Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal
Ceili » Referenssi

Norlandian varhaiskasvatuksen prosesseihin yhdenmukaisuutta Salesforcella

ReferenssiVarhaiskasvatuspalveluita tarjoava Norlandia Päiväkodit on osa norjalaista Norlandia Health and Care -perheyritystä. Norlandialla on toimintaa Norjan lisäksi Suomessa, Ruotsissa, Puolassa, Hollannissa ja Saksassa. Norlandialla on suomessa 85 päiväkotia, yli 1000 työntekijän ja yli 4300 lapsen kokonaisuus, jonka hallinta kaipasi selkeää järjestelmää helpottamaan arjen prosesseja.

Norlandia on yksityinen päiväkotiketju, jolle jokainen lapsi on tärkeä ja varhaiskasvatuspaikkojen hallinta halutaan pitää selkeänä, jotta jokaiselle lapselle voidaan tarjota sopiva varhaiskasvatuspaikka ja vähentää esihenkilöiden manuaalista työtä. Varhaiskasvatuspaikkojen hakuprosessia haluttiin näin ollen selkeyttää, automatisoida ja tehostaa, jotta laadukas ja yhdenmukainen palvelu voitiin taata jokaisessa päiväkodissa. Tämän uudistuksen toteuttamiseen valittiin järjestelmäksi Salesforce ja kumppaniksi Ceili.

Miten Norlandian varhaiskasvatuspaikkojen hakuprosessi muuttui Salesforcen myötä?

Alun perin Norlandian hoitopaikkojen hakuprosessi meni seuraavasti:

  1. Varhaiskasvatuspaikkaa hakeva henkilö täytti lomakkeen Norlandian nettisivuilla. Samalla lomakkeella voi hakea varhaiskasvatuspaikkaa mistä tahansa Norlandian Suomen päiväkodista.
  2. Lomakkeen täytön tiedot menivät sähköpostitse Norlandian maajohtajalle, aluejohtajille ja tukiorganisaatioon.
  3. Norlandian maajohtaja ja aluejohtajat jakoi tulleet hakemukset hakemuksessa valitun päiväkodin johtajalle.
  4. Päiväkodin johtaja koordinoi varhaiskasvatuspaikan hakuprosessin tästä eteenpäin.
”Aiemmassa hakuprosessissamme oli haasteita, jotka lisäsivät inhimillisen virheen riskiä. Tämä johti siihen, että osa potentiaalisista asiakkaista saattoi jäädä kontaktoimatta tai jäi epähuomiossa jonoon. Lisäksi varhaiskasvatuspaikkojen tilanteen seuranta oli työlästä ja hankalaa, mikä vaikeutti prosessin tehokasta hallintaa.”
Tii-Marika Mäkinen, Markkinointipäällikkö, Norlandia Päiväkodit Oy

Olemassa olevassa toimintatavassa huomattiin seuraavanlaisia haasteita:

  1. Tasalaatuisuus palvelussa saattoi välillä kärsiä riippuen maajohtajan, aluejohdon ja päiväkodin johtajan resursseista.
  2. Manuaalisen työn määrä oli valtava ja aiheutti helposti inhimillisiä virheitä.
  3. Jos varhaiskasvatuspaikkahakemuksia tuli päiväkotiin enemmän kuin saatavilla oli varhaiskasvatuspaikkoja, jonotietoja ei saatu hallittua helposti ja systemaattisesti.
  4. Inhimillisiä virheitä ja unohduksia saattoi tapahtua helposti. Esimerkiksi kaikkia varhaiskasvatuspaikkoja halunneita ei välttämättä kontaktoitu tai vasteajat vaihtelivat.
  5. Varhaiskasvatuspaikkaprosessin tietoja oli hankala kirjata ylös. Esimerkiksi syytä sille, miksi joku hakija ei saanut varhaiskasvatuspaikkaa.


Näiden haasteiden myötä Norlandia päätti digitalisoida hoitopaikan hakuprosessin. Digitalisointi ei välttämättä näy loppuasiakkaalle muuten kuin palvelun laadun ja tasalaatuisuuden parantumisena, mutta sisäiseen prosessien hallintaan muutoksella oli iso vaikutus ja toiminta tehostui sekä yhdenmukaistui. Lisäksi yksittäisen päiväkohdin johtajan on huomattavasti helpompi hallita omaa työtään, kun hän näkee selkeästi jokaisen päiväkodin tilanteen.

Miten projekti eteni käytännössä?

Projekti toteutettiin tiiviissä yhteistyössä, johon osallistui Norlandian puolelta maajohtaja Miia Kollin ja markkinointipäällikkö Tii-Marika Mäkinen. Lisäksi projektin aikana kuultiin päiväkodin johtajia. Ceilin puolelta tiimin projektipäällikkönä toimi Milla Hämäläinen.

Yhteistyö aloitettiin workshopeilla, joissa määriteltiin Norlandian tarpeet Salesforce arkkitehtuurin rakentamiselle. Workshopeissa käytiin läpi, minkälaisia prosesseja Norlandialla on nyt käytössä, miten ne toimivat, miten niitä haluttaisiin muuttaa ja miten niiden haluttaisiin toimivan ideaalitilanteessa.

Workshopien jälkeen tehtiin käytännön toteutustyö, testaus ja tuotantoonvienti. Projektissa otettiin käyttöön Salesforcen Sales Cloud, jossa hyödynnettiin niin standardi kuin custom toimintoja halutunlaisen kokonaisuuden aikaansaamiseksi. Koska Norlandian asiakaskunta koostuu yleensä perheistä, luotiin yhteys lapsen ja huoltajan välille. Tällä varmistettiin selkeä suhde toisiinsa liittyvien asioiden välille. Lisäksi automatisoitiin tietojen anonymisoinnin prosessi, jotta tiedot poistuvat järjestelmästä lakisääteisen ajan puitteissa.

Kokonaisuus muotoutui siis Salesforcen terminologialla seuraavanlaiseksi:

  1. Hoitopaikan hakuprosessi: Opportunity
  2. Lapsi: Account
  3. Huoltaja: Custom Object
  4. Lapsen huoltaja: Junction Object (eli yhteys lapsen ja huoltajan välillä)

Tämän ratkaisukokonaisuuden avulla pystyttiin rakentamaan juuri Norlandian tarvitsemat toiminnallisuudet varhaiskasvatusta palvelevalla tavalla.

Norlandialla oltiin hyvin sitoutuneita koko projektin ajan ja toiminnasta näkyi selkeä tahtotila järjestelmän käyttöönotolle. Heillä oli myös hyvä näkemys siitä, mitä heidän organisaationsa toiminta kaipaa ja miten se ideaali tilanteessa toimisi.

Projekti aloitettiin marraskuussa ja järjestelmä oli valmis Norlandian käyttöön helmikuussa eli projektin kesto oli 4kk. Projekti oli siis joululomista huolimatta tehokkaasti toteutettu hyvän suunnittelun ja sitoutuneen projektitiimin ansiosta.

Muutoksen käytännön hyödyt eri rooleille ja tarpeille

Maajohtaja ja aluejohto:

  1. Vapautti työpöydältään aikaa, kun varhaiskasvatuspaikkahakemuksia ei tarvitse enää viedä eteenpäin manuaalisesti.
  2. Sai paremman näkyvyyden koko Suomen päiväkotien tilanteeseen, kuten
  3. eri päiväkotien varhaiskasvatuspaikkojen täyttöasteisiin,
  4. jonopaikkojen määrään ja
  5. prosessien etenemisen tehokkuuteen (kuten siihen, kuinka nopeasti varhaiskasvatuspaikkaa hakeneeseen ollaan yhteydessä päiväkodin tiimoilta).
  6. Pystyy nyt johtamaan toimintaa helpommin selkeiden dashboardien avulla, jotka näyttävät luotettavaa dataa nykytilanteesta eri päiväkodeissa.

Päiväkodin johtaja:

  1. Saa hänen päiväkotejaan koskevat hoitopaikkahakemukset reaaliajassa suoraan lomakkeen täytön myötä eli odotusaika tässä välissä lyheni.
  2. Näkee kaikki hänen päiväkotejaan koskevat hakemukset yhdestä paikasta.
  3. Voi kirjata mahdolliset huomiot helposti yhteen järjestelmään, josta ne näkee myös maajohtaja ja aluejohto.
  4. Näkee selkeän yleiskuvan ja varhaiskasvatuspaikan hakuprosessin etenemisen vaiheet sekä seuraavat askeleet.
  5. onko hakuprosessi ”Tutustumiskäynti” vai ”Sopimus” -vaiheessa.
  6. Vapauttaa itseltään aikaa, kun Salesforcesta lähtee automatisoidut viestit perustuen varhaiskasvatuspaikan hakuprosessin eri vaiheisiin.
  7. kun tutustumiskäynti on sovittu, lähtee viesti, joka sisältää päiväkodin yhteystiedot, ohjeet saapumisesta ja sovitun ajankohdan.

Markkinointipäällikkö:

  1. Voi segmentoida asiakastietoja selkeästi ja tietoturvallisesti
  2. Pystyy lähettämään rajatulle kohderyhmälle halutunlaista viestintää 

Yleiset hyödyt:

  1. Toiminnan läpinäkyvyyden, tehokkuuden ja datan luotettavuuden parantuminen.
  2. Yhdenmukaisten ja systemaattisten toimintatapojen muodostuminen.

Jatkokehityksessä on pohdinnassa esimerkiksi integraatioita ja automatisointia varhaiskasvatussopimusten allekirjoitukseen ja laskutukseen liittyen. Nämä toisivat osaltaan yhä parempaa läpinäkyvyyttä prosesseihin ja koko elinkaaren hallintaan aina varhaiskasvatuspaikan hakemisesta sopimukseen, laskutukseen ja suhteen ylläpitoon.

Miten yhteistyö Ceilin kanssa sujui?

”Yhteistyö Ceilin kanssa sujui erinomaisesti. Projektin aikana olimme erityisen tyytyväisiä siihen, miten hyvin projektipäällikkö Milla Hämäläinen ymmärsi liiketoimintaamme ja osoitti aitoa kiinnostusta sen kehittämiseen. Ceilin tiimin toiminta oli erittäin asiakaslähtöistä ja heidän avoimuutensa sekä rehellisyytensä, esimerkiksi silloin kun jokin ei ollut toteutettavissa, loivat vahvan luottamuksen. Aikataulutus oli hämmästyttävän realistinen IT-projektiksi, ja kaikki osapuolet pitivät siitä kiinni läpi koko projektin. Yhteistyön tuloksena saimme juuri tarvitsemamme ratkaisun, joka on tehostanut toimintaamme merkittävästi.”
Tii-Marika Mäkinen, Markkinointipäällikkö, Norlandia Päiväkodit Oy

”Norlandian kanssa oli kaikin puolin ilo työskennellä! He olivat erittäin sitoutuneita sekä yhteiseen työskentelyyn että sovittuun aikatauluun. He varmistivat omalta osaltaan, että aikataulussa pysyttiin ja ylläpitivät nopeita vastausaikoja. Mukavien ihmisten kanssa, jotka ovat lisäksi tehokkaita päätöksentekijöitä, on aina etuoikeus tehdä yhteistyötä. Varhaiskasvatus toimialana oli uusi tuttavuus itselleni projektinjohto roolissa, joten oli hienoa nähdä erityyppistä liiketoimintaa ja mielenkiintoista syventyä tämän toimialan prosesseihin. Pakko sanoa iso kiitos myös Ceilin omalle projektitiimille, joka teki erinomaista ja perustavanlaatuista työtä!”
Milla Hämäläinen, COO & Project Manager, Ceili Oy

Lue koko referenssitarina Ceilin nettisivuilta: https://ceili.fi/case-norlandian-varhaiskasvatuksen-prosesseihin-yhdenmukaisuutta-salesforcella/

Suosittelija:

”Yhteistyö Ceilin kanssa sujui erinomaisesti. Projektin aikana olimme erityisen tyytyväisiä siihen, miten hyvin projektipäällikkö Milla Hämäläinen ymmärsi liiketoimintaamme ja osoitti aitoa kiinnostusta sen kehittämiseen. Ceilin tiimin toiminta oli erittäin asiakaslähtöistä ja heidän avoimuutensa sekä rehellisyytensä, esimerkiksi silloin kun jokin ei ollut toteutettavissa, loivat vahvan luottamuksen. Aikataulutus oli hämmästyttävän realistinen IT-projektiksi, ja kaikki osapuolet pitivät siitä kiinni läpi koko projektin. Yhteistyön tuloksena saimme juuri tarvitsemamme ratkaisun, joka on tehostanut toimintaamme merkittävästi.”

Tii-Marika Mäkinen, Markkinointipäällikkö, Norlandia Päiväkodit Oy

Pinterest
Referenssin infoboxi
Ceili Oy logo

Tiedot

Tilaaja: Norlandia Päiväkodit
Toimittajan
yhteyshenkilö:		 Tii-Marika Mäkinen, Markkinointipäällikkö, Norlandia Päiväkodit Oy

Lisätietoja

Yritysprofiili Ceili kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

Asiakaspalvelu
Asiakkuudenhallinta CRM
Markkinointi
Viestintä

Erikoisosaaminen

Ohjelmistokehitys
Käyttöliittymäsuunnittelu
Arkkitehtuuri
Testaus ja laadunvarmistus
Pilvipalvelut / SaaS

Toimialakokemus

Koulutusala

Teknologia

Salesforce

Tarjonnan tyyppi

Johtamistyö
Konsultointi
Koulutus
Toteutustyö
Tuki- ja ylläpitotyö

Omat tagit

Crm
salesforce
Asiakkuudenhallinta
varhaiskasvatus
asiakasdata
asiakashallinta
asiakaskokemuksen kehittäminen

Siirry yrityksen profiiliin Ceili kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Ceili - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Ceili - Muita referenssejä

Ceili - Muita bloggauksia

Löydä sopivimmat it- ja ohjelmistoyritykset liiketoiminnan kehityskumppaneiksi

ite wikin yrityshaku »

It- ja ohjelmistoalan työpaikat

Kaikki it-alan työpaikat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit

ite wikin referenssihaku »

Tapahtumat & webinaarit

Kaikki it-alan tapahtumat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset

ite wikin julkaisuhaku »

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä
Joulu 9
Wunder on kehittänyt AI-avusteisen, sisällönhallintajärjestelmään integroidun käännöstyökalun
Ratkaisun vahvuutena on Wunderlaisten mukaan sen käyttöliittymä
Joulu 2
Moderni B2B-verkkokauppa kasvattaa yritysten digitaalista myyntiä
Uusia työkaluja perinteiselle B2B-myynnille
Marras 20
Suomalaisten it- ja ohjelmistoyritysten uusimmat referenssit ja asiakassuositukset
Asiakaskokemukset ohjaavat it-hankkijat osaavien it-toimittajien suuntaan
Siirry blogiin

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia