoraan tiedot Tiimaan ja palkanlaskentaan”, Sari kertoo.

“On ollut tosi hyvä juttu, että ohjelmat on saatu juttelemaan keskenään. Se, että Tiima hakee tarvittavat tiedot suoraan Saimasta on helpottanut työtä hirveästi.”

Ennen tietojen hallinta vei 30–40 % yhden ihmisen henkilötyövuodesta – nyt aikaa kuluu puolet vähemmän

Uudet järjestelmät ovat automatisoineet tekemistä pitkälle, ja näin tuoneet huomattavaa ajansäästöä.

“Jouduin ennen tekemään hirvittävästi ylitöitä sesongin aikaan. Nyt ei ole tarvinnut enää muutamaan vuoteen tehdä.”

Säästö näkyy henkilötyövuosissa, ja sitä myötä myös kustannuksissa.

“Me laskettiin, että tämä vei ennen semmoisen 30–40 prosenttia yhden ihmisen henkilötyövuodesta, jos ei enemmänkin. Tämän uudistuksen myötä saatiin luku tiputettua sinne 15–20 prosenttiin”, Sari tiivistää.

Tiedon hallinta on jalkautettu esihenkilöille ja työntekijöille itselleen, ja näin tiedosta on tullut läpinäkyvämpää. Tiimasta jokainen työntekijä näkee oman liukumasaldonsa, keskimääräiset työaikansa sekä vuosilomapäivien määrän.

“Jouduin ennen tekemään tosi paljon raportointeja henkilöille erikseen, kun he kävivät kysymässä tuntitietoja ja paljonko heillä on kertynyt ylitöitä. Edellisestä ei näkynyt edes tuntipankkisaldoa, eli tämä on helpottanut työtä ihan hirvittävästi.”

HR:n ruuhkaa helpottaa perusjärjestelmien ohella myös rekryjärjestelmä ja Visma Sign

Yllä mainittujen järjestelmien lisäksi Kuvaverkolla on käytössä myös rekrytointijärjestelmä Visma Enterprisen kautta. Se on omalta osaltaan tuonut huomattavaa helpotusta kausityöntekijäryysikseen.

“Kun hakija hakee positiota, hän kirjaa tietonsa rekryjärjestelmään. Jos hän päätyy meille töihin, niin henkilötiedot, liitteet ja koulutustiedot siirtyy suoraan Saimaan. Sieltä työsuhdetiedot siirtyy Tiimaan ja palkanlaskentaan.”

Samalla työsopimusten allekirjoittaminen on saatu sähköiseen muotoon Visma Signin avulla.

“Meillä on ennen otettu kausityöntekijöiden allekirjoitukset käsin. Otettiin viime keväänä käyttöön Visma Sign ja siitä on ollut hirveästi apua. Allekirjoitukset siirtyvät aina sähköisenä HR:ään ja paperia ei tarvitse enää skannata erikseen. Siellä on suoraan allekirjoitettu työsopimus.”

Haluatko selvittää miten saisit automatisoitua henkilöstöhallinnon prosesseja? Varaa demo, niin käymme läpi millaisia mahdollisuuksia Saima HR ja Tiima voisivat tuoda yrityksellesi.

Varaa demo Saima HR:stä tai Tiimasta