Etelä-Savon hyvinvointialueen, Eloisan, tavoitteena on olla Suomen paras työnantaja hyvinvointialueiden kontekstissa niin nykyisille kuin tulevillekin työntekijöilleen. Työntekijäkokemuksen kehittäminen, ongelmakohtiin puuttuminen sekä niiden ratkaiseminen ovat prioriteettilistan kärjessä niin yksiköiden toiminnassa kuin johtoryhmätyöskentelyssäkin.

Etelä-Savo ei välttämättä lukeudu niihin alueisiin, joka ensimmäisenä tulee mieleen uutta työpaikkaa etsittäessä. Tämä nostaa hyvän työntekijäkokemuksen entistä tärkeämpään rooliin, ja kokemuksen kehittäminen onkin tärkeä osa Etelä-Savon hyvinvointialueen, Eloisan, toimintaa ja strategiaa. Eloisa tekee jatkuvasti töitä innovatiivisella ja ketterällä otteella varmistuakseen siitä, että nykyiset työntekijät pysyisivät ja uudet näkisivät Eloisan potentiaalin työnantajana.

Työntekijäkokemuksen mittaus ja dataohjautuvuus ovat tärkeässä roolissa toiminnan tuloksekkaassa kehittämisessä, ja onnistumiseen vaaditaan tarvetta vastaavia työkaluja. Eloisalle oli nopeasti selvää, mistä ratkaisu löytyisi, sillä Eloisan tuore henkilöstöjohtaja Petri Alaluusua oli käyttänyt Roidun palveluja jo edellisissä työpaikoissaan. Pitkän linjan henkilöstöalan asiantuntijan positiiviset käyttökokemukset johtivat päätöksen nopeaan syntymiseen vuoden 2022 lopussa, ja tehokkaan käyttöönoton ansiosta ensimmäiset henkilöstökyselyt lähetettiinkin jo vuoden 2023 helmikuussa.

Ajantasaista tietoa ja parempaa käyttäjäkokemusta Visma Personec -integraation sekä SSO-kirjautumisen avulla

Eloisalle työskentelee yli 8000 henkilöä, ja alalle tyypilliseen tapaan vaihtuvuutta on jonkin verran. Jotta varmistuttaisiin siitä, että kyselyt lähtevät paitsi oikea-aikaisesti myös oikeille, Eloisalle edelleen työskenteleville henkilöille, päädyttiin Roidu integroimaan Visma Personeciin. Ennen integraation valmistumista jouduttiin lähetyslistat muutaman kuukauden ajan rakentamaan manuaalisesti, jolloin tekeillä olevan integraation hyöty huomattiin konkreettisesti: tuon lyhyen ajanjakson aikana muutama jo työpaikkaa vaihtanut työntekijä ehti saamaan kyselyn sähköpostiinsa. Integraation onnistuneen käyttöönoton jälkeen ongelmaa ei ole esiintynyt.

Visma Personec-integraation lisäksi Eloisa päätyi toteuttamaan SSO-kirjautumisen myös Roidun palveluun. Eloisalla työskentelee noin 400 esihenkilöä, jotka palvelua käyttävät, ja Roidun lisääminen käytössä olevaan Kerralla-valikkoon nähtiin välttämättömänä, jotta kaikki tarvittava löytyisi ja pysyisi yhdessä paikassa – kenenkään ei näin ollen tarvitsisi muistella oikeaa osoitetta tai kirjautumistietoja erilliseen palveluun vaan perille löytäisi muutamalla klikkauksella.

Työntekijäpalautteet konkreettisen kehitystyön keskiössä

Jokainen Eloisalle työskentelevistä esihenkilöistä ohjeistetaan sekä velvoitetaan käymään yksikkökohtaisesti kyselyiden tuloksia läpi alaistensa kanssa. Kyselyt ovatkin toimineet loistavina keskustelunavauksina sekä niin negatiivisen kuin positiivisenkin palautteenannon kanavina. Yksikkökohtaisten keskusteluhetkien lisäksi kyselyiden tuloksia tarkastellaan myös Eloisan johtoryhmässä, jossa jokainen palvelualueen johtaja raportoi oman alueensa tuloksista. Pöydälle nousseisiin ongelmiin pyritään löytämään ratkaisuja paitsi johtoryhmässä käytyjen keskustelujen, myös henkilöstöjohtajan sekä muiden henkilöstöasiantuntijoiden tuella.

”Asioiden parantaminen ja kehittäminen ovat johtoryhmää myöden ehdottomasti prioriteettilistalla. Ollaan saatu paljon niitä suurimpia ongelmia ratkaistua, mikä on avannut kaistaa sille, että nyt päästään pureutumaan yksityiskohtaisempiin ongelmakohtiin”, Eloisan rekrytoinnin sekä osaamisen kehittämisen yksikön päällikkö Päivi Salovaara toteaa.

Eloisan sisäisten sidosryhmien välisen yhteistyön sekä Roidun työntekijäkokemusmittauksen ansiosta ilmenneitä ongelmia on pystytty jo lyhyessä ajassa parantamaan konkreettisesti: kun henkilöstökyselyprosessi potkaistiin käyntiin, kävi nopeasti ilmi esimerkiksi se, että muutaman eri yksikön välillä oli eroavaisuutta palkkatasoissa. Epätasa-arvo saatiin nopeasti korjattua, ja ilmiö lakkasi esiintymästä kyselyiden tuloksissa. Palkkaharmonisaation lisäksi Eloisa on myös kehittänyt mm. työterveyshuollon palvelujaan saadun palautteen perusteella.

Työntekijäkokemuksen mittaaminen on kokonaisuudessaan auttanut Eloisaa negatiivisten ilmiöiden tunnistamisessa, sekä sen ymmärtämisessä, onko kyseessä uusi vai jo pidempään vaikuttanut tekijä. Kun tulokset saadaan käsiteltäväksi tiheällä syklillä, päästään ongelmiin käsiksi huomattavasti tehokkaammin kuin aiemmin. Positiivistakaan ei haluta unohtaa, ja sitä pyritäänkin aktiivisesti nostamaan esiin niin organisaation sisällä kuin sen ulkopuolellakin:

”Olemme saaneet paljon positiivista palautetta talon ulkopuolelta meidän innovatiivisista ja rohkeista ratkaisuista. Näin se sana kiertää ja mainepääoma kasvaa”, Petri hymyilee.

”Paljon on tietysti niitä tyytymättömiäkin. Usein näihin kyselyihin ladataan se negatiivinen, mutta oli hienoa huomata kun kuitenkin esimerkiksi meidän pikkujouluja kehuttiin kamalasti niiden jälkeen lähetetyssä kyselyssä, että kyllä sitten jaksetaan niitä positiivisiakin nostaa”, Päivi jatkaa.

”Taitavaa, ketterää ja asiakasta ymmärtävää palvelua”

Yhteistyöhön Roidun kanssa ollaan oltu erittäin tyytyväisiä, ja erityisesti yrityksen asiantuntijuus kerää kiitosta:

”Tosi hyvin sujunut yhteyshenkilöiden kanssa: taitavaa porukkaa! Ei meidän toimeksiannot aina niin selkeitä ole mutta silti ymmärretään hyvin, että mitä me haetaan ja sillä tavalla pystyvät tarjoamaan oikean ratkaisun meidän tarpeisiin. Osaavaa ja asiantuntevaa palvelua, ja ennen kaikkea nopeaa. Välillä viivettä on ollut, mutta eipä ne aina helppoja ole ne meidän toimeksiannotkaan. Asiakasystävällinen ja asiakaspalveluhenkinen meininki” Petri toteaa.

Päivi nostaa puolestaan esiin Roidun helppokäyttöisyyden:

”Alusta on lisäksi erittäin helppokäyttöinen – olen pitänyt kaksi vai kolme 1,5 tunnin koulutusta ja ne on riittäneet erinomaisesti, kaikki ovat oppineet tuossa ajassa käyttämään palvelua, joka näin isossa organisaatiossa on aivan huippu juttu.”

Esimerkki Eloisan avoimen palautteen analyysin sanapilvestä liittyen Eloisan tavoitteeseen olla paras työnantaja

Kaiken kaikkiaan Roidu on Päivin ja Petrin mukaan vastannut erittäin hyvin tarkoitustaan. Kyselyt ovat helppoja vastata eivätkä vie paljoa aikaa, mutta vastauksiin on myös mahdollista panostaa niin halutessaan: tämä näkyykin mm. avoimien palautteiden suurena määränä. Avoimien palautteiden tehokkaampaan pureksimiseen Eloisalla hyödynnetään avoimen palautteen analyysia, jonka muodostama sanapilvi onkin helpottanut yleisimpien ilmiöiden tunnistamisessa. Lisäksi sanapilveä on hyödynnetty mm. sisäisissä esityksissä herättämässä huomiota.

360°-arviointikokonaisuudella sekä kyselyiden kehitystyöllä kattavampi kokonaiskuva

Sähköpostikyselyiden lisäksi Eloisalla pilotoidaan Roidun toimesta toteutettavaa 360°-arviointikokonaisuutta, jossa analyysi muodostetaan paitsi esihenkilön palautteen ja itsearvioinnin perusteella, myös muiden sidosryhmien näkemystä kartoittamalla.

Palvelua pilotoidaan Eloisan johtoryhmällä, johon myös Petri kuuluu. ”Ollaan vielä aika alussa mutta vaikuttaa yksinkertaisemmalta ja helpommalta kuin mihin olen aiemmin tottunut”, Petri kertaa ensimmäisiä kokemuksiaan palvelun parissa.

360° -kokonaisuuden lisäksi kehitystyö jatkuu myös muiden ratkaisujen osalta: seuraavaksi tavoitteena on kehittää kyselyitä niin, että saataisiin vielä tarkempaa tietoa kunkin työntekijän välittömästä lähiympäristöstä. Tämänhetkiset kysymykset jättävät ajoittain tilaa liian ylätason vastauksille, ja tästä johtuen yksikkökohtainen tilannekuva ei välttämättä tarjoa tarpeeksi informaatiota toiminnan konkreettista kehittämistä ajatellen. Lisäksi Eloisalla etsitään aktiivisesti lisää ratkaisuja vastausprosentin kohottamiseen: erityisesti ympäristössä, jossa tietokoneita käytetään vähän, työpuhelimia ei ole kaikilla eikä työsähköpostia käytetä henkilökohtaisilla laitteilla, ongelman ratkaiseminen on ajoittain haastavaa.

”Meillä kuitenkin tässä tahtotilana se, että halutaan varmistua siitä, että soitto soi hyvin vaikka onkin erilaisia soittajia”, Päivi naurahtaa, ”ja siihen työhön Roidu on ehdottomasti erinomainen apuväline”.