Työvuorojen suunnittelu on aina oma urakkansa. Mutta millainen kierrepallo syntyy, kun perinteisen yhdeksästä viiteen aikataulun sijaan työvuorot kestävät 12 tai 24 tuntia? Kanta-Hämeen pelastuslaitoksella tämä on tuttu haaste – ja kun työnkuvaan kuuluu ihmishenkien pelastaminen, ei vuoroja suunnitellessa ole varaa mokailla.

Poikkeavat työvuorot loivat haasteita vuorosuunnitteluun

Vielä vuosi sitten, Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen tilanne oli hyvin tyypillinen. Työvuorosuunnittelu tehtiin käsin, poimimalla tarvittavat tiedot useammasta eri Excel-tiedostosta: työvuorot, tuntipankki sekä lomalista sijaitsivat kaikki omissa tiedostoissaan.

Lisäksi käytössä olevat erikoistyöajat, jotka kestävät pidempään kuin perinteiset kahdeksan tuntia, vaativat vuorojen ja lomien suunnittelijoilta ylimääräistä ajatustyötä sekä aikaa.

Raskas työ ja pitkät työvuorot muodostavat yhdistelmän, jonka hallinta ei ole yksinkertaista, erityisesti kun muistaa, että työvuorosuunnittelulla on suora vaikutus työntekijöiden hyvinvointiin sekä tehdyn työn laatuun.

Ensihoidon lääkintäpäällikkö Teemu Kantelinen tiivistää tilanteen tehokkaasti.

– Pelastuslaitoksessa työajat vaihtelevat välillä reippaastikin. Esimerkiksi meillä ensihoidossa osa tekee yleistyöaikaa, osa tekee 24 tunnin poikkeusluvan mukaisia työvuoroja ja sitten osa tekee näitä sekaisin. Kun työvuorolistalta löytyy reippaat sata henkeä, on kokonaisuuden hallinta Excelissä melko haastavaa.

Käsin tehtävä työ on hidasta ja virhealtista

Kuten arvata saattaa, Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen tilanteessa vuorojen suunnittelu vaati runsaasti käsin tehtävää työtä. Manuaalinen työ sisältää aina virheiden riskin, ja kun tietoa joutui metsästämään useasta eri tiedostosta, sai työvuorosuunnittelija olla tarkkana ettei oleellinen tieto livahtanut silmän ohi.

Kantelinen kertoo, että ratkaisua haastavaan tilanteeseen etsittiin toisen toimittajan järjestelmästä jo useampi vuosi sitten.

– Kokeilimme aiemmin erästä työvuorosuunnittelujärjestelmää, mutta se ei taipunut poikkeusluvallisiin työaikoihin tai paikallisiin sopimuksiin. Järjestelmän toimimattomuus näkyi virheinä sekä vuorosuunnittelussa että palkoissa.

Numeron automatisoi vuorosuunnittelun prosesseja

Keväällä 2019 tilanteeseen tuli muutos, kun käyttöön otettiin työvoiman hallintajärjestelmä Numeron.

Sen avulla työvuorosuunnitteluun liittyvät erilliset tiedot saatiin viimein saman järjestelmän alle ja työvuorosuunnittelu järkevöityi kertaheitolla. Samalla välistä saatiin karsittua turhaa, käsin tehtävää työtä ja siirrettyä monimutkaiset laskutoimitukset järjestelmän ratkottaviksi.

– Meillä on nyt samassa järjestelmässä työvuorosuunnittelu, tuntipankki, valmiuksien ylläpito sekä lomasuunnittelu. Nyt myös poissaolot menevät automaattisesti työvuorolistalta palkkajärjestelmään eikä niitä tarvitse enää kiikuttaa edestakaisin erillisin paperilapuin tai sähköpostein. Kenenkään ei tarvitse siis enää syöttää näitä käsin, Kantelinen summaa.

Pelastuslaitosten työntekijöiden arki helpottui uuden järjestelmän myötä

Numeron on tuonut sujuvuutta myös työntekijöiden arkeen. Ennen työntekijät näkivät työvuorolistan vain pelastuslaitoksen seinällä, mutta nykyään ajantasaisen listan voi katsoa missä tahansa mobiilisti OmaNumeronin kautta. Myös työvuorotoiveet voi laittaa kätevästi samaa kautta.

Työntekijöille tehdyssä kyselyssä kävikin ilmi, että paperilomakkeiden käyttö on vähentynyt ja OmaNumeron on helpottanut saldojen, työvuorojen ja sijoitusten paikka- ja aikariippumattonta tarkastelua. Samalla saatiin selville, että järjestelmä on tuonut sujuvuutta palkkatulkintoihin sekä poissaolojen merkintään.

Kantelinen uskoo, että prosessin siirtäminen sähköiseen muotoon lisää työntekijöiden luottamusta työnantajaan.

– Työvuorosuunnittelussa tasapuolisuus on tärkeää. Ketään ei saa suosia tai sorsia, ja vuorojen täytyy jakautua reilusti. Kun toiveet tehdään suoraan järjestelmässä, varmistetaan että kaikkien toiveet huomioidaan tasapuolisesti. Numeron on lisännyt läpinäkyvyyttä, kun kaikki pääsevät näkemään toistensa vuorot, Kantelinen kertoo.

Lue lisää kokemuksia Numeronista:

Case Päijät-Hämeen Laitoshuoltopalvelut: Säästä rahaa ja aikaa järjestelmähankkeen esiselvityksellä

Case Oral: mutkien kautta kiitettävään lopputulokseen

Case Kårkulla: Numeron toimi muutoksessa vetoapuna

Numeronin tuoma ajansäästö konkretisoituu tulevaisuudessa

Kantelinen on ollut järjestelmän lisäksi tyytyväinen myös Visman asiantuntijoiden työskentelyyn.

– Yhteistyö on toiminut hyvin ja vastaan tulleita ongelmia on pyritty ratkaisemaan mahdollisimman nopeasti. Lisäksi Visman asiantuntijat ovat haastaneet meitä matkan varrella ajattelemaan asioita toisin ja näin varmistaneet, että järjestelmästä saadaan täysi hyöty irti.

Parhaiten uuden järjestelmän vaikutukset näkyvät arjen sujuvuudessa, mutta Kantelinen uskoo, että tulevaisuudessa hyötyjä nähdään vielä lisää, kun muun muassa ajansäästö konkretisoituu.

– Otimme järjestelmän käyttöön muutama kuukausi sitten ja näemme jo, että työvuorojen suunnittelu on yhdenmukaisempaa ja helpompaa aiempaan verrattuna.

Konkreettisena esimerkkinä odotetuista hyödyistä Kantelinen mainitsee vielä lomasuunnittelun sujuvoitumisen. Poikkeusluvassa lomat määräytyvät eri tavoin kuin yleistyöajassa, joten lomien laskeminen ja kirjaaminen Exceleissä on ollut varsinainen urakka. Lähestyvät talvilomat tuntuvat huomattavasti vähemmän stressaavilta nyt, kun järjestelmä hoitaa laskutoimitukset työvuorosuunnittelijan puolesta.