Alalla, jossa työntekijöistä tarvitaan monenlaista tietoa, excelit eivät enää riitä. Tähän tarkoitukseen Rentconilla on käytössä kevyt HR-järjestelmä Saima HR.

Rakennusalan henkilöstövuokrausta ja työmaapalveluita tarjoavan Rentconin palveluksessa työskentelee noin 50 henkeä. Tämän kokoisessa yrityksessä henkilöstötietoa kertyy jo sen verran, että sen hallinnointi käsin on turhan työlästä.

Erityisesti alalla, jossa työntekijöistä tarvitaan monenlaista tietoa, excelit eivät enää riitä. Tähän tarkoitukseen Rentconilla on käytössä kevyt HR-järjestelmä Saima HR.

Meillä on Saima HR:ssä saatavilla kaikki työntekijöiden tiedot aina työvaatteista lähtien. Se säästää meiltä aikaa ja vähentää virhemarginaalia, kun kaikki tiedot ja sopimukset on samassa paikassa. Tykkään siitä, että kaikki on helposti saatavilla.

Hanna Ylén

Pätevyydet, osaamiset ja muut tärkeät henkilötiedot yhdessä paikassa

HR-järjestelmän tärkein tehtävä on se, että työntekijöiden henkilötiedot, kuten osoitteet, puhelinnumerot ja työsuhdetiedot löytyvät selkeästi ja tietoturvallisesti yhdestä paikasta. Näiden lisäksi Saima HR taipuu monenlaisen muun tiedon säilyttämiseen.

– Hallinnoimme meidän henkilöstön tietoja, koulutuksia, pätevyyksiä ja kokemuksia Saima HR:n kautta, kertoo työnjohtaja ja henkilöstötiedoista vastaava Hanna Ylén.

– Samalla se on meille taitorekisteri. Säilytämme siellä esimerkiksi työturvallisuuskortteja ja tulityökortteja. Näin voimme seurata mitkä niistä ovat voimassa. Jos jokin on menossa vanhaksi, saamme siitä järjestelmän kautta ilmoituksen ja voimme sitten muistutella työntekijöitä näistä.

Näin varmistetaan se, että työntekijöillä on asianmukaiset pätevyydet voimassa. Rakennusalalla tämä on kullanarvoista. Taitojen lisäksi Rentconilla kirjataan Saima HR:ään se, missä kohteissa työntekijät ovat olleet töissä, miten niissä on suoriuduttu ja millainen kokemus työntekijälle on näistä jäänyt.

Tieto siirtyy parilla klikkauksella muun muassa uuden työsopimuksen pohjaksi

Saima HR:n ansiosta samoja tietoja ei tarvitse syöttää monta kertaa uudestaan eri paikkoihin. 

Rentconilla rekrytointijärjestelmä ja Saima HR on integroitu keskenään niin, että tiedot siirtyvät sujuvasti järjestelmien välillä. Kun rekryjärjestelmään syötetään potentiaalinen työntekijä, tiedot voidaan siirtää sieltä suoraan Saima HR:ään.

Muualle heillä ei ole ollut tarvetta rakentaa integraatioita, sillä kevyessä käytössä tietojen siirto onnistuu paikasta toiseen käsinkin.

– Kun täytän työntekijän tiedot, saan printattua sieltä suoraan työsopimuksen. Henkilöstöpuolella tapahtuu asioita nopeatempoisesti niin on kätevää, että tarvitsee vain lisätä työkeikan tiedot ja saan napin painalluksella uuden keikkasopparin. Ei tarvitse tehdä siis kaikkea alusta asti, vaan ohjelma tekee sen mun puolesta, Hanna tiivistää.Lisäksi hyötyä on siitä, että tieto ei asu vain yhden henkilön takana. Näin henkilöstövaihdosten myötä tietoa ei katoa ja se on helppo jakaa uusille tekijöille.

– Minä toki tiedän meidän kaikki työntekijät ja muistan ulkoa millä työmaalla he on ja minkä työnjohdon alla. Mutta palkkasimme äskettäin HR-koordinaattorin, joka ei vielä tunne heitä. Kun kaikki tiedot on yhdessä paikassa, hän pääsee helposti tutustumaan meidän henkilöihin ja siihen keitä he ovat. Tämä on hirveän hyvä työkalu siihen.

Kyllä mä voisin suositella Saima HR:ää muillekin. Se on hyvin helppokäyttöinen ja selkeä. Ja räätälöitävissä – voit ottaa lisäosia käyttöön tarpeen mukaan.

Hanna Ylén

Haluaisitko sinäkin helpon ja kustannustehokkaan työkalun yrityksesi henkilöstötietojen hallintaan?

Saima HR:n saat käyttöösi nopeasti ja kustannustehokkaasti alkaen 108 € /kk.

Varaa demo Saima HR:sta