Työajanseuranta siirrettiin Excel-sotkusta ketterään Tiimaan

Yritysfuusion myötä Nomentialla vaihdettiin sekavat excelit mobiiliin työajanseurantajärjestelmään Tiimaan. Systemaattinen työajanseuranta lisää läpinäkyvyyttä ja tukee myös hyvinvointia.

Suurille yrityksille ja pankeille kassanhallintaratkaisuja tuottava Nomentia on tuore yritys, jolla on vuosikymmenien mittaiset juuret. Virallisesti Nomentia syntyi alkuvuodesta 2021, kun kaksi perinteikästä alan toimijaa, Opus Capita ja Analyste, yhdistyivät maksuliikenteen pohjoismaiseksi edelläkävijäksi.

Uuden yhtiön syntyminen oli oikea hetki päivittää myös henkilöstöhallinnon järjestelmiä, kertoo Ilse Manner, Nomentian VP of Human Resources. Käytössä oli jo Visman Saima HR, mutta sille kaivattiin tueksi työajanseurannan ohjelmaa.

Kummassakaan yrityksessä ei ollut hyvää ratkaisua työajanseurannalle, vaan työntekijät kirjasivat tuntejaan Exceliin tai netin ilmaistyökaluihin. Tietojen yhdistäminen manuaalisesti palkanlaskentaan aiheutti paljon päänvaivaa.

”Oli alusta pitäen sekä henkilöstön että johdon tarve ja toive, että tämä pitää ratkaista.”

Valinnassa painoivat yrityksen tarpeet ja Tiiman helppokäyttöisyys

Ilsen mukaan tärkeintä minkä tahansa HR-järjestelmän valitsemisessa on ensin ymmärtää oman yrityksen tarpeet ja ottaa sitten käyttöön juuri ne ominaisuudet, joita oikeasti tarvitaan.

”Halusimme työajanseurantaan kustannustehokkaan vaihtoehdon. Kartoitimme paljon erilaisia vaihtoehtoja ympäri maailmaa, mutta Tiima tuntui sopivalta tarpeisiimme ja hintaan nähden. Se keskustelee myös Saiman kanssa, mikä oli tärkeä lenkki tässä ketjussa.”

Työntekijöiden työsuhdetiedot tuodaan Saimasta automaattisesti Tiimaan. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja ei tarvitse ylläpitää kahdessa erillisessä paikassa.

Myös työntekijät pääsivät vaikuttamaan valittavaan ohjelmaan. Ennen lopullisen päätöksen tekemistä henkilöstöstä koottiin testitiimi, joka kokeili järjestelmää käytännössä. Helppokäyttöisyys ja etenkin mobiilisovelluksen toimivuus olivat avainasemassa järjestelmän valinnassa.

”Fokus täytyy olla siinä, että työntekijöiden energia menee työntekoon, ja me HR:ssä hämmästelemme takavasemmalla”, Ilse kertoo.

Työajanseuranta lisää läpinäkyvyyttä ja tukee hyvinvointia

Tiimaan siirtymisessä tärkeintä oli lisätä työnteon läpinäkyvyyttä: mahdollistaa ketterä raportointi palkanlaskennalle sekä tarjota työntekijöille helppo tapa hallinnoida omaa työaikaa ja anoa lomia.

”Aikaisemmin työajanseurantaa tehtiin manuaalisesti. Halusimme saada automatisoitua prosessin kriittisten asioiden kohdalta”, Ilse kertoo.

Työajanseuranta auttaa myös tukemaan hyvinvointia. Nomentialla tehdään asiantuntijatyötä, ja koronapandemian myötä yrityksen väki on normaaliakin enemmän hajautunut töihin moneen paikkaan. Kun tehtyjen tuntien ja saldokertymien määrää on helpompi tarkastella, myös työ ja vapaa-aika pysyvät paremmin tasapainossa.

”Oman työn hallitsemisen tunne on tärkeä. Kun näkee, millaisia päivät ovat olleet, voi pitää välillä sen lyhyemmän päivän. Tieto ei ole vain jossakin Excelissä piilossa.”

Tiiman käyttöönotto sujui nopeasti ja tehdessä oppien

Tiiman käyttönotto kulki Nomentialla sujuvasti. Ilsen mukaan tavoitteena oli turhan vatvomisen sijaan saada kaikki rohkeasti käyttämään järjestelmää.

”Saatiin Vismalta mahtava konsultti Marja, jonka johdolla käytiin käyttöönoton vaiheet läpi. Ajatukseni oli, että hypätään vain suoraan syvään päätyyn, opitaan tehdessä ja reagoidaan pieniin juttuihin jos niitä tulee.”

Myös työntekijät ovat ottaneet uuden järjestelmän hyvin vastaan. Tiima on nyt käytössä Suomen lisäksi yrityksen toimipisteissä Ruotsissa, Puolassa ja Intiassa.

”Olen kuullut tosi vähän mitään palautetta työntekijöiltä, joten uskon että kaikki meni todella hyvin! Jos järjestelmä koettaisiin hankalaksi, olisimme kyllä saaneet kuulla siitä”, Ilse kertoo nauraen.

Nomentialla on ollut Tiima käytössä nyt muutaman kuukauden. HR:ssä aiotaan seurata yleistä tuntitilanteen kehittymistä kerran kvartaalissa.

”Nyt tietoa ei tarvitse lähteä riipimään Exceleistä, vaan näemme kaiken yhdestä raportista. Sen perusteella voimme lähteä täsmästi selvittämään asiaa ja rakentamaan sille ratkaisua.”