Treili Oy vähensi työvuorosuunnitteluun kuluvaa aikaa Numeronilla

Sosiaalipalvelualan yritys Treili Oy otti työvoiman hallintajärjestelmä Numeronin käyttöön noin vuosi sitten. Sen avulla työvuorosuunnittelun käytäntöjä on saatu kehitettyä ja automatisoitua niin, että vuorojen suunnitteluun kuluva aika on vähentynyt huomattavasti.

Ennen Numeronia noin 30 % esihenkilöiden ajasta valui vuorojen suunnitteluun

Työvuorosuunnittelu on sotesektorilla isossa roolissa työhyvinvoinnin, laadun ja kustannusten näkökulmasta. Treilin toimitusjohtaja Leena Lehtonen kertoo, että vielä tovi sitten suunnittelu toi mukanaan useita haasteita aina palkanlaskennasta esihenkilöiden ajankäyttöön.

– Ennen muutosta karkeasti noin 30 prosenttia esihenkilöiden ajasta meni työvuorosuunnitteluun. Meille oli aika merkittävä havainto, että kolmesta esihenkilöstä yhden työpanos menee siihen kokonaan, Lehtonen tiivistää.

Kriittinen työpanos valui siis väärään kohtaan ja esihenkilöitä olisi kaivattu listojen ja toteumien teon sijaan muualla. Samalla vaihtelevat käytännöt yksiköiden välillä aiheuttivat haasteita.

– Oli yksiköitä, joissa osa työntekijöistä suunnitteli käytännössä itsenäisesti koko listan. Sitä ei koettu kovin tasa-arvoiseksi.

Siispä Treilillä päätettiin ottaa käyttöön työvoiman hallintajärjestelmä Numeron.

Lue miten Numeronin käyttöönotto sujui Treilillä >>

Voiko työvuorosuunnittelun automatisointi tuoda sotesektorille kaivatun 3 miljardin säästön?   

Lehtonen kertoo, että jo vuoden jälkeen voi todeta, että Numeron on tuonut taloudellista hyötyä. Kun henkilöstökulut muodostavat alalla noin 80–85 % kustannuksista, on työvuorosuunnittelu kriittisessä asemassa.

– Ajatus on, että me tuotetaan hyvät, laadukkaat työvuorolistat mahdollisimman pienillä resursseilla ja mahdollisimman nopeasti. Tavoitteena on vähentää suunnitteluun ja optimointiin kuluvaa aikaa vielä lisääkin, mutta listojen suunnitteluun ja toteuttamiseen käytetty aika on pienentynyt jo huomattavasti.

Samalla hän toteaa, että Numeron on tuonut juuri sitä tuottavuutta, jota sotesektorilla tarvitaan kipeästi.

– On pitkään ollut ajatus, että digitalisaatio ja robotiikka ratkoisivat sotealan haasteellisuutta, mutta vielä ei ole löydetty, että miten vanhusten puolella löydettäisiin tähän ratkaisu. Nämä tukitoiminnot on sellaisia, joihin digitalisaatio tuo äärimmäisen hyvin istuvia ratkaisuja sekä kustannustehokkuutta ja tuottavuuden parantumista.

Jos kaikki sotealan toimijat havaitsisivat työvuorosuunnittelun automatisoinnin mahdollisuudet, vaikutukset voisivat Lehtosen mukaan olla mittavat.

– Olemme pohtineet, että jos valtakunnallisesti Suomessa laskettaisiin, paljonko työvuorosuunnitelmien laatimiseen käytetään, niin tästä voisi hyvinkin löytyä se tavoiteltu kolmen miljardin säästö soteuudistukselle.

Treilin vuorosuunnittelu tehdään nykyään automaattisesti työn ja osaamisen tarpeen pohjalta

Sotealalla säästöjen lisäksi tärkeää on toki myös palvelun laatu ja työntekijöiden hyvinvointi. Numeronin avulla Treilillä on saatu yhdenmukaistettua käytäntöjä ja suunniteltua vuorot työn tarpeen pohjalta.

– Halusimme linkittää työvuorosuunnittelua vielä enemmän työn tarpeeseen. Eli minkälaisia työvuorot ja työpäivät ovat ja mitä erityisyyksiä eri vuoroissa pitää huomioida. Nämä olivat ne lähtökohdat, miksi lähdimme muutokseen, Lehtonen tiivistää

– Nyt listasuunnittelu toteuttaa paremmin meidän työn tarpeiden lähtökohtia. Totta kai työhyvinvointi on iso asia, ja lisäksi asiakaslähtöisyys ja työn sujuvuus on lähtökohta, josta itse peilaan näitä asioita. Nyt suunnittelu lähtee siitä, että mitä osaamista on ja paljonko henkilökuntaa tarvitaan eri vuoroissa.

Numeron varmistaa optimoinnin ja tekoälyn avulla, että listat huomioivat työntekijöiden toiveet, osaamisen ja lain vaatimukset. Se takaa muun muassa sen, että työaikalaki ja TES toteutuvat kaikissa vuoroissa. Lehtosen mukaan nyt voidaan luottaa siihen, että listoissa on varmasti huomioitu tärkeimmät asiat, kuten vuorokausilepo.

– Niin hullulta kuin se kuulostaakin niin työvuorosuunnittelulla on suuri vaikutus laatuun. Meillä on työn osaamisen valvonta paremmalla tasolla kuin aikaisemmin sillä Numeron vahvistaa ja valvoo kriittisiä valmiuksia, joita henkilökunnalla pitää olla. Esimerkiksi sitä, että joka vuorossa on riittävä määrä lääkeluvallisia ihmisiä niin, että lääkehoidon laatu on oikealla tasolla. Tämä parantaa palvelun laatua.

Esihenkilöiden aika kuluu nyt oikeisiin asioihin

Ennen Treilin esihenkilöt olivat vastuussa vuorojen suunnittelusta, mutta nykyään suunnittelu tehdään keskitetysti Numeronin optimoinnin avulla.

– Esihenkilöiden aika käytetään nyt muuhun kuin tekniseen suunnitteluun. Se ei tarkoita etteikö heillä olisi roolia. He nimenomaan muodostavat pohjan työn tarpeelle, eli mitä missäkin vuorossa tarvitaan. He myös varmistavat, että resursointi on riittävällä tasolla ja että valmiudet ovat kunnossa.

Esihenkilöt vahvistavat työhön ja vapaa-aikaan liittyvät toiveet, kuten mieltymyspainotukset aamu-, ilta-, ja yövuoroista. Nyt heillä on aiempaa enemmän aikaa käydä nämä työntekijöiden kanssa läpi.

Samaan syssyyn Treilillä päätettiin siirtyä kuuden viikon suunnittelusykleihin kolmen viikon sijaan. Näin suunnittelua ei tarvitse tehdä jatkuvasti ja työntekijät voivat suunnitella elämäänsä töiden ympärillä aiempaa paremmin.

Kulttuurimuutos vaatii viestintää ja aikaa 

Käyttöönoton jälkimainingeissa Treilillä on huomattu, että muutos työvuorosuunnittelussa näkyy organisaation kulttuuriin asti. Sotesektorilla työajat ovat Lehtosen mukaan sensitiivinen asia.

– Kun muutetaan näin olennaisia käytäntöjä kuin työvuorosuunnittelu, joka määrittelee koska olet töissä ja koska vapaalla, niin siinä muutetaan työntekijän kulttuuria, hän huomauttaa.

– Kyllä se on tietyllä tavalla yllättänyt myös meidät, että kuinka isosta muutoksesta tässä on kyse. Visman asiantuntijat sanoivat, että huomioikaa että tämä on valtavan iso muutos monelle tekijälle ja osa-alueelle. Ja silti se pääsi yllättämään.

Lehtonen kertoo, että viestimisen merkitystä ei voi korostaa tällaisessa muutoksessa liikaa.

– Joissain tutkimuksissa todetaan, että kulttuurimuutos vie jopa kuusi vuotta. Siihen nähden ollaan vuodessa päästy paljon eteenpäin. Käytännöt ja tunnereaktiot ovat tasaantuneet, ja ollaan löydetty ne linjat, joita toteutetaan. Pidän kokonaisvaltaisena onnistumisena sitä, että jo nyt olemme tasapainoisessa tilanteessa.