PostNord seuraa kannattavuutta ja työaikaa Tiiman avulla

PostNord on pohjoismainen logistiikka-alan yritys, jossa työskentelee noin kolmesataa työntekijää. Tämän lisäksi yritys hyödyntää myös ulkoisia kumppaneita ja alihankkijoita. Tämä tarkoittaa sitä, että työajan suunnittelu, kirjaaminen ja kannattavuuden raportointi vaatii tarkkuutta.

PostNordin projektipäällikkö Heidi Vilkman kertoo, että vielä viime vuonna työtuntien ja asiakastyön kannattavuuden seuranta oli haastavaa.

– Meillä on käytössä kolme eri työehtosopimusta eikä meidän vanha järjestelmä tukenut näiden ylityö- ja tasoittumisjaksolaskentoja tai muita paikallisia sääntöjä kovin hyvin.

Samalla puutteelliset raportointimahdollisuudet hankaloittivat kannattavuuden arviointia.

– Meillä tuotetaan tuotannossa erilaisia lisäarvopalveluita asiakkaille ja seuraamme asiakkaiden tilausten käsittelyyn kulunutta aikaa, Vilkman kertoo. 

Silloisista järjestelmistä saatavat tiedot eivät kuitenkaan olleet helposti raportoitavissa. Lisäksi alihankkijaverkoston käyttö mutkisti raportointia entisestään.

– Meillä on tuotannoissa eri alihankkijoita, joilla on lisäksi käytössä omia järjestelmiä. PostNord joutuu osittain ylläpitämään myös näitä ulkoisia järjestelmiä, joista tiedon saaminen raportointiin olisi teknisesti hankalaa. Eli tältä kantilta katsottuna meillä oli oikeastaan järjestelmän puute.

Tiima ratkaisi sekä HR:n että raportoinnin haasteet

Puutteet tiedoissa hankaloittivat PostNordin arkea ja kun järjestelmäpaletista putosi alihankkijamuutosten myötä yksi pala pois, täytyi heidän toimia nopeasti.

– Totesimme, että on parempi hankkia yksi uusi järjestelmä, joka sitten kattaisi tuotantojen suunnittelun ja raportoinnin lisäksi myös meidän HR:n palkanmaksuperusteiden tarpeet.

Ratkaisu löytyi Tiimasta, johon päätettiin siirtää poissaolojen ja lomien hallinta, tuntiseuranta, työvuorosuunnittelu sekä eri työehtosopimusten tulkinnan säännöt.

Järjestelmän käyttöönotto tehtiin kunnianhimoisella aikataululla ja ratkaisua täytyi luoda matkan varrella testauksen yhteydessä.

– Meillä oli deadline joka ei joustanut, koska yksi työajanseurannan palikka oli jäämässä pois. Tiima oli käytännössä pakko saada toimimaan tiettynä päivänä, Vilkman kertoo.

Haasteista huolimatta järjestelmä saatiin ajallaan tuotannon käyttöön. Sen jälkeen se on jalkautettu askelittain koko organisaatiolle sekä alihankkijoille. Tällä hetkellä PostNordilla onkin jo noin 600 Tiima-käyttäjää.

Tiima säästää henkilöstöhallinnossa selkeitä henkilötyötunteja

Vilkmanin mukaan uudistus on helpottanut henkilöstöhallinnon työtä ja säästänyt heiltä aikaa.

– Meillä on HR:ssä tällä hetkellä vain muutama henkilö. Jos olisimme jatkaneet vanhojen järjestelmien käyttöä, meidän olisi todennäköisesti pitänyt palkata palkanlaskijoita käsittelemään niistä saatavaa dataa. HR-tiimimme ei olisi enää millään kyennyt hoitamaan palkanmaksuaineistoa.

Nykyään Tiima on yhdistetty yrityksen käytössä olevaan HR-järjestelmään siten, että tiedot kulkevat näiden välillä automaattisesti.

– Tiima on integroitu poissaolojen osalta meidän HR-järjestelmään, jolloin lomat ja poissaolot voidaan anoa vain yhden järjestelmän, Tiiman kautta.

Mobiilisovellus nopeuttaa kirjaamista huomattavasti

Vaikutukset näkyvät myös työntekijöiden keskuudessa, ja erityisesti mobiilisovellus on kerännyt kiitosta.

– Mobiiliappia on toivottu pitkään ja se on saanut ihmiset innostumaan. Varsinkin nyt korona-aikana, kun tehdään paljon etätöitä se on ollut todella hyvä, Vilkman kertoo.

– Esimerkiksi nyt kun varastossa käsitellään asiakkaan materiaaleja, pystyy työntekijä valitsemaan oikean tehtävän omasta puhelimestaan. Hänen ei tarvitse etsiä lähintä tietokonetta, joka varastossa voi olla aika kaukana.

Vaikka PostNordilla ei olekaan mitattu Tiiman tuomia hyötyjä, Vilkman uskoo että se on tuonut heille liiketoimintaetua muun muassa säästetyn työajan muodossa. 

– Uskon että olemme saaneet kokonaisuudessa kustannussäästöjä aikaiseksi.

Asiakaskohtaisen kannattavuuden ja päivittäisen katteen laskeminen onnistuu nyt näppärästi

Uuteen järjestelmään totuttautuminen on ottanut aikansa, mutta PostNordilla ollaan oltu siihen pääosin tyytyväisiä, erityisesti raportoinnin osalta.

– Kannattavuus on meille tosi tärkeä mittari, jota seuraamme tiiviisti. Saamme tuotantojärjestelmistämme tapahtumat ja Tiimasta niihin käytetyn työajan. Näiden avulla teemme BI-raportointia ja selvitämme mikä on lopputulema, Vilkman linjaa.

– Varastopuolen liiketoiminta on ollut tyytyväinen raportointiin, joka on nyt saatu hyvälle mallille. Tietoa käytetään hyväksi muun muassa suunnittelussa.

“Yksi helpoimmista järjestelmän käyttöönotoista”

Lisäksi positiivisena yllätyksenä Vilkman mainitsee käyttöönoton nopeuden.

– Mitä olen järjestelmiä ottanut käyttöön, niin tämä on ollut yksi helpoimmista, hän tiivistää.

Samalla hän kiittää Tiiman asiantuntijoita, jotka ovat osanneet huomioida PostNordin tarpeet projektin aikana.

– Heillä on laaja ymmärrys järjestelmän mahdollisuuksista ja myöskin hyvä ymmärrys meidän tarpeistamme. Välillä kyllä ihmettelin että miten Marja saa kopin tästäkin sekamelskasta ja löytää siihen ratkaisut, Vilkman naurahtaa.